请对号入座:以下问题你在写英文邮件时遇到过吗?
1. 初次给对方写邮件,不知如何作自我介绍?表明来意?
2. 需要催促对方尽快回复/完成某事,不知怎样说既能表明事态紧急,又不显得咄咄逼人?
3. 和不同职级的人邮件往来,不知该注意什么?
4. 如何问候?
5. 怎样落款?
很多时候我们写邮件都是“随缘”。其实,你的一个语态,一个措辞,都会影响收件人的第一感受。你的专业度也在字里行间得到充分体现。今天先看看基础款的13句邮件常用语,让你的英文邮件分分钟变专业。
Openings: 开头
首先点明来意:具体是代表哪个部门哪家公司写此邮件?邮件是关于什么的?
I am writing on behalf of …
我代表…写此邮件。
We are writing to enquire about…
我们写邮件来询问关于...
Apology: 致歉
除了动词形式的 apologize for … ,要表达深深的歉意还可以这么说:
We would like to offer our sincere apologies for our mistakes.
我们在这里为我们的错误致以深深的歉意。
Attachments: 附件
邮件中附有附件:
Please find the document attached.
请查收附件。
Clarifications: 说明
工作中难免有一些误解必须及时澄清、阐明:
There are several points we do not understand; we feel there may have been a misunderstanding between us.
这里有几个地方我们没有搞明白,也许我们之间存在一些误解。
Congratulations: 祝贺
表达恭喜祝贺之意:
We would like to congratulate you on your recent good news.
我们在此为你近日的好消息表示祝贺。
Complaints: 抱怨
工作中不可能处处如意,同事之间难免会起争执或相互抱怨,下属也可能有不足之处需要提点:
We were very surprised and disappointed by this.
我们对出现这种事感到非常惊讶也非常失望。
Meetings 会议
(1) 确定会议时间前征询意见:
Would Tuesday 26 October be convenient for you?
10.26日星期二,你方便吗?
(2) 修改会议时间前征询意见:
Would it be possible to postpone the meeting until next week?
请问可以把会议时间延期到下周吗?
Payments: 支付
业务往来,可能会有剩余支付款项,催款的时候可以这么说:
We have not yet received payment for order No. XJ 8103. Could you please attend to this matter as soon as possible?
我们暂时还没有收到订单号No.XJ8103的款项,请问您可以尽快处理这一单吗?
Requests: 请求
有一些业务往来的需求,可以说:
We would be very grateful if you could send us your catalogue and current price list.
希望您可以把目录以及目前的价格清单给我们看看。
Suggestions: 建议
商议解决方案的时候,可以这么说:
Another option would be to…
另一个方案可以是...
Thanks 感谢
感谢cctv, 感谢全国人民……
We would just like to express our gratitude for all your help in this matter.
我们对你们的帮助表示诚挚的谢意。
Closing 结尾
该怎么结束邮件呢?
(1)乔盼回复:
We look forward to receiving your reply.
期待您的回复。
(2)直接问候结尾:
Regards, Joe Blunt
尊敬的Joe Blunt。
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