开好分会场视频会，这些细节莫忽视

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一场优质高效的视频会议，不仅有效减少人员聚集，降低会议成本，更能切实提高工作效率。开好分会场视频会议，以下细节不可忽视：

明确传输信号

视频会议一般有指定的传输信号种类，作为统筹分会场的经办人必须向相关部门了解清楚，同一时间是否有其他上级部门召开视频会议，采用该种信号进行传输。

如果有两个或多个会议在同一时间用同一种信号召开视频会议，则应立即与上级部门联系，由上级部门协调并明确是否更改传输信号。

了解议程和时长

为提前做好会议准备，经办人要主动与上级部门联系，了解会议议程，弄清楚是否需要分会场参会领导发言。确需发言的，经办人要提前向上级部门了解发言主题、时限、着装等要求，据此通知相关人员准备材料。

会议通知上一般只注明会议开始时间，但领导经常要安排多项工作，参加多项会议，有时上级部门的视频会议结束后，领导会接着召开本级的视频会议，部署相关工作。

为合理安排工作时间，经办人要事先与上级主办部门联系，提前了解该视频会议时长，并据此做好相应安排。

提前检查会场设备

经办人要提前到会场检查接收的画面是否清楚、音质是否清晰、音量大小是否合适、摄像机是否遮挡视线等。

视频会议分会场布置现场

如果有分会场发言的议程，还需提前调试确认话筒是否能正常使用、发言人的画面是否能及时切换到位等。

除此之外，经办人还要提醒会场工作人员做好临时停电、线路突发问题等应急方案。

合理摆放现场桌椅

分会场视频会通常不设置主席台，按照课堂式的方式摆放桌椅即可。座椅应尽量避免摆放在两个桌子的桌脚连接处。前后排桌子之间保持一定距离，便于参会人员进出。

如果每排都有桌子，则将台签放在桌上；如果只有第一排有桌子，则将台签贴在座椅上，以便参会人员有序就座。

有桌子的摆台卡，无桌子的贴背签

疫情防控期间，座椅要严格按照疫情防控要求的间隔摆放。

及时切换会场画面

在会议进行期间，领导要掌握下级分会场参会情况。因此，本级分会场需设置显示屏，滚动显示下级分会场的参会实况。

经办人要提前与负责信号传输的工作人员沟通好，确保画面切换正常。

（作者单位：广西柳州市政府办公室）

摘编自《秘书工作》2022年第11期，精彩全文欢迎阅读杂志