日程安排工具总是对的(梦幻时间日程)——项目经理应该小心的游戏之十 收藏
巴尼是一个项目经理,组织的高层只知道瀑布式生命周期。他们觉得迭代式的做法就是浪费时间。他们希望在项目的第一周就看到甘特图,这样项目经理就可以按照甘特图管理,一切都能按部就班进行。如此一来,无可避免的是:要是巴尼报告说项目没有按计划进行,有些高层就会这么说:“哎,按照日程安排,你的进度应该到这儿。没能按照计划进行,你是怎么回事啊?”
决策层对于项目的了解并不深入,他们不知道,人们在项目中是根据经验来思考和行动的。他们相信,关键路径会永远保持不变,任务安排顺序也一直大体相同。
发生如此状况,原因在于:一直以来,决策层看到的报表是由已经完成的工作、销售数字或其他数据构成的,这些数字反应的是在过去发生的事情。然而,项目日程是对于工作未来进展的猜测。该日程游戏也被叫做“梦幻时间日程”,可以参见图。
漂亮的甘特图会掩盖这样一个事实:日程安排只是猜测(见5.1.11节)。甘特图会让人们安心于日程安排,从而忽略对现实的检查。
如果项目经理面对这样的管理层,可以参考下面的建议。
l制订波浪式的日程(见5.6节),你只需规划出前几周的详细工作,还有主要的里程碑。过了头几周,要是你还不能提供详细的日程,人们就会觉得你无法预测未来。可以再制订一个新的日程,其中带有已经完成的任务、下一个波浪的工作、每个月更新后的里程碑。这样就可以告诉别人做完了哪些工作,而且不必束缚于一个无法实现的庞大计划之中。
使用低技术含量的日程安排技术,比如黄色即时贴式日程安排(见4.3.1节)或是墙上的卡片。还可以邀请决策层复查项目日程。
提供带有信心水平的估算(见5.1.5节),而不是用甘特图。
使用有时间盒限制的迭代,而且每次只规划一个迭代能做的工作。测量团队的开发速度。过了三个迭代之后,项目经理也许可以知道足够多有关速度的数据,这就可以预测项目剩余的日程了。
人们之所以坚信日程安排工具的正确性,是因为它假定估计出来的日程可以很准确。而问题在于很少有日程是准确的。很多可以很精确,比如“我们会在周三下午3.32分发布产品”,但是却不准确。因为日程只是估算而已,让它看起来很漂亮,并不能改变这个现实,而且日程总是会有些误差。
发生这个游戏,日程安排工具并没有错,关键是使用工具的人对其过于相信。作为项目经理,你必须选定最有效的技巧安排日程,而且要跟别人说明这个日程安排。如果确实有作用的话,用日程安排工具也是可以的。但是不要只因为它能做出漂亮的图表,就对其坚信不疑。
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