美国作家巴巴拉·明托,写的《金字塔原理》,曾经拯救过无数的写作恐惧症者,全书约30万字,中文版于2002年由民主与建设出版社出版,被著名的麦肯锡公司视为公司理念和规范的重要组成部分。
全书共分4篇,12个章节。第一篇主要告诉我们如何构建一个金字塔结构,使读者学会运用金字塔结构进行简单的文案写作。
第二篇,通过介绍如何去冷静思考,用合适的句子把自己的核心观点表达出来,解决文不对题,词不达意的问题。
第三篇,专门针对需要写研究报告的人士,如何在解决问题的不同阶段,利用金字塔结构对问题进行预先分析,使写作者不被纷繁杂乱的数据、资料所困扰,保持清晰的思维,把复杂的资料组织成条理清晰,有理有据的研究报告。
第四篇,重点介绍了利用金字塔结构做演示的技巧。
整体来看,这本书对指导我们写作、思考、沟通、演示汇报等方面都非常实用,不管是写作小白,职场新人,还是行业高手,都值得一读的书。不同行业,不同层次的人读完这本书以后,都会有很强的获得感。
那么,本书的作者巴巴拉·明托是一位非常厉害的人物,她是哈佛商学院的第一批女学员之一,也是著名的麦肯锡国际管理咨询公司的第一位女性咨询顾问。40多年来,她一直致力于传授金字塔原理,帮助各领域的工作人员,利用金字塔工具提升写作、思考和解决问题的能力。
一、如何搭建金字塔结构
记得释若小时候,写作文,老师写了一条评语:宝宝,看你的作文,就像在看卖菜老头的记账簿。
释若还沾沾自喜,觉得老师在表扬自己,结果回家把本子拿给爸爸一看,莫名其妙地挨了一顿打。释若很委屈,心里想,不怕老师叫家长,就怕老师写的评语看不懂。没文化,真可怕啊!
不过话说回来,记账式的文章确实挺让人讨厌的,看半天找不到重点,一篇千来字的文章,从头到尾看了10来遍,也不知道到底想表达什么意思。
如果一个公司的员工写的汇报稿,总结稿,做的计划,规划,都是记账式的,估计老板得疯掉。美国著名的麦肯锡公司曾经就面临这样的问题,直到采用了明托金字塔原理,整个公司上下的文风才得以转变,沟通效率也随之提升。
那么,在写作中,到底该如何搭建金字塔结构呢?主要把握好2条原则。
第一,采用自上而下的方式,来搭建金字塔结构。这种方式,需要写作者提前设想,想清楚自己重点想要表达什么,先确定一个中心主题,再围绕这个中心主题,来找3个子主题,接着为3个子主题找素材。
中心主题,相当于有人想当最高领导者,然后他就去找了3个人,分别任命他们当部长,部长们觉得自己也大小是个官了,就去招兵买马。
最高领导者是中心主题,部长是子主题,招来的兵马就是素材。
第二,采用自下而上的方式来构建金字塔结构。这种方式,刚好和自上而下的方式相反,假设现在有一群人,相去做一件伟大的事情,但群龙无首,所以他们不知道到底干成什么事,才算是伟大的。
于是,就在各自的小圈子里推选出一位领导人来,推选出来的领导人又坐在一块合计,共同推选出一位最高领导人来。这样一来,这群人就不再是乌合之众,他们有领导,有组织,职权清楚,各司其职,很容易就确定了目标,然而实现目标。
这种方式,其实就是先把素材分类,然后给每类素材起个名字,最后,找到不同类别素材的共同点,写个大标题,就成了文章的中心标题。
其实,总结起来讲,自上而下的方式,就是作者有明确的主题,采用演译的方式,去细分主题想要表达的意思,这样就可以细分出子主题来,然后再为每个子主题去找几个素材,来证明子主题观点的正确性。
而自下而上的方式呢?就是采用归纳的方式,把已经存在的素材,资料,观察它们是否存在某种相同或者相近的关系,把相同类别的素材归纳到一起,然后给这一类素材起个名字,最后再确定出中心主题来。
二、如何确定金字塔的逻辑
在生活中,我们时常会听到一些反反复复,纠缠不清的表达。他们会不断地用“然后……”这个词语来做上下连接词。
比如,某公司老板要底下的员工汇报一下上周会见客户的情况。有个叫小张的员工就站起来说:上周三我给某某公司打了电话,然后他们没有接,然后我又打了几次,终于约到了他们的负责人,然后我们在公司谈了谈下一步的合作事谊,然后,我请他到我们公司的饭堂吃了晚餐,然后他觉得我们公司的伙食特别好,然后吃完饭以后,我把他送走了……
老板听着这些然后,就满脸的不耐烦,强忍着怒火听完后,说道:然后呢?
小张说:然后,我就下班回家了……
老板听后,一脸无语。
看到没有,这就是没有逻辑的表达,但这样的事情却经常在我们的生活中发生,也许我们自己正犯着这样的错误,却混然不知。
其实,小张想要表达的事情很简单,一句话就OK了:上周三约了某公司负责人谈业务,进展顺利。
如果要拓展一下,就可以接着说:双方在关键问题上已达成一致,还有哪几个问题没有达成共识,需要公司提供什么帮助,自己的建议。
那么,用金字塔的逻辑来表达,就可以避免这种情况。
确定金字塔的逻辑,说白了,就是分组和归纳,主要有三种方式:
一是以因果关系来确定金字塔逻辑。这种方式,是利用事件的因果关系,先说结果,再说原因,来确定金字塔逻辑。
当我们需要向人阐述,或者向上级汇报,或者向下级通报一件事情时。就可以采取先说结果,再说原因的方式去讲述,而阐述原因的时候,也要分清楚主次,先讲核心原因,再讲重点原因,最后讲那些无关紧要的原因。
二是以分割整体的方式来确定金字塔逻辑。什么意思呢?就是在结构上把一个整体分成若干部分来讲述。比如,在公司的行政例会上,领导讲话,这样子说:今天,我想给大家讲讲关于如何提升业绩的问题,关于这个问题,我想提3点要求,也算是3条建议……
再比如:领导安排任务时,会这样子讲:关于组织好这次促销活动,具体分工安排如下,营销部负责什么什么……设计部负责……市场部负责……
通过先说大前提,再说小前提,或者先说整体目标或任务,再把任务细分的方式,来确定一个金字塔逻辑,使表达条理清晰。
三是以重要性为顺序来确定金字塔逻辑。这种方式,是在区分重要性的前提下,把性质相同的问题放在一起讲。比如,我们读完一本书以后,准备写一篇书评来赞美一下这本书,开头写道:这本书有3个点特别吸引我,我感觉非常有用。
其实书中吸引我们的点,不只3个,我们挑选出3个来讲,是表明这3个点相比其它的知识点,更加重要。
上述3种方式,可以单独使用,也可以组合使用。不管我们如何去应用,必须注意一个核心。这个核心就是:必须先说重点。这样,既可以在最短的时间内,把关键信息传达给对方,又可以条理清晰地把事情阐述清楚。尤其是向领导汇报情况时,领导的时间通常都很宝贵。所以,采取把重要信息归为一类,先说关键信息的方式特别管用。
三、如何在写作中应用金字塔结构
在写作中应用金字塔结构,最常见的是多级标题法,只要把多级标题法使用好了,文章的金字塔结构就鲜明了。
如何使用多级标题法呢?简单说,就是将文章划分为若干个层级,每一个层级都有一个标题,然后在相应的标题下进行写作。
那么,问题来了。如何写好文章中的各级标题呢?
首先,要搞清楚写标题的真正目的。很多人认为,文章中的各级标题,是为了使页面好看,所以用标题把上下文分开。也有人认为,写标题的目的是总结归纳。不能说这些观点是错误的,但没有讲出写标题的核心目的来。
其实,真正的写作高手,写标题的目的通常是为了引起读者的注意,仅此而以。
第二,相同类型的标题要采用相同的写作风格。在金字塔结构中,一定会把相同的思想观点划分到一个组,这样就会形成一组并列关系的标题。为了使这一组标题在性质、结构上保持统一,我们最好是每个标题都采用同一个语法形式来表达。比如,第一个标题的第一个词是动词,其它标题的第一个词最好也用动词。
这样一来,写出来的标题就显得工整而对仗,使整个金字塔结构在表达上显得更加严谨,建议学习一下对偶修辞手法,可以提升统一语法的写作能力。
第三,标题的用词必须反映精髓。在很多写作课上,很多写作教练都讲:标题一定要能统领下文。这样讲没错,但统领下文不是说要用一句话,把所属的内容都表达出来,那怎么可能?如果标题可以这么强大,那还要正文干什么?所以,释若宁愿说:标题的作用是提示,而不是统领下文。只有这样去理解,才可以在思想上,纠正写标题求大求全的认识偏差,确保写出来的标题简明扼要。
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