财务人员必备技能——邮件合并 信件、请柬、工资条……

财务人员要掌握的

Word

邮件合并操作步骤及技巧

在日常工作中，我们经常会遇见这种情况：处理的文件主要内容基本都是相同的，只是具体数据有变化而已。在填写大量格式相同，只修改少数相关内容，其他文档内容不变时，我们可以灵活运用Word邮件合并功能，不仅操作简单，而且还可以设置各种格式、打印效果又好，可以满足许多不同客户不同的需求。

1、批量打印信封：按统一的格式，将电子表格中的邮编、收件人地址和收件人打印出来。

2、批量打印信件、请柬：主要是换从电子表格中调用收件人，换一下称呼，信件内容基本固定不变。

3、批量打印工资条：从电子表格调用数据。

4、批量打印个人简历：从电子表格中调用不同字段数据，每人一页，对应不同信息。

5、批量打印学生成绩单：从电子表格成绩中取出个人信息，并设置评语字段，编写不同评语。

6、批量打印各类获奖证书：在电子表格中设置姓名、获奖名称和等资，在WORD中设置打印格式，可以打印众多证书。

7、批量打印准考证、准考证、明信片、信封等个人报表。

总之，只要有数据源（电子表格、数据库）等，只要是一个标准的二维数表，就可以很方便的按一个记录一页的方式从WROD中用邮件合并功能打印

财务在日常工作如制作加薪通知单，打印工资单，这些都可以可以通过Word的邮件合来提高工作效率。在Word文档中完成信函、电子邮件、信封、标签或目录的邮件合并工作，会用到邮件合并操作。

下面就简单实例，以使用“邮件合并向导”创建邮件合并信函为例，操作步骤如下：

1. 打开Word文档窗口功能栏点击 “邮件”----“开始邮件合并”----“邮件合并分步向导”。

2. 打开“邮件合并”任务窗格----“选择文档类型”---“信函”单选框----单击“下一步' 正在启动文档”超链接-----选择目标路径下的Excel文件数据，并在目标数据文件打开时，选择目标标数据文件中的需要操作合并的源数据的工作表。注意只能选择一个工作表。

3. 直到单击“下一步：撰写信函”超链接， 在信函中根据需要撰写信函内容的文字，撰写文字完成后，插入合并域，单击“下一步：预览信函”超链接，可以预览邮件合并后的结果。单击“完成并合并”---“编辑单个文档”---在打开的“合并到新文档”对话框中----可以选中“全部”、“当前记录”单选框或者指定邮件合并的范围---单击“确定”按钮，将合并的内容根据内容存成文件。再根据需要打印或者发送。

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