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人力资源专题系列之组织管理——(9)一步到位,完成岗位设计

[声明]本文系作者原创。

在这几个基本前提下,我们探讨一下岗位体系设计的具体方法:一是企业业务已经非常明确,二是企业需要严格定岗,三是以“事”为中心,暂时不考虑“人”的问题。主要内容包括如何进行岗位设置、如何进行岗位分析、如何分析岗位编制要求。

主要内容

先从比较完整的岗位分析入手,看看我们希望达到的结果包括哪些:

图1 完整的岗位分析内容

通过图1可以看出,从完整性上来看,我们需要的信息非常多。图1只是一个罗列,如果企业有能力快速获取的话当然是好事。但是在实际分析过程中,至少有五类重点内容必不可少:

  • 基本信息:名称、类别、编制、所属。

  • 岗位目标:存在的价值定位、职能和结果要求。

  • 组织关系:岗位存在的组织环境,以及与相关方的协同关系。

  • 工作职责:涉及到的工作领域、范围和深度。

  • 任职要求:岗位从业者所需要具备的能力要求。

我们围绕这五个方面,重点分析一下岗位体系设计的基本逻辑和方法论。

基本逻辑

从整体设计上,岗位体系设计的基本逻辑如图2所示:

图2 岗位体系设计的基本逻辑

在以“事”为中心的前提下,岗位体系设计的基本逻辑是对业务体系进行梳理和划分,清晰组织机构的设置,在此基础上进一步分解、分析岗位。

我们通过一个例子来阐述一下岗位体系设计的前提依据。以一个经典的例子——枪械制造为例:

图3 改进前后的对比

原来的制造过程中,一个岗(人)负责全过程的制作,完成成品的效率非常低。经过步骤分解后,形成了一种“专业分工 协作”的模式,在标准化的基础上形成了大规模批量制造的概念,生产效率得到大幅提升。

举这个例子是要说明,岗位是建立在分工协作之上,由一个综合性、啥都做的岗位,按照制作流程细分为六个专业岗位,形成各司其职、各做其事的工作状态。岗位设置、编制、分析等工作都是基于此前提。

结构方法

第一步:业务分解。业务分解过程是岗位体系设计的核心。一般来讲,业务分解有两种基本思路:

图4 业务分解的两种基本思路

一种是以流程为主导的分析思路,就如同我们前面所举的例子,一般来讲,这种分解方法适用于有严格工作流程的职能,例如研发类、生产类业务;另一种是以关键事项列举为主导的分析思路,有些职能之间有相关性,但是又缺乏明确的流程关系,例如人力资源管理,各项职能(招聘、培训、薪酬、绩效等)之间不具有严格的前后顺序关系,更多的是要采取列举法。

业务分解过程,既是后续岗位设置的依据,又可据此来确定岗位的组织关系。

第二步:关键事项梳理。业务分解基础上,对各类业务进行关键事项分析。例如在“枪械设计”环节,需要重点做的事项主要包括:结构设计、部件详细设计;在“击发装置设计”环节,重点事项包括上膛、击发、退膛详细设计,等等。注意,事项分解是要解决重点做什么和怎么做的问题。

在事项分解的基础上,即可针对各类事项对任职者提出相应要求。

第三步:工作量分析。工作量分析的结果将作为定岗、定编的核心依据。针对某些业务,这部分的分析难度较大,尤其是针对那些非量化的、非操作性的业务。工作量分析是以“目标”为依据的,即要回答清楚“完成这个事项,需要达成的目标是什么”。如果要发工资,目标是“按时发放”,那么就要界定清楚“在什么时间点完成核算、完成审核、完成发放”,依据这些要求来倒推工作量。当然,最科学的方式是编制劳动定额——分解动作、掐表计算、形成标准——前提是每件事你都能标准化。做不到的情况下只能模糊处理,别无他法。

我们还是举个简单的例子:

图5 工作量核定的简单例子

第四步:角色定位分析。角色定位分析就是设置岗位的过程。角色定位主要从三个维度进行考虑:

图6 角色定位分析的三个维度

  • 工作事项的性质:事务性/管理性/指导性。

  • 工作事项的重要程度:在众多工作事项中的相对重要性。

  • 工作事项的强度:工作时间要求。

通常情况下,事务性、工作强度低、重要程度低的事项,一般不需要设置专职岗位承担;指导性、工作强度大、重要程度高的事项,一般要设置独立的专职岗位承担。

第五步:其他因素分析。对岗位设置、岗位编制等的设计可能还会有一些特殊的规定要求。例如,某些危险性工作,必须要有一个人做、一个人在旁边监督,那么编制上就要进行扩充;有些企业要求十人以上的机构必须要设置一正一副,那么在岗位上就要调整,等等。

第六步:结果整合。对上述分析结果进行整合,即实现定岗、定编、岗位分析等工作,在此不再赘述。

以上步骤是从方法论的角度进行的结构化阐述。在具体操作过程中,完全可以据此具象为标准化工具。

(本文结束)

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