一、专记的定位与作用
专记，是就某一个专题展开深入记述的一种形式，其使用是志书体例上的一大突破。专记，顾名思义，其要害和实质一是要“专”，切忌“杂”；二是记述完整具体，要素齐全，给人以整体、完备、透彻、简洁、明快、形象、生动的感觉；三要机动灵活，宜纵则纵，宜横则横，贴近现实，写出深度和发展过程。
衡量一部志书优劣的标准之一，是否能把本地特色内容充分记载反映出来。要让自己编纂的志书成为名志佳作，也就不应回避运用各种手段达到充分反映地方特色的目的。就形式而言，专记是记事本末体在志书中的具体运用，是进一步反映当今飞速发展变化的社会生活内容的需要。就内容而言，专记在志书体例的允许范围内，可以充分利用背景资料、概括性资料和典型资料，着重记述某一特定事物在本地的发生、发展和演进过程，以充分展示地情特色、时代特色。
在地方志编修工作过程中，许多地方已初步意识到作为资料性著述的地方志，在对典型资料的运用上存在太多顾虑，以至志书的记述往往深入不下去；另一方面，在处理一些“志余”资料时又深感弃之可惜。大家知道，资料性是志书的根本属性，是志书的价值所在。因此，合理运用资料，加强志书的内容记述，切实做到点、线、面结合，特别对一些具有地情特色的事物充分展开记述是十分必要的。而从一个地区来说，有条件的内容升格以后，都会还有些不够升格而又无门类可归的特色资料要反映出来，如果不设专记、附录的话，就会存在记述资料不完善的遗憾。有些已出版的志书中，对部分内容采用升格的办法列篇、列章，但内容单薄，反映不出鲜明特色，与其勉强升格，还不如取其精华运用专记的形式更为妥当。设专记，正是解决篇、章排列所限，使那些归之无门类、弃之非常可惜的重要资料入志的好方法。专记的运用，旨在深入揭示社会政治、经济、文化、生活中某一领域、某一侧面发生的，对当前、后世都深具影响力的事物，或是反映在一个地方不仅具有特色而且是首度出现单一性的事物。专记选题单一，便于集中揭示主题。随着改革开放的不断深入，社会生活发生了巨大变化，这种变化在很大程度上来说是革命性的，有必要在志书中留下浓重的一笔。如此说来，专记的出现是一种必然。那么，第二轮志书编修要尝试采用专记这种体裁。当然，如果确实没有什么特色内容需要用专记形式反映的，也不宜机械硬凑。
纵观我国地方志发展史，尤其在新编方志中不难发现专记的重要地位和作用，它有很多优越性，具有鲜活的生命力。其作用：一是极大地丰富了志书内容，有些珍贵资料是一般记述手段难以胜任的，非专记莫属；二是“补史之缺，参史之错，详史之略，续史之无”；三是起到积零为整，集中醒目，详今明古的作用，有助于读志用志；四是具有典型性、生动形象的特征，可集中体现和展示历史文明过程；五是突出地方特色和行业特色；六是为后人查询资料、著书立说、科学研究提供可靠的素材；七是具有较高的存史价值，使珍贵的资料得以流传，免于佚失；八是文体宽松，自然流畅，内容集中典型，可提高志书的科学性、可读性、鉴赏性；九是在各篇、章中适当设置专记，可以弥补篇目层层分解，横排纵贯不足，避免单纯按事以类从，比较僵化刻板，割裂事物整体内容的作法；十是实现地方志体例日臻完善和提升方志科学品位的一种好方法、好形式。
二、专记的类型与内容
在阅读某些已出版的志书中对专记的运用和《岳阳市志》设置的10个专记来看，专记大体可分为以下几种主要类型：一是事件专记，事件专记范围较广，如：特定历史条件下的产物、具有地方特色的事件、具有鲜明时代特色的事件以及以人为本，体现民生工程的事件等等；二是重要工程、企业和拳头产品专记；三是人物专记；四是重要的社会调查专记；五是专题考证专记；六是隐形专记（比如说湖区有水利工程，围垦、护堤等工程，记载这些内容隐匿在志书的有关章、节中属于隐形专记）；七是修志始末也属专记范畴。
专记的内容，是各地从入志资料中专门精选出来，具有地方性和典型性的资料，如果采取集中记述，更能突出志书的地方特色和时代特色。专记的内容包括：一为在特定历史时期有特殊价值较为重要且单一的事件以及典型人物。二为考订辨疑。主要是对旧志、上志错谬记载的考订和对当前仍有争议问题的考辨。考订辨疑必须摆事实，作分析，表明考辨的结论和依据。对难以下结论的问题，应采取“诸说并存”的方法记载下来。三为奇文异事。凡有存史价值、科研价值的奇闻异事都可收入，如奇异的自然现象，奇异的生物现象和人体特异现象等。记述务求准确具体，如时间、地点、发生经过、形状、景观等具体情况都要一一记述清楚。四为诗文荟萃。一般选用质量优秀的有关描绘、歌颂当地自然、社会的历史和现状的诗文（一般为有影响的文化名人、本土文人等），这些诗文能起到佐证、补充正文的作用。五为重要文献辑存。一般收录上级专对本地下达的对地方有重大影响的文件的全文或摘要。六为地方文献要目。主要收录有长期保存价值的典章制度、法令法规及对本地起重要作用的著作。只列目录、作者、印发时间，无需内容摘要，一般按时序排列。七为修志始末。可记述“旧志考略”。逐届记述每次修志的经过、主要内容和经验；本届修志始末，对本届修志作详细记载等。
内容决定形式。那么，内容丰富了，发展了，变化了，而反映这种内容的形式，也要随着变化，就像人四季更衣一样，否则，不是削足适履，就只能人为地舍弃有价值的资料。回望首届修志，就有这样的教训。所以，志体形式也要随着内容的变化而变化，作为记录时代的“地情书”，也要与时俱进。专记只不过是志体形式之一种，在不违志体的前提下，有些记载方式还需继续创新和改进，还须在总结前志的基础上，大胆创新，以不断适应时代的发展，使之编修的志书更好地为现实服务。
三、专记的运用和应把握的几个方面
《岳阳市志》尽20年之功，集600余名专（兼）职修志工作者参与编纂，从地方志书的资治、存史、教化作用出发，在篇、章中专门设置了10个专记，并在总目录中标明了专记标题。对这10个专记，在编修过程中，我们重点把握了“精”、“准”两字。同时，在指导县（市、区）第二轮修志中，也恰当地在篇目中设置了专记。其中最具特色的专记有：一是选择特定历史条件下形成的产物事件。50年代后期，从开发利用荒洲扩大耕地面积、生产示范、繁殖推广良种及消灭血吸虫病的愿望出发，在洞庭湖畔、黄盖湖畔和湘江、汨罗江尾闾地区围垦湖洲，将其绝大部分土地分别建立4个国营农场，即钱粮湖农场、君山农场、黄盖湖农场、屈原农场，成为给国家提供大批量商品粮和出口农产品的生产基地。2000年，为打破其僵化的经营体制，谋求生产力的更大解放，经省委、省政府和市委、市政府决定，4个农场全部改制建镇。这4个农场，全部是正县级单位，是在特定历史时期围垦的，经过42年后改制。《岳阳市志》下限是1999年，农场改制是2000年，如何在志书中记载，我们组织业务人员反复讨论，这一内容不好立章，更不能设节，最后敲定设专记——国营农场，放在农业卷中。这样，较好地把岳阳境内湖区特色和特定历史条件下形成的产物，记入市志，给读者和后人一个启示和交待。二是选择具有旅游特色的事件。岳阳有名楼——岳阳楼，名山——小君山，名湖——洞庭湖，名城——国家历史文化名城。依据这样优越的条件，我们就在市志第3册旅游卷中设立专记——创建中国优秀旅游城市。这一专记，我们分为“申办、实施、检查验收”三个部分。1995年，市委、市政府申报；1999年1月，岳阳市获得中国优秀旅游城市奖杯和奖牌。三是选择体现民生工程事件。市志中，我们设了2个专记，一个是长江护岸工程，一个是铁山供水工程。长江护岸，我们从水利卷中拿出来形成专记。岳阳市长江河段上起华容县塔市驿五马口，经城陵矶汇入洞庭湖，下至黄盖湖铁山嘴，流经3县（市）、3区，全长163公里。其中城陵矶以上属下荆江河道，长98公里；城陵矶以下属长江中游河道，长65公里。沿江筑有一线防洪大堤145.06公里，直接保护7.2万公顷耕地、110万人、1990多家企业和京广铁路的安全。另一个是铁山供水工程，铁山供水工程由水库工程、枢纽工程、灌区渠系工程和城市供水工程四部分组成，是湘北地区最大的水利工程，主要担负境内4县（市、区）63580公顷农田灌溉和岳阳市城区居民生活供水的任务，同时兼有防洪、拦沙、发电、养殖、旅游、乡镇供水等综合功能。这两个工程，均属民生工程，千秋伟业。铁山供水工程作为专记记载，市委、市政府领导十分满意。四是选择具有地方特色的事件。我们设有专记——龙窖山千家峒。全世界有瑶族同胞300万人，龙窖山遗址已被省政府定为省级文物保护单位。千百年来，瑶族民间流传着《千家峒》的美丽传说和妇孺皆知的《千家峒歌》，瑶族同胞亦一代接一代地寻找“千家峒”。瑶族历史研究家们经过细心翻阅浩瀚的史料，多次跋山涉水作实地考察，终于解开了“千家峒在何处”的历史之谜，瑶胞终于找到了自己失落已久的故乡。全国瑶史研究专家、学者，以及悉知瑶族掌故的瑶胞老人，在实地考察龙窖山后，普遍认为：临湘市龙窖山，即是瑶族先民于苗、荆州蛮、长沙蛮、武陵蛮、湘州蛮、南蛮、莫瑶的祖居地，是瑶胞的早期千家峒。五是选择具有湖区特色事件。县（市、区）第二轮修志中，我们要求各县（市、区）志设置有特色、有价值的专记。特别是《华容县志》专记中有“1996年、1998年抗洪”，这是湖区特色，而且影响比较大，有存史价值。每个县（市、区）设置有特色、有影响、有价值的专记均在5个以上。
在专记的运用中，我们认为要把握好以下几个方面：
第一，专记的内容不宜过于庞杂，对有的可归类、可联系的应尽可能归并到有关篇、章中去，不要把专记记成大杂烩，严格选材，恰到好处。对掌握的一些材料，要去其糟粕，取其精华，严格筛选，特别是有关内容展开以后，有很多具体材料进入志书，往往出现资料的说法不一，因此，更应重视史实的审核，防止内伤，以免极有价值的专记功亏一篑。在写法上各篇、章是对历年情况的综合，专记是对一事物的专题撰写，是有所不同的，专记更要注意文字的精炼和修饰，增加可读性。
第二，要注意处理好局部与整体的关系。专记是志书的组成部分，这是前提。专记必须在全书的统一框架之内发挥作用，写什么，不写什么，应服从于总体设计的安排。专记是着眼微观，重在通过具体资料记述好特定事物。站在专记的角度，再大的历史事件也应以微观的精细刻画为主。只有搞清楚自己所承担的角色，才能够充分发挥效用。专记一定不能游离出整体之外而喧宾夺主。
第三，专记要有深度。有深度是专记为志书所用的重要原因之一。以往志书的记述往往过于平淡，许多内容缺乏深度，对记述主题的挖掘不深，使用资料的力度不够，太多的是泛泛记述。少数志书的个别部门志由于具体内容缺乏，所记述的都是一些事物发展的大势大略，只有一个基本线索而已。对许多人来说，即使不看记述，也大体知道。有鉴于此，专记要紧扣记述的主题，通过合理选材，调动各种资料要素，增加记述的深度。
第四，专记要用资料说话。用资料说话，就是不以观点代替材料。专记要严格按照志书的记述要求，以具体、鲜活、生动的资料去表述事物。大凡需要用专记加以反映的事物，其内涵一定相当丰富，作为编纂者必然占有相当多的资料，特别是那些极有存史价值的具体资料。记述时可在体例许可、内容不与其他部分发生重复或过多交叉的情况下，予以充分展开。从用志的角度来衡量，人们最感兴趣的就是最为具体的资料，资料越翔实越能充分反映历史的真实。专记必须在这方面有所作为。
第五，专记应借鉴纪事本末体的写法。通过对几种记述方法的比较可知，纪事本末体最适宜表述完整的历史事件，尤其适宜寓观点于史实的记述之中的志书。在现实生活中，专题有大有小，有复杂有单一，因此，专记要充分考虑到各种记述主题的需要。无论多么复杂的事物，抽象地看无非是背景、线索、资料要素，用本末体以避免过多的分析阐述，使记述紧扣志体。对于特别复杂的问题，可以本末体为主，适当结合综述式与综述提要式方法来记述。
第六，专记要适当配好图照。配图照能衬托记述的实感。一张运用得好的图照，会增加文字的含金量。
总之，专记是在总结前志编修工作的基础上在新的历史条件下的一个传承和发展，丰富了志体形式，增加了人文资料，既符合以人为本的精神，又为读志用志增加了可靠的信息量。专记弥补了志书条目记述的不足，“横分纵写”是志书的编纂原则，条目是记述的主体，如果条目和专记互补，那么，志书“存史”、“资政”、“教化”等功能就能较好体现。同时，我们只要把握好专记设置的标准和度，就会使志书编纂质量更上一层楼。
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