法务如何快速做出还好看好用的PPT？

作者：石空

来源：WeLegal公司法务联盟

PPT，想想都头大，可以晚点再做么？

除了DDL，还有什么办法能在规定时间内完成PPT呢？

我不仅想最快做出PPT，我还想把PPT做得很好看，有什么技巧呢？

笔者自掏腰包学习了市面上多套很火的PPT课程，付出大量时间实践总结，从中挑选了几个能帮助法务快速做出好看实用PPT的原则和具体技巧。

下面，从使用场景、快速制作的方法、变好看的技巧、PPT事半功倍工具推荐四个方面与大家分享。

一

使用场景

谈PPT制作不能脱离使用场景，不同场景下PPT的表达目的有所不同，风格、技巧各有侧重。

比如，我们常见的苹果、小米发布会舞台大荧幕上的PPT，目的是产品本身，产品特点介绍几乎靠主讲人，因此画面、文字往往是极简风格。

再比如，用于述职汇报的PPT，目的是展现我们的业绩、行业变化情况，因此PPT的内容往往重图表等可视化数据。

再再比如，用于合规培训的PPT，目的是授课、传达合规理念，因此PPT的内容往往重在案例、内外规等内容理念的重点、可视化表达。

这里，我们讨论的PPT使用场景，主要是汇报交流与合规培训两种。

二

快速制作的方法

谁不想早点把PPT做完，早点干其他的呢？

毕竟，PPT在多数情况下，属于事务性工作，能省则省。

除了要有明确的截止时间外（毕竟DDL是第一生产力，所以还是要强调一下，必须给自己设个任务用时），最重要的是要有流程化思维。

就是要把PPT搞成流水线作业。

只不过线上的工人全是自己。

但制作流程一定要清晰。

流程具体有：

1、明确主题、需求。

2、起框架，定大纲。

3、找文字素材。

4、调整PPT中文字位置。

5、刷配色、加图片与图形等。

其实很多人之所以PPT做得慢，是因为一边写着PPT里的文字，一边找漂亮的配图，找到图后发现观点、论据还是换换好，一换文字原先的配图又不合适了，再找找其他的（周而复始）……诶时间不多了？赶紧完稿爱啥啥吧……

下面具体看看怎么把每一步做扎实了，让每一步流程的时间尽可能固定、压缩下来：

1、确定主题、需求

这一步先要明确目标，即这个PPT是用来做什么的？是汇报？是培训？

展示的主题是什么。是述职？是提议案？是发布任务？是介绍知识？

明确受众是谁。是向谁汇报、给谁培训？是上级？是全体员工？有没有外部人员？

展示时间是几月几号？汇报前是否需要先经过谁审阅？等他人审阅的时间？

问过这几个问题后，基本我们可以动手做大纲了。

2、起框架，定大纲

大纲是PPT的骨架，更是灵魂，有大纲的PPT才可能让讲述者和聆听者都思路清晰。

但PPT的大纲远较公文的大纲好起，基本都是问题（现状、难题等）部分、分析（原因、案例）部分、结论（任务、下一步怎么做等执行层面）。

起框架的难点在于定观点，观点确定了框架也基本确定了。

所以，在这一步首要的是确定这份讲稿要表达什么核心观点及其从属观点。

但PPT的观点，基本可以根据前述PPT的主体和需求确定下来。

框架初稿出来了，可以给后续将审阅我们讲稿的人看一眼。要表达的观点没大问题了就可以做下一步了。

3、找文字素材

为什么是找文字素材，而不是图片、图形呢？

因为这些可视化的东西由文字决定，而且可以通过我后面附赠的小工具轻松找齐。

找文字素材的本质是找论据。

比如，我是做述职，要证明我的工作量，那么这里列一下我做了哪些项目，把量化的数据放上去。又或者是做培训，观点是监管趋严，那么把近期的相关行政处罚案例放一些。

刚开始文字素材放开了堆，但要注意分类，并标明和观点、主题的密切程度（强关联、中关联、弱关联），为下一步打好基础。

4、调整PPT中文字位置

上一步你可能是在Word中完成的，也可能是在PPT中直接完成的，更或许是用文献管理软件、资源管理器等工具完成的，不管哪种，现在开始删删删了。

当然不能单纯地按Backspace或者Delete，是把前面标记的和主题、观点最相关的素材留着，同时标出哪些超过100字的段落可以替换成图表、图片、流程图等可视化表达形式，或者直接在文字上简化表述。

先不用替换，标记一下就行，或者放到下面的备注框里。

（备注框在这里。备注框的主要作用是提词器，放映时电脑屏幕前的你能看见但看大屏幕的观众看不见备注内容。）

另外，如果全程都是直接在PPT上完成的话，进行这一步前记得另存为一份PPT，这样自己可以放开了删，因为即便删错了还有备份。

5、可视化表达

对于需要可视化表达的内容，可以找素材了。

但作为汇报、培训需要特别去找的可视化素材的种类十分常见，基本不需要特别去找。

PPT里自带的形状、表格、图表、流程图往往足够用了。

最需要的其实是统一配色、排列有序。下面讲几个实用的可视化表达的技巧。

三

变好看的实用技巧

1、字体

中文统一用微软雅黑，英文统一用Times New Roman或统一用微软雅黑。

因为放映效果清晰、气质端庄得体。

如果一定要多几种字体，尽量不要超过三种。

商务宣传、路演可能需要多种字体，这里一并推荐一个字体获取网站，下载后双击自动完成安装：http://www.sozi.cn/

2、色系

整套PPT用到的颜色3-5种为宜，一页里尽量不要超过3种。

有个取巧的方法，从自己公司logo上找主色调与配色。

推荐个PPT自带的工具：取色笔。

（任何一个选颜色位置的下拉菜单都有，单击一下取色笔，然后就可以取PPT页面上任何位置的颜色了）

把公司logo的图片复制或者截图粘贴到PPT页面，然后点取色笔，取下色，下次用的时候可以从颜色使用记录里选。

整体而言，配色应该明度偏低（就是不要太亮眼），会有严谨高级感。

这里再推荐3个配色网站：

【已经配好】

https://colorhunt.co/

【单击演示配色效果】

https://www.materialpalette.com/

【渐变色】

https://uigradients.com/#PurpleLove

3、配图

不要用3D小人，多位PPT培训讲师强调过，这种Windows XP年代的配图是对整套PPT格调的降维打击。

少用照片大图，如果是做背景图片，但色彩艳丽，建议用蒙版。

蒙版就是一个半透明的有色矩形，真的是蒙了块半透明的板。

下图是不用蒙版与使用蒙版的对比图，商务气息出来了有没有？

4、形状

形状竟是最最最实用、好用的可视化工具。

形状的主要作用是引导视线、划分区域两种。

上图中两个蓝色的小边角是用来讲事先集中在中间文字的，“01”与“协议分类”之间的竖线用来划分区域。如果没有这些形状、线条，会是下面这样子的：

是不是差点意思？

让形状显得高级的一个办法是：调成半透明。最好选为“无边框”。

然后用线条润物细无声地划一道，用于划分区域。

5、其他要点

对齐、对齐、对齐！这是PPT好看的核心要素。

2016版PPT已经在你拖拉对齐形状时，会自动弹出对齐引导线了，非常贴心，值得升级。另外，各版本PPT自带的对齐工具也很实用。

（选中需要对其的对象，上面会出现“格式”选项卡，在其中选择“对齐”类型）

能用图表的不用表格，能用表格的不用文字。图表、表格尽量不要再在页面里配文字，放备注里即可，放映时自己看看足够了，这样画面简洁，还能吸引读者注意力。

不建议用动画。因为这在汇报和培训的场景里很不严肃。如果要实现强调等表达目的，黑体加粗+演讲时自行强调效果更好，这样更能吸引听者关注。

每页加粗的字数能少则少，能加粗关键词的不要加粗关键句。

以上是授人以渔的部分，下面我希望还能授人以鱼，推荐一些做PPT的实用工具包。

四

PPT事半功倍工具推荐

1、iSlide

PPT一条龙服务工作，部分功能收费，但免费功能已经非常够用了。

这个小插件可以到iSlide的官网直接下载：https://www.islide.cc/

2、图标获取

图标是个极实用的东西，也能无声无息得提升PPT的美感。

推荐三个免费获取图标的网站。

【阿里巴巴图标库】

https://www.iconfont.cn/

【一个国外的图标库】

https://www.flaticon.com/

【极简图标库】

https://www.materialpalette.com/icons 

当然上面的islide里面也有，免费使用。

3、图片