采购管理 | 应付账款管理制度

一、 应付账款是企业因购买原材料、商品、物资或接受劳务等而应付给供应商的款项。

二、 应付账款必须由财务部应付账款会计管理

   2.1．应付账款的管理和记录必须由独立于请购、采购、验收付款职能以外的财务部的应付账款会计专门负责。

   2.2．按付款日期、折扣条件等项规定管理应付账款，以保证采购付款内部控制的有效实施。

三、 应付账款的确认和计量应真实和可靠

   3.1．应付账款的确认和计量必须根据审核无误的各种必要的原始凭证。

   3.2  这些凭证主要是供应商开具的发票、质量管理部门的验收证明、银行转来的结算凭证等。

   3.3．应付账款会计须审核这些原始凭证的真实性、合法性、完整性、合规性及正确性。

四、 应付账款必须及时登记到应付账款账簿

   4.1．应付账款会计应当根据审核无误的原始凭证及时登记应付账款明细账。

   4.2．应付账款明细账应该分别按照供应商进行明细核算，在此基础上还可以进一步按购货合同进行明细核算。

五、 及时冲抵预付账款

   财务部收到供应商开具的发票以后，应该及时冲抵预付账款。

六、 正确确认、计量和记录折扣

   财务部将可享受的折扣按规定条件加以确认、计量和记录，以确定实际支付的款。

七、 应付账款的授权支付

   财务部接到已到期的应付账款应及时支付，经财务部经理审核、总裁按权限审批后才能办理结算与支付。

八、 应付账款的结转

   财务部应该按照应付账款总分类账和明细分类账按月结账，并相互核对，出现差异时，应编制调节表进行调节。

九、 应付账款的检查

   1.财物部按月从供应方取得对账单、与应付账款明细账或未付凭单明细表互相核对，若有差异应查明差异产生的原因。

   2.如果追查结果表明无会计记录错误，则应及时与债权人取得联系，以便调整差异。

   3.财务部相关负责人应定期从供应商处取得对账单，并进行核对、调节工作。

十、  同应付账款相关的应付票据的签发必须经财务部审核，由财务总监和总裁按权限批准。

十一、 财务部设置应付票据账簿，并认真做好应付票据的核算工作，票据的登记人员不得兼管票据的签发。

十二、 财务部门应付账款会计管理空白、作废的、已付讫退回的商业汇票。

十三、 财务部应该定期核对应付票据，并复核票据的利息核算。

十四、 应付票据要定期与订货单、验收单、发票进行核对。

十五、 应付票据要按照号码顺序及时进行保存。