上周末和一位老朋友通电话,他很焦虑。焦虑的原因是:感觉自己上了年纪,做事效率在下降。
当然,对于「上了年纪」这个说法,我持保留意见,因为他才 28 岁……按这个说法,我算是狂奔向老年了。
不过,这个话题则是通病。我们的效率到底从何而来?或者更大一点,都说要做自我管理,究竟什么是自我管理?如何做到自我管理?
以下是电话结束后自己的思考。
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01 理解自我管理
所有的事情,最后都会指向对自我的管理。
——这是我特别认同的一句话。
毕竟,遇事指责外部环境确实很解气,但大多无济于事。而从自己的角度出发,去反思,去破题,往往会指向最终的成功。
自我的管理一般包括两层内容:
其一是精力管理。
它指向的是基于时间与状态,按需分配。
比如自己晚上 10 点到11 点是容易进入深度思考的阶段,那会安排给文章写作;而7 点半到8 点是起床后的涣散状态,那就听点广播,了解点新闻。
其二是知识管理。
它指向的是精力分配背后我们的能量来源,具体来看,它包括了知识的获取、整理、输出和迭代,最后呈现出螺旋上升的过程。
最后,两者一结合,就解答了自我管理最终的问题:
在什么时候,用什么知识(技能)解决什么问题,解决完之后它又如何帮助我们实现自我的迭代升级,变成更厉害的人。
02 精力管理
我们首先看精力管理,它涉及两个维度:
1.对事的判断
2.对自己的判断
对事的判断有一套基本规则,就是「四象限法则」,任何事务都可以按照「重要」和「紧急」进行分类:
1.重要又紧急
2.重要不紧急
3.不重要但紧急
4.不重要不紧急
↑ 印象笔记中的「四象限法则」模版
一般来说,紧急类的事务一般会占用我们大多数时间,也就是俗称的「救火」。但是,对我们影响最大的,一般是「不紧急但重要」的事。
比如,我现在做培训管理的工作,每天大多数时间都在完成与项目相关的事务,比如:
· 项目的物料准备
· 项目的课程设计
· 项目的流程安排
但是,有一些工作非常重要,那就是:
· 去了解更多的课程
· 学习更多的培训技术
· 了解公司的经营情况
后面的工作,短期不会影响到当期的项目设计。但长期来看,如果不持续补充对应的知识,那工作会变得越来越艰难。
所以,每天有必要腾出一些时间,补充这些内容。虽然累点,但它有长期的复利价值。
说完了对事务的判断,接下来就要谈谈:对自己的判断。
我们每人每天都有 24 小时,但是并不是每个小时的状态都一样。所以有必要理解不同的时间下,自己的效率如何。
在《How Heat Mapping YourProductivity Can Make You More Productive》(如何用时间热力图来让自己更有效率)一文里,作者Charlie Gilkey 给出了他的解决方案,如下图:
在这张图里,时间块用圆里的不同扇面代表,而颜色和占用的方格数则对应不同时间块的状态:红色效率最高,橙色次之,黄色再次,一直到最差的灰色。
有了这样的记录,我们的状态情况也就一目了然。
当然,如果觉得这样记录比较麻烦,也可以采用印象笔记的「每日专注力和精力跟踪器」模版,能实现类似的效果。
↑ 印象笔记「每日专注力和精力跟踪器」模版
好了,有了前面的积累后,我们便可以做下一步工作:匹配事项和精力。
这个就相对简单了,一般情况下:
· 在状态差的时候,做紧急类事务。
· 在状态好的时候,做重要类事务。
最后实现了个人精力的最佳分配。
↑ 印象笔记「每日工作计划」模版
如何找到上面提到的模版?
新建一个笔记,选择「模版」,然后在「工作效率」下,找到对应的模版。
↑ 新建笔记,选择「模版」
↑ 在「工作效率」下,找到合适的模版
03 个人的知识管理知识和技能是我们行为的发动机,它涉及四个模块:获取、整理、输出和迭代。
场景不同,它的侧重点也不同,这里以培训项目全流程为例进行讲解。
在前期策划阶段,更多的工作是信息的搜集。它包括了了解其他公司的操作方法,对利益相关者进行访谈了解需求,与授课老师、机构对接了解相关的产品。
针对于外部信息,可以直接用印象笔记的「剪藏」功能完成搜集:浏览网页,将合适的信息整理到印象笔记里,并进行归类。
↑ 利用「剪藏」获取信息
而到了项目操作时,会面临各种之前没接触过的事项,会赶紧救火,但不能让这段经历白费。
这时候,我会重述经历,并按照「情景」「任务」「行为」「结果」「经验」的逻辑整理。该方法来自于面试时的STAR 法则,面试官通过了解这些信息,知晓对方的经历是否属实,也了解到行为背后对应的能力和动机,继而匹配岗位的要求。
我会在印象笔记里建立一个 STAR 模版,每次复盘时使用,继而成为以后操作的指引。
如何拥有一个自己的模版?
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