导语
在工作中，你有这样的经历吗?
面对大量数据，只会简单地计算加、减、乘、除，好尴尬！
本来1小时内就可以完成的数据整理，却要加班才能完成， 好心塞！
花费很多精力呈现出来的数据图表，Leader却不认可，好无奈！
......
俗话说：工欲善其事，必先利其器。鹅厂达人聂春霞拥有12年丰富的数据分析经验，并担当了6年腾讯学院Excel课程讲师，总结提炼出7招Excel独门技巧，来帮助大家提升工作效率，事半功倍，让你整理数据毫不费力哦~
同时，在文章末尾，还有来自作者的独家好礼，千万不要错过哦~
第1招
如何快速把数据的单位从元转换为万元
Leader
小A,明天要向老板汇报工作了，你今天把最近的业务收入数据整理下给我。
好的！
小A
于是小A吭哧吭哧做了半天，表格终于弄好了，发给leader,满心等待leader的认可。
表格部分内容如表1：
3001414.3
2340865.6
60517.01
3417015.3
1113500
164809.91
1963434.6
1357088.8
57336.75
3651511.1
2873985.5
161384.73
2589910.7
1386226.3
45124.23
2903621.7
1819778.7
97855.85
3930069.1
3179008.7
99105.4
- 表1-
Leader
小A，你这些数据都是带有小数点的，老板只会关心收入的数量级呀，请你把这些数据单位转换为万元吧。
把以“元”为单位的数据转换为“万元”为单位的数据,要用公式，复制再选择性粘帖。
小A
Leader
不需要公式也可以。你在数据区域旁边任意一个空白单元格输入10000，选中复制，然后选择性粘贴，选择运算的“除”，就得到想要的结果，如图1：
- 图1-
哦，原来把数据缩小一定的倍数还可以这样做啊，太方便了。
小A
第2招
如何批量输入求和公式
Leader
小A,你把最近几个产品的上半年数据汇总下。
有好多产品呢，一个个求和需要点时间。
小A
Leader
你可以批量将需要求和的单元格输入公式，一个个求和太慢了。
- 图2-
如图2，你先选中要求和的第一个区域，按住ctrl键，再选中其他要求和的区域，按【alt+=】就可以批量求和。
注意：如果要求和的数据没有空值，如图3：
- 图3-
全部选中数据，按F5快捷键，定位条件选择空值，这样可以快速选中要求和的单元格，再按【alt+=】。
真是大开眼界，原来求和公式可以批量输入！
小A
第3招
文本与数字格式的相互批量转换
大神，请教一个问题，我这个数字为啥不能求和呢？
小A
Excel达人小B
你这个数据格式是文本格式，只能计数，不能做求和等运算，需要转换为数字格式才可以。
那要怎样转换呢？
小A
Excel达人小B
如果只是一个单元格文本转换为数字，只需删掉单元格数据前面的单引号，如果是一列或多列文本数据转换为数字格式，最简单的方法用【Ctrl + Shift +向下键↓】，再用【Ctrl + Shift +向右键→】选中需要转换为数字格式的数据区域，点击下拉框转换为数字。如图4：
- 图4-
文本转换为数字还有一种常用的方法，就是把文本数据乘以1,除以1或者+0，-0，如A列是文本格式的数据，B列通过乘以1得到数字格式的数据。
那如果我要把数字格式转换为文本呢？比如，身份证号码录入需要文本格式。
小A
Excel达人小B
数字格式要转换为文本格式，如果只有一个单元格，在数据前面加单引号，记住，一定是英文状态下的单引号。如果要把一列数据由数字格式转换为文本格式，用分列功能实现，前两步选择默认的选择项，第三步把默认的“常规”改为“文本”。如图5到7。
- 图5-
- 图6-
- 图7-
点击“完成”即可。
如果要录入身份证号码，需要先把单元格格式设置为文本格式再录入。
明白了， 又学到了一招。
小A
第4招
利用数据验证防止重复录入相同的内容
我要录入数据，有时候不小心重复录入了，怎样避免重复录入呢？
小A
Excel达人小B
可以用数据验证定义，如图8：
- 图8-
这样，如果数据重复录入了就会提示图9错误：
- 图9-
数据验证原来还有这个功能。
小A
第5招
对齐两个字的名字
Leader
小A，你打印的这份名单名字没有对齐，不美观，再改改吧。
姓名为2个字的我在中间敲个空格吧。
小A
Leader
不用了，用分散对齐就可以。选中需要设置对齐的单元格区域，按【Ctrl+1】设置单元格格式，点击对齐→水平对齐→分散对齐（缩进）即可，如图10：
- 图10-
第6招
将单元格数字变成条形图
Leader
你这个数据表数据没有问题，但感觉不够直观。
我怎么在单元格既显示数字又显示图形呢？是不是要制作图表呢？
小A
Leader
用数据条可以清晰看到数据的大小，不需要通过制作图表就能看出来，如图11：
- 图11-
如果只想显示数据条，不显示数字，在编辑格式规则时在“仅显示数据条”前面方框内打勾，如图12。
- 图12-
第7招
神奇的快速填充
正如每个人都有不同的脾气一样，Excel单元格也有它的“脾气”，在数据录入的时候需要了解单元格的特点，数据录入要规范，如果不规范，后续数据统计和数据分析会非常麻烦。经常有人问到因为录入的数据不规范，要提取数字和字符串，用公式比较复杂，难以理解，如果你的Excel版本是2013或以上版本，用快速填充功能秒秒钟就可以搞定。这个功能智能到让你惊叹，强大到足以让分列功能和文本函数下岗，看完下面几个案例就能体会到。
1、提取数字和字符串
我之前录入的数据数字和单位放在一起了，现在要统计汇总，怎么办呀？
如果要将图13中的字符串中的数字提取出来，由于原数据缺乏规律，无法使用Left、Right、Mid、Find等文本函数来提取。一个个输入数据也不现实呀。
小A
Excel达人小B
使用“快速填充”功能分分钟搞定。
- 图13-
复制A2单元格的“手机”，粘帖到B2单元格，按快捷键【Ctrl+E】，或者点击菜单开始→填充→快速填充，如图14，这样就可以把A列左边的文字提取出来。提取数字方法类似，在C2单元格输入A2单元格中的单位为元的数字5400，C3输入15000，再按快捷键【Ctrl+E】，其他单元格单位为元的数字就全部提取出来。在D2输入2，再按快捷键【Ctrl+E】，A列中最后的一个数字也提取出来了。
Excel达人小B
如果输入一个单元格数字无法正确填充，就再输入一个单元格数字，根据两次输入的数字，快速填充就读懂你的意思了。这好比你和别人解释某个问题，解释一遍人家没有明白，再解释一遍就明白了。
- 图14-
哇塞，快速填充真是太神奇了。
小A
2、提取身份证的出生日期
我要把我们部门员工出生日期找出来，除了用函数还有什么更简单的方法吗？
小A
Excel达人小B
要把图15中A列身份证的出生日期提取出来，用函数和分列都可以实现，用快速填充更快，先设置B列单元格格式为日期格式，在B1输入A1的出生日期1982-12-05，按快捷键【Ctrl+E】就可以迅速填充所有A列身份证的出生日期。
- 图15-
3、多列合并
我需要把两列内容合并，除了函数还有什么更快的方法吗？
小A
Excel达人小B
要把图16的A列和B列合并，通常用&连接，只要在C1单元格输入A1和B1的内容，按快捷键【Ctrl+E】就可以快速合并。
- 图16-
4、向字符串中添加字符
我需要把公司的座机号码总计和分机分隔开，在数字中间一个个添加-好麻烦呀。要把图17中A列的电话号码区号、总机、分机号码用-隔开。
小A
Excel达人小B
把A1,A2内容复制粘帖到B1和B2单元格，并在区号、总机、分机之间添加分隔符-，在B3单元格按快捷键【Ctrl+E】就可以快速填充A列其他单元格的内容。
- 图17-
需要提醒的是，如果只是在B1单元格输入对应A1的内容，在B2单元格按快捷键【Ctrl+E】得到的都是B1的内容，这里需要输入2次快速填充才能理解你的意图。
5、快速填充功能组合
我想将两列单元格的不同内容合并起来。例如提取图18中省市中的市，提取街道中的号码，将两者合并为新的地址。
小A
Excel达人小B
可以利用“快速填充”一步到位解决这一问题。
- 图18-
在C1单元格输入成都198，按【Ctrl+E】得到的默认是A列的城市名称和B列的数字。
6、调整字符串的顺序
要把A列的中英文互换位置，一个个复制太慢了。
小A
Excel达人小B
在B1输入A1的互换内容，在B2按【Ctrl+E】就可以快速填充A列其他单元格需要互换位置的内容，如图19。
- 图19-
7、大小写的转换
A列是大写字母，需要在B列转换为小写，C列首字母大写，其他小写。
小A
Excel达人小B
只需要在B1和C1输入相应的内容，按按【Ctrl+E】就可以把A列其他单元格内容批量转换，如图20。
- 图20-
快速填充就像“知心姐姐”，真是太懂我们的意思了，这个功能真是太贴心了。
小A
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