《零秒工作:速度解决一切的麦肯锡工作术》是赤羽雄二所著。作者是活跃于麦肯锡14年的咨询师,曾经一个人同时负责7-10个项目,从零创办了麦肯锡韩国分公司,同时参与数家企业的经营改革。这本书是作者多年工作实践经验的精华。
这本书不仅提出了“思考的速度可以无限加快,工作的速度可以无限提升”的工作哲学,还用了大量的篇幅详细叙说了提高工作效率的具体做法。
作者用200多页的内容,用理论加实践的方式详细解说了工作效率低下的原因;提升工作速度的八个原则;提升思考速度的六个方法;最大限度提升工作速度和效率的技巧。它是一本适合每一位职场人士阅读的实用参考书。
提高工作效率,也就是提高单位时间内的工作质量。工作质量的改善需要经验的累计,很难在短时间内看到成果。但是,只要找到正确的方法,工作速度就能很快得到提升。
梳理书中内容之后,分享留给我印象最深刻的三个要点。
1、 掌握工作的要领,利用PDCA循环,提升工作速度。
有不少职场人士喜欢“事无巨细”地对待每一个工作环节。因为他们相信,只有慢工才能出细活。事实上,他们有些人虽然非常细致地完成了中间某一个工作环节,但是最后却是马马虎虎地收尾。
如果事事做到细致,可能会因为时间问题,没有进行优化。甚至如果一开始就偏离了主题,连补救的时间都没有。
从整体效率来看,他们不但速度慢而且整体质量也不达标。
就像书中所说:工作的整体流程其实包含了许多不确定因素,如果在其中的一小部分花费了过多的时间,最终往往会因为时间不足而陷入匆忙慌张、难以应付的窘境。
在工作开始之前,我们应该掌握工作的要领,明确优先主次顺序之后再推进各项工作。
在推进工作的时候,我们应该把精力主要放在最重要的环节上,以保证最终成果的质量,从而提高工作效率。
书中提出了PDCA的管理循环法,现以初步设计方案为例说明:
Plan(计划):根据客户的需求和设计理念,构建整体方案草图。
Do(执行):初步完成方案布置图。
Check(检查):检查最初的目标是否全部达成。
Act(改进):修改不足的部分和不合理的部分。
Plan(计划):重新根据客户的需求和设计理念,构建整体方案草图。
Do(执行):全面修改。
Check(检查):以客户的立场来确认最初的目标是否已经达成。
Act(改进):重新修改不足的部分和不合理的部分。
我们可以看出,第二次循环是以客户的立场,换位思考,从不一样的角度对整体工作进行优化。
通过多次循环,速度一次比一次快,效率一次比一次高,成果也就会越来越令人满意,从而形成良性循环,提升工作的速度。
速度提升了,如果还有多余的时间,可以推敲工作内容,进行反复修改修正,从而提升工作效率。
2、用A4纸做笔记,提升思考速度。
书中说到,工作进展缓慢的其中一个原因是,无法迅速开始工作。
其实,在现实生活中,这样的例子很常见。比如项目一开始磨磨唧唧,直到快到期了,才急急忙忙地加班加点。
究其原因,不是因为不想快速开始,而是因为毫无头绪或者思绪太乱,无从下手。
书中推荐“A4纸做笔记”法,能帮助我们理清思路,提高思考速度。
在A4纸的左上方写上标题,右上方写上日期,正文正4-6行,每行20-30字。
除了书中引用的缩短会议时间的例子,我们可以写任何内容,只要是脑中浮现出的特别在意、或者哪里觉得不对劲的内容。
比如,这个项目为什么会延期?我为什么会发脾气?该如何向爱人道歉?
千万不要小看笔记的作用。
写笔记的过程,是一个问题顺序优先排列的行为,也是一个问题整理的过程。
问题只有写下来,我们才知道,哪些感性的烦恼,哪些是毫无意义的压力,哪些是必须解决的问题,从而消除心中的不安和混乱,理清思路。
身边很多朋友,都有坚持记笔记的习惯。记录好的灵感,不仅能让自己的头脑更加清晰,而且能提高沟通能力。
坚持写笔记,思考速度也会随之变快,大脑就会越来越灵活,工作效率自然得到提升。
3、通过“深入挖掘”探求真相,从根本上提升工作效率。
自媒体时代,海量信息向我们涌来,如果我们对于所有的信息全部囫囵吞枣,不加怀疑不经思考,得出结论是非常危险的。
对于工作,同样如此。
很多的时候,工作效率低,往往是因为挖掘的不够深。每当遇到问题的时候,只能在问题表面转悠,马马虎虎地搪塞,无法从根本上解决。
我们只有保持非常谦和的态度,不断询问和分析,深入发掘问题的本质,才能建立自己的知识体系,获得解决方案,从根本上提升工作效率。
4、
除此之外,本书还详细介绍了工作进展缓慢的原因、零基础思考、假设性思考、收集信息、制作文件资料、写邮件、举行会议等方面最大限度提升工作速度和效率的技巧。
总的来说,这是一本实用性非常强的书。
-End-
文:徐心渔
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