作者简介
汪一凡
知名会计学者,厦门大学会计系副教授
我们先从二十年前的一本畅销书《数字化生存》说起。网上有人怀念这本书,说二十年前阅读时是科幻小说,现在看起来大多已经实现,是历史书了。笔者印象最深的是,该畅销书作者尼葛罗庞帝很反对传真机,认为传真机的使用是人类历史上的一大灾难,因为它所传递的信息是计算机不可解读的,使计算机无法对接收到的信息进一步自动处理。
一旦计算机能解析原始凭证
对会计处理而言,原始凭证在过去也是计算机无法识别的,当然也无从作进一步的后续处理,所以需要有会计人员来主导记账工作,作出“借记什么账户,贷记什么账户,金额多少”的操作,然后才是由计算机的自动加计处理。不过,随着技术的进步,产生了以下各种措施,使计算机已有可能部分地甚至全部识别或读取数据,如:
电子发票;
银企互联;
从相关系统(如ERP和OA等)导入数据;
订票订房公司的企业版可以回馈相关数据;
杂项费用可在报销前要求按预定格式上网填写;
扫描纸质凭证并读取相关数据的技术;
类似微信“传图识字”之类的各种转换技术;
……
可见,事情正在朝着不利于人类会计的方向快速进展,这是无法逆转的潮流。请注意,上述各种措施一旦“合围”,足以形成完整的全套“原始电子数据”时,人类会计的重大危机就正式到来!
“财务会计AI化”之后
市场上号称“财务机器人”之类的研究和产品甚多,容易让人联想到圆头圆脑、自主行动、对答如流的形象。其实就会计领域而言,外观与动作并不重要,“大脑”是否好使才要紧,下围棋的“阿尔法狗”连个机械手都懒得装,由自然人摆放棋子,反而更有仪式感。有鉴于此,考虑到会计工作属于不需要频繁重复动作的“间接劳动”,笔者倾向于采用“AI会计”的说法,并先作一个界定:
在全套“原始电子数据”基础上,能够像人类会计一样从头到尾地编制记账凭证,提供总账明细账,直到编制各类报表为止,达到100%人工智能化的,就是“AI会计”。
只完成了部分功能,例如“银行/企业自动对账”的,就别出来招摇了。“打得过就打,打不过就跑”不算本事,那还是传统“会计电算化”里的进展而已。
过去的“会计电算化”目标在于减轻会计人员工作量,结果可说是皆大欢喜。这一次的“会计AI化”则大不一样,要从职场上直接驱逐会计人员,结果难免“哀鸿遍野”。
估计目前至少有85%以上的会计人口在财务会计领域里谋生,“财务会计AI化”之后,除了下文所说的“财务内控中心”可能还需要少数职位外,就没有其余人的什么事了,当然会被管理层视为亟待甩脱的财务负担,抛向再就业市场。相继地,既然已是“无人会计”,当然只要“无人审计”,注册会计师们的存在理由也成问题了。还有,正在成长的会计后备军们又该何去何从,总之前景堪忧。如有可能,在财务会计“AI化”之前,需要探讨尽可能减轻社会震荡的途径。
会计其实只有“管家”和“参谋”两大功能:前者要保护资产,反映受托责任;后者要提供各类以货币为主的可靠信息,为管理决策服务。就目前来说,这两个方面都做得不够好,还有待提高,也意味着人类会计还有“苟延残喘”的机会。
我们先围绕“管家”功能,结合现状作些分析,研究AI会计长于做什么,拙于做什么。这样,当AI洪峰真的到来时,至少可以预先知道,人类会计在这里是否还有生存空间。
ERP破坏了财务内控机制
根据内部控制原则,“管钱物的不管账,管账的不管钱物”,仓管员由于有“监守自盗”的便利条件,他记的账不算数,要与会计库存明细账数量核对相符后,才算可以解脱保管责任。从图1可见,如果仓管员盗窃了实物,同时减记了ERP库存模块中的相应数量,虽然可以做到“账实数量相符”,但无法做到与会计库存明细账的“账账数量相符”,因为会计账是他干预不到的。这一行为自然会在会计人员主导的“账实数量相符”盘点和“账账数量相符”勾稽中败露出来。
自从引进西方ERP以来,在“业务财务一体化”之类似是而非的口号下,会计的总账系统只有金额核算而没有数量核算,即本身不设库存明细账,也就放弃了传统手工记账时“账账数量相符”的验证(图1中右箭头所指的部分),无法全面履行“管家”的职能,这个错误是极严重的。2008年,针对一家跨国连锁超市被盗400万元的案件,我在《财务与会计》理财版发表了《为什么不该取消会计的库存明细账》,得出ERP破坏内控制度的明确结论,引起广泛的关注,并被读者评为该刊“年度优秀论文”一等奖。
内部控制制度中,财务内控机制主要发挥保护资产完整,维护会计数据可靠性的作用。以最具代表性的制造业为例,财务内控机制的实质是,针对“采购、制造、销售”等前台业务,持续不断地进行“后台平行监控”,你记你的账,我也记我的账,最后要确保“账账数量相符,账实数量相符”。以下是后台平行监控的示意图(图2):
可以看到:
针对采购过程,会计上有采购核算,形成原材料库存明细账;
针对制造过程,会计上有成本核算,形成产成品库存明细账
针对销售过程,会计上有销售核算,严密监控“发出商品/收回现金”的动态情况。
所以,对于制造业和商品流通业而言,重建会计对存货明细数量的独立记录,弥补财务内控机制当前还存在的缺失,是在AI会计设计时应该考虑的内容。
财务内控中心的任务
图1与图2直观地说明,作为负责付款和保护资产的部门,财务与其他职能部门之间,存在着千丝万缕的关系,如单据传递、单据核对、单据匹配、监督实物盘点、账实数量核对、账账数量核对、处置各种偶发性情况等等,会计人员必须或多或少地参与其中,这些内控工作因为跨越多种职能,相当繁杂,并无一定之规,也就很难建立完整的预案,更不用说自动处理了。
我们先以采购过程为例,来说明在很多场合下,财务内控工作由人类来做更可靠,效率也更高。
首先要查对之前是否有这笔订货合同,品名数量是否一致;
然后,要对收到的购货发票上网核对真假;
增值税购货发票上有品名规格,一般直接就作为验收的依据。但有时发票上明细度不够,还需要请供应商提供明细清单来补充。例如,发票上只写“21头青花瓷餐器10套”,其中每套中有饭碗6个,汤匙6个,大碗2个,饭勺1个,鱼盘2个,圆盘4个,共21件,明细清单上会分别不同品名列明其总数量,如果这些商品也可以拆开来零卖(还有丛书,可以整套卖也可以零卖),那就还要核对发票和明细清单之间的数量是否相符,如果不符,是需要查清原因并处理的。核对后的明细清单就转而成为验收的主要依据。
其次,“合同/发票/清单”上所列的物料是否按质按量地收到,是需要验收的,质量方面的验收当然不是AI会计的强项,不必细说。仅就“按量”来说,实收数量也不一定就与应收数量相符(例如商品在运输过程中损毁了),不相符时就要酌情与供应商确定处理方案。由仓管员/责任人根据实收数量开具验收单,验收单在大多数情况下由购货发票复制而来,但一定要有仓管员/责任人信息,这才是财务上全额付款、部分付款甚至拒绝付款的依据,而不是购货发票。
实际支付款项后,就要把原来的“发票/清单/验收单”和对应的银行付款回单放在一起,以免重复支付了;
还找不到对应的付款回单的“发票/清单/验收单”,表明还有待付款;
还找不到对应“发票/清单/验收单”的付款回单,则需要查清原因。
除了仓管员要记账,会计也是需要保有库存明细账的(理由已如前述),验收单是双方记账的共同依据。在以验收单的“财务联”作为记账依据时,必须使双方账上的品名完全保持一致,以后才能作“账账数量相符”的核对,这也是不容易的。举个外来原始凭证不规范的例子。假设供应商提供的发票上品名标为“6吋扳手”,可能实际上有“6吋活扳手”和“6吋呆扳手”之分,仓管员在现场看得到实物,一般不会搞错,作为后台处理的会计,就需要先问清楚了,经由人工沟通确认其标准品名,然后才可以记入会计库存账。
……
以上只是顺便想想,就会发现采购过程就有这么多会计脱身不得、必须卷入的杂事,也不知道是不是该想的都想齐全了,我们还避而不谈过程中如果出现意外该怎样处理。更不用说,在财务内控中除了采购之外,还有生产过程中内部物流数量的整理、销售过程中账款物相符、工资发放、费用报销……最后还有原始凭证分类装订保管,等等,大多是将有内在逻辑联系的文件单据等抓在一起研究其匹配性,从而酌情处理的问题。
大致地说,发生在一个或多个部门的业务是有内在联系的,如购货进仓和付款支出、销售出货和现金收入、费用报销和实际付款等。这些业务由于在时间、空间上分别发生,所以需要通过原始凭证匹配来建立其内在联系,借以检验业务处理的正确性、完整性,在企业内部控制上是不可或缺的重要环节。此类工作的重点并不在于速度,而在于责任心,要多方沟通以便查清事实,然后酌情处理。而且,由人来理出各种单据的匹配关系,如上文所说的,要把有关联的“发票/清单/验收单/付款回单”对应起来,实际上只需要像扑克洗牌分堆那样操作,是很方便的,原始凭证分类装订保管也是举手之劳的事。
反之,设想财务内控工作由所谓“财务机器人”来做,会怎样呢?我们先要扫描好原始凭证,分门别类地整理成叠,请它“过目”,自动识别后要帮它核对改错,做各种沟通查验,商定处置方案,还要亲自动手装订,归档保管,等等。最后你会发现,有伺候这位“大爷”的时间,人类自己早就顺手做完了。可见,这方面并不是“财务机器人”的强项。更何况,尽管在理论上有自动应答、模糊查询,自动比对等手段,最终都要由人类会计来拍板确认的。
初步结论是,有必要设立财务内控中心,处理诸如此类很难有完备预案的事项,目标是加强财务内控机制,完善资产保护措施。财务内控工作当然可以用各类软件来辅助,但总是需要在人类会计主导下完成,所以,这里还可能为会计人留下部分工作职位。
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(原载于《财会世界》2018年第一期)
(花明会计屋注:作者提出的AI会计,可能更多的是考虑,将现在人们提出的人工智能与会计{Artificial Intelligence & Accounting}的问题结合起来,而作一个专用名词人工智能会计)