想要提高工作效率,安排好时间,首先要知道自己有哪些事情需要去做,这就需要做好一些计划。一整年,一个月的计划太远,变化性太大;按天来,每天计划又很繁琐,而且没有整体上的感觉,不好统筹安排,所以,最好的计划是按周来进行。
先做好周计划,每天的任务就从周计划上来拿,这样再去执行,效率会好一点,时间安排也比较灵活。
那如何做好一个周计划呢?除了表格日志等形式,还可以用思维导图来进行,只需三个步骤。
今天主要会拿XMind里面的一个模板来进行分析对比,打开XMind,在模板的最后可以找到“每周安排”,点击打开,就可以来进行编辑修改。
按照这个模板就可以去做周计划,但它还有很多不太好的地方,需要进行更改。
模板里的分类是比较多的,一级分支划分的比较细不易收集任务,所以首先需要对分类上进行重新整理。先有一个大的分类,再有小的分类。建议按工作,生活,学习,健康这四大分类来进行划分。
像模板中的在线会议,联系客户,这些都应归于工作分支下;私人事务可以改为生活分类;预约里面,有些是属于生活的事,有些是属于健康的,把它们全部重新归一下类。归完类后,整体上是这个样子。
一级分支是大的分类,工作,生活,学习,健康,先有大的分类,再看下下面有没有一些小的分类,工作中有要参加的会议,也有要联系的客户,还有是自己要去做的任务,这些是二级分支,小的分类。把分类弄完后再把需要自己处理的任务事件都加上去,这是第一步。
收集完任务,接着需要来完善细化任务。
参照这个模板来看,联系客户里面分别要联系三个人,但只是细化到了地点,时间是周几的几点?还有前期是否需要准备一些材料?这些最好也细化一下,引出时间,地点,材料三个分支,补充完整。
其它的任务也需要细化,像会议的,需要明确会议的议题是什么?时间是什么?地点是什么?还有参加这个会议前期需要准备哪些东西?
自己的工作任务,截止时间是什么时候?完成的标准又是什么?有没有相关需要配合的人员?这些也都要分别列出来。
明确了时间,地点,以及需要准备的东西,还有相关的人物,再去执行就会更加有计划性。
全部任务都收集整理完成后,想要看具体哪一天有哪些事情,比如,周三有哪些事情。因为现在都是按分类堆一块儿的,看周三有哪些事还是有点混乱,所以接下需要更改为按天来排。
分别按周一到周日来画分支,按着按刚才的截止时间重新归类,要在哪天完成的就把他们拖到哪一天里面。有一些事情是没有明确的截止时间的,这一类的可以单独拉一个分支出来,像读书计划,有时间就看看,没时间我就不看。
重新整理完成后,下周周一要做什么事,周三要做什么事,看得都很直接明了,这样的一个周计划是不是更好一些。
这是用思维导图做周计划的三个步骤,你对此有何看法?欢迎留言。
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