作者简介 知名会计学者，厦门大学会计系副教授
ERP的设计缺陷
上文已说明，“制备原始电子数据及建立关联，形成AI会计专属数据仓库”是财务内控中心的全新职责，至于其传统职责，就是财务会计通过“后台平行监控”来保护资产的过程。但由于目前ERP中“财务软件”所存在的缺陷，这一职责已经受到严重破坏，只有改正以后才可能恢复，所以有必要从ERP的设计特点说起。
在ERP架构中，有一个会计总账模块，另有按职能划分生产、销售、库存等7个模块，正应了一句中国成语“大卸八块”。凡是涉及实物资产的，都放到了相应的模块里，真正属于会计的只有很可怜的“总账模块”。所有的模块在发生业务时，自动向总账模块发送相关记账凭证。但总账模块是不设数量核算的，所以请读者注意，发送／接收的记账凭证当然只有金额信息。
我们接着假设，某位仓库管理人员想要偷走一批货，这当然并不容易，也许有各种“事先计划/事中审批”之类的措施，但这些关卡大多是防护性的限制，计算机系统是“硬件不硬，软件更软”，其实相当脆弱。假设他伙同技术专家攻破了各种关卡，这批货也得手了，只要在库存模块登记了这批出货，那么当然是“账实相符”，一点漏洞都看不出来。随后，和其它正常出库业务一样，总账模块收到了只有金额没有数量的记账凭证，也照单全收了。试问，这事就轻松过关了吗？我们还有什么手段来发现并防范此类偷盗行为呢？
其实，在传统的手工记账环境中，会计是自己保有一套实物明细账的，与实物保管员的实物账一起“两账并设”，因此还会有个“账账数量相符”的验证（图3中左右箭头所指的部分）。由于会计复式簿记的要求，有库存减少就要有对应的账户变动（如现金增加），更由于会计的库存明细账不是外人能修改到的，一旦两者数量不符，问题就败露了，就这么简单！在自动处理环境中，这个数量核对是可以自动进行的，就应该更加简单了！
在《随想录（三）》里，曾强调“前台业务”与“后台业务”的区别。遗憾的是，ERP设计者把“会计”混在“财务”，在“业务财务一体化”的认知下，只保留一套实物明细账，鲁莽地阉割了历来履行得很好的“后台平行监控”职能；更遗憾的是，会计实务界同行们却欣然顺从；最遗憾的是，自称“内控评估专家”的CPA们竟也茫然放行了，这是全球性的专业错误，堪称丑闻！笔者个人就是因为早年常从事“账账相符”核对，也常从“账账不符”现象发现错弊，才能看穿“会计软件取消库存明细账”这一重大错误的，文章发表后广泛受到好评。至于其中道理，请参见笔者《为什么不该取消会计的库存明细账》一文对某跨国超市流失400万元案例的分析（发表在2008年《财务与会计》）。根据笔者的工作经验，有必要提请读者注意：
凡是公司发生过“库存模块明细账金额合计不等于会计库存总账”现象的，往往意味着“跑冒滴漏”已经出现，需要找到合理的解释。但在只有一套ERP实物明细账，记录者有“监守自盗”之便，会计总账却连存货数量都不知情时，一旦有错弊，肯定无从查找锁定“泄漏点”，只好听任“内出血”持续而一无所知，这就是问题之所在。
人们常说“业财融合”，这里的“业务”其实就是“财务”以外的前台业务，既然同为前台业务，当然要打通了、理顺了才能高效运行，“业财融合”是有道理的。但把“会计”也混同于“财务”，就是出大问题的根源了。“会计”作为后台业务，只是一种记录行为，要从相对独立的角度同时监控“业务”和“财务”，做好“保护资产”的工作，才是正道。例如，“收到存货”和“支付货款”分属“业”和“财”，却是会计要同时记录的。为了把原来该做而未做到的职能恢复起来，对于被遗弃了的“后台平行监控”，我们有必要老话重提，恭请“王者归来”。
“后台平行监控”重任
在内部控制制度的设计中，“职务分离”是行之有效的牵制方法，它所依据是假设是：
一、两个人有意识串通作弊的难度要大于单人作弊，也更容易被侦破。原因很简单，两个人作弊前要先商量策划，往往只说不干，最后动不了手；单人则可以想到做到，只干不说。而一旦真干了事情被侦查审问时，自己做的自己心里有数，“打死也不说”；两个人做的，则是“坦白从宽，与其你先坦白，还不如我先坦白”，抢着说了；
二、两个人无意识地犯同样错误的可能性也很小。我把100错写成1000，你不太可能正好也这么个错法，因此通过双方核对，可以发现与查清错误。
内部控制制度范围很大，财务内控只是其中的一个小部分。“职务分离”在钱物保管方面的具体表现是“管钱物的不管账，管账的不管钱物”。实际上，“管钱物的”也不是自己就不记账了，而是由于他有“监守自盗”的可能性，他记的账还不算数，要有人根据另一套账来核对并认可后，他的保管责任才能被解脱。由于财务会计拥有复式簿记的利器，“管账”的责任历史地落到财务会计的肩上，财务会计就是那“管账的”，履行的是“后台平行监控”的职能。
先简要地介绍“增减记账法”，这是中国会计人原创的，曾在1960年代至1990年代广泛使用的复式簿记形式。在对会计账户作了“资金占用”和“资金来源”两分法的基础上，在涉及不同业务时，具体的会计账户无非是发生以下几种情况之一：
资金进入企业，占用与来源增加相同的金额；
资金退出企业，占用与来源减少相同的金额；
占用之间的变化，同类账户此增彼减，金额相同；
来源之间的变化，同类账户此增彼减，金额相同。
可以简化为两句话：两类账户同增同减，两类必相等；同类账户有增有减，增减必相等。这就点出了事物的实质，初学者只要接受了这样的思想，就可以根据这些规律自主发挥地处理业务。
企业一旦把钱花出去，对其后续结果就要跟踪到底，会计的核算过程，其实就是依据“多联式原始凭证”的“财务联”，对前台业务进行全过程的“后台平行监控”。“后台平行监控简例”通过简要的业务描述（表7），说明前台业务记录与会计后台平行监控的对应关系。为使读者易于理解，会计的后台记录采用中土原创的“增减记账法”，并作了些简化的假设，如不考虑增值税问题，收入与库存商品成本直接配比等。
试想这样的问题：车间领用原材料投入生产过程，仓管员登记了这一领料业务，减记库存量，这批原材料以后到哪去了，就与仓管员无关，到此为止了。而原材料所进入的制造过程，是实物不断变换和不断转移的过程，生产部门也只能掌握零散的物流原始数据，不可能负起直接的保管责任。那么，既然没人管，是不是想领多少就领多少，想用在哪里就用在哪里呢？当然不是，还在惦记着它，并且能从总体上把握的，只有产品成本核算。
前台与后台严格的数量对应关系，在中间的制造过程则有所不同。经过生产加工后，原材料会产生各种形态变化，如一种原材料分解为几种产品，或几种零部件组装成一台整机，等等；也会产生物理位置的变化，如在生产线这头进入，而改头换面地在另一头出来，等等。这些形态变化和位置变化使得我们难以继续追踪其原始数量。不过，前台的生产部门保留有各种在产品、半成品的投入记录，产出记录，这些都是企业的“内部物流”记录，会计的成本核算也要转而依据这些内部物流数据来追踪进行。到完工交库时，又回复到前台与后台在数量上的严格对应关系。所以，会计上的成本核算也是“后台平行监控”的一个重要环节。直到最后的“销售业务”，收到款项（1500000元）后才可以注销对应的“库存商品”成本（1100000元），两者之间的差额才是“未分配利润”（400000元）。
采购时，“付款”就要确保“收货”；销售时，“收款”才允许“注销存货”，这都是千古不变的人类基本常识。在条形码/二维码大行其道的今天，千万别以为会计的“后台平行监控”就可以取消了，越是高科技，越要保持基本的底线。你敢担保扫了码的货物就不是空箱？载货无人机连“发票出厂联”都不用，浩浩荡荡地排队出门，飞向不可描述的远方，有人在操心这货都给了谁，最后收到钱了没有，钱是否到公司账上了吗？
所以，财务内控中心的传统职责是从头到尾关注资产保护，不断组织“账实相符”盘点，不断启动“账账相符”核对，同时通过产品成本核算加强对企业内部实物流动的监控，这些事如果财务会计不做，那就没有人做了。所以亟待“亡羊补牢”，借着实施AI会计的契机，尽早重建会计的库存明细账，会计人员才能根据“账实数量相符，账账数量相符”所发现的问题，采取必要措施堵住“跑冒滴漏”，充分体现自身的存在价值，这也是“保住饭碗”的自救方式。
与ERP按“职能模块”切割后会计只剩可怜的“总账模块”完全不同，AI会计是自成一体的完整核算格局，其账户体系直接就是从一级账户开始的多层次细分，明细账金额加起来就是总账金额，在最底级的实物明细项，除记录金额外还要记录数量。以“原材料”为例，如表8所示，“原材料”下接“原料大类表”，分为“主要材料”、“燃料”；“主要材料”又下接“主材分类表”，分为“钢板”和“钢管”；“钢板”又下接“钢板明细表”（具体内容略去），……如此不断地“条后接表”，层次依核算要求可多可少，但都形成严密的树状结构。这样就彻底消除上下级账户之间的金额脱节，也保留会计实物数量记录，从而重构了“账账数量相符”的核对。
综合财务内控中心的新、老两种职责在内来看，由于核算的部分已经由“AI化财务会计”代劳了，只剩下根据账表数据来组织“账实数量相符，账账数量相符”核对，以及发现错弊后如何处理等工作，人类会计的就业前景仍然很不乐观，还要寄希望于财务内控中心的另一个重要设施“AI化管理会计”所带来的增量工作机会。大致上，管理越是深入，越是精细化，就越是需要财务内控中心提供更多的数据，在AI会计运行之前，当然也还有“AI化管理会计”的独特数据要求，也需要在人类会计的参与下取得。例如“预算与决算一体化运行”，决算数据是运行后自动产生的，预算数据就需要在人类会计的主导下编制完成并导入系统，将在以后讨论管理会计时论及，在此点到即止。
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