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【岛语】在这个“唯快不破”的时代里,每个人几乎都被按上了快进键,和一切赛跑。在最少的时间里处理最多的事情,已经成为了社会的普遍目标。时间是企业最为稀缺的资源,它不可增减,不可储存,不可替代,但却可以管理,每一位顶尖的企业家首先是顶尖的时间管理者,要对时间进行管理。
如果现在展开一场关于什么是企业家最头疼的事情的调查,想必大部分高级管理者都会给出相同的答案:时间不够用。
忙,不怕,怕的是忙了一通事情还没解决。企业家们可以称之为“忙中达人”,每天要处理日常性的各种各样的事情,还要应付突发事件。如何有效的忙碌,就让时间管理成为企业家关注的焦点。
时间就像海绵,不只是挤一挤总会有的,它也会被一些无关紧要的小事占满,导致精力的白白流失。
对于企业家来说,哪些事情是偷走时间的罪魁祸首呢?
第一个贼:事务性工作
曾经有个生动的故事来说明事务性工作对时间的耗费:一人在林中散步,见到一名伐木工正在大汗淋漓地锯着已经砍倒的树干。散步者觉得奇怪,便问伐木工人:“打搅一下,我发现你的锯子已奇钝无比!你为何不把它磨锋利呢?”伐木工气喘吁吁地回答:“我可没时间——我还得锯大树呢!
”
很多管理者上班的时间被各种工作占满,回到家里还要寻找时间继续工作,从早忙到晚,还是感觉时间不够用、工作做不完。问题出在哪里?其实,这就像忙碌的伐木工人,管理者不愿意抬头看一看,究竟谁偷走了我们的时间。
如果管理者自己进行统计时间去向,结果可能会让他大吃一惊:占用管理者最多时间的并不是作出战略决策,也不是关注行业动态,而是打电话、开会和处理邮件。正是这些事务性的工作偷走了管理者的时间,而这些工作本身并不能创造价值。知道了贼的真面目,剩下的问题就好解决了。比如,可以有很多方法提高处理电子邮件的效率:清理文件夹,对每封电子邮件回复、归档或删除;把电子邮件分类,设置“自动回复”功能;要求自己处理任何一封电子邮件均不要超过2分钟;回复邮件时使用“群发”功能等等。
第二个贼:亲力亲为,西瓜芝麻一手抓
胡总:每天我的电话不断,有的生怕和下属中断联系还备了双机,24小时开机,吃不了一个安稳饭,睡不了一个安稳觉……
李总:前两天一大早,我的一个客户要我亲自出面……说工程出现问题,开了半天会;晚上又应酬两个小时。
张总:既要与竞争对手博弈,又要处理好政商关系,还要摆平新旧诸侯的利益和冲突……职位越高,工作越累,压力也越大,变成“上级在为下级打工”,怎么能不忙不累?
孙总:我的管理太随机,不系统使得企业家和员工'双输'——企业家和员工倍感疲劳,劳而无效。我亲自跑关系、抓销售、抓管理,成了个全才,后继无人,而且找不着合适的人来分担责任,人才危机。大业务、大客户、内部管理不能没有我运作,我成了为公司创效益最多的人。
郑总:每一件事情我不经手定会出错。担心下属办不好甚至不信任。大事小事都要管。多年拚搏已经累习惯了,空闲反而不适应。
看看上述五位老总说的话,是不是很大程度上感同身受,决策事项需要团队执行力,沟通不到位,执行人“茫茫然”,自然多请示。下属“有待考察、磨合”;资源由企业家高度“控制”,你承担了所有的责任,时间就这么耗费出去了。
这是第二个贼,企业家一定要明白,管理者不能是“救火队长”,也不能反给员工打工,这些并不是企业家的事情,上面这些情况有很多交给员工的处理办法如,你叫小王去办件事情,小王回来汇报说了许多过程和困难,这时你要批评,给他分析,让他接着去处理。那么相信在后续中,员工历练出来经验,老板就不许打在一线上了。
第三个贼:完美主义
Facebook的办公室里,有一张最显眼的海报,上面用大红字体写着:“完成比完美更重要。”这条标语现在已经成为Facebook的社交准则了。
在大多数情况下,完美主义是工作压力的重要来源之一。它会导致人们产生回避行为,会让人们因为害怕不完美而不断拖延、导致工作效率降低,从而陷入一股持续的焦虑情绪之中。这股焦虑的情绪会切实的降低工作效率,从而陷入完美目的——低工作效率——耗费时间反复处理的怪圈中。这其实是一个最不友好的贼,他不只代表着企业家观念的转变,还需要企业家反复提醒自己完成而不是完美才能做到。同样,无论遇到什么问题,方法总比问题多。
首先,要坚信“完成胜过完美”,企业家可以打开自己的记事本,看看上面成堆未完成的事,想必这时“苛求完美”的心态是最弱的。其次,要能明白“失败就是进步”,要知道,完美主义者的核心特质是害怕犯错误,害怕任何形式的失败。可是完美主义者应该知道:“人能犯的最大错误,就是害怕犯错。”错误不可怕,关键是如何从中吸取教训,反省自身。
最后,做最重要的事,完美主义者焦虑的产生,很大一部分是需要做的事很多,但是眼前的这个都还没有做好。再抓一次第二个贼吧,把能丢给员工的,都丢出去,企业家只做最重要的事,并且能够做完。
抓完贼,时间总算能闲下来了,闲下来做什么?享受!
生活有四个核心领域,工作、朋友与家庭、个人的健康以及个体的精神层面探索,每个人不同的地方,就在于平衡。生活展现出的是酸甜苦辣哪种滋味,也在于平衡。
忙完了工作就回家吧,和家人聚聚,也不做什么,只一起在沙发上看个电视,或许比完成十个项目的幸福感还要强的多。真诚祝愿诸君五一小长假快乐!
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