最新印章管理规定

1.目的

为加强XXXX有限公司（以下简称公司）印章管理，规范印章使用，防范风险，维护公司印章的权威性、严肃性和安全性，提高服务质量和办事效率，特制定本规定。

2.印章种类

本规定所指印章包括公章、法定代表人印章、财务专用章、发票专用章、合同专用章及部门用章等。

3.使用范围

本规定适用于公司各部门。

4.组织与职责

4.1 总经理的主要职责：

4.1.1负责对公司印章的刻制、启用、停用进行审批。

4.1.2负责对公司印章的外携使用进行审批。

4.1.3负责对公司红头文件，涉外文件，担保、呈报、法规文件等重要公件的印章使用进行审批。

4.2人事行政部的主要职责：

4.2.1负责印章全面管理，制定、完善公司印章管理制度。

4.2.2负责公司印章的刻制；审核公司各部门印章刻制、停用的申请。

4.2.3负责对公司印章的合理使用进行监督检查。

4.2.4负责外携公司公章的审核。

4.2.5负责建立公章使用台账，监督其他印章保管部门建立印章使用台账。

4.3公司各部门的主要职责：

4.3.1负责本部门印章的保管、使用及日常管理。

4.3.2严格执行印章使用制度，完善印章使用审批手续。

5.印章的适用范围

5.1公章适用于以公司名义上报国家机关、政府部门的重要公函和文件，以公司名义出具的证明、函件、下发的各类内部文件等。

5.2法定代表人印章适用于由公司法定代表人签章的文件、法人代表证明书、法定代表人授权委托书、统计报表等。

5.3财务专用章适用于公司及所属企业内部的现金、银行收付业务（内部借款、 往来结算），外部现金、银行收付业务（预留银行印鉴、支票、汇票、业务委托书等）以及其他外部业务（如工商部门备案等用途）等。

5.4发票专用章仅适用于公司财务部门开具销售发票。

5.5合同专用章仅适用于公司与外部签订的业务往来合同。

5.6部门用章仅适用于公司及所属企业部门内部管理或项目性管理工作需要的相关文件。

6.印章的刻制与启用

6.1公司如需刻制印章，由人事行政部填写《印章刻制申请表》（见附录1），经公司总经理审批后，由公司根据具体规格要求安排刻制。

6.2公司的其它任何部门和个人均不得私自刻制公司各类印章。

6.3印章刻制完毕，人事行政部应留存印模。公司的公章、财务章依据使用范围发布《印章启用通知》（见附录2）。通知中应明确发布印章全称、启用日期、启用印模，同时填写《印章留样备案表》（见附录3），由申请人办理领用登记手续。

7.印章的保管

7.1公司公章由人事行政部设专人负责保管；合同专用章、财务专用章、公司法定代表人印章及发票专用章由财务部设专人负责保管；部门印章由相关部门设专人负责保管。 

7.2公司各类印章专管人员应保证印章的安全及使用规范，若不慎遗失、损毁、被盗，应立即上报公司人事行政部并及时作出相应处理。

7.3印章专管人员因事、病、休假等原因不在岗位时，印章应由印章专管人员的直接上级代管，印章专管人员要向代管人员交接工作，填写《印章交接单》（见附录4），交代用印时的注意事项。

7.4印章专管人员离职，应填写《印章专管人离职交接单》（见附录5）， 所在部门负责人应监督其将印章管理情况作为离职移交工作的一部分，移交手续办结后方可办理离职手续。

8.印章的使用

8.1公司公章的使用流程：

8.1.1以下事项需盖公章的，可由当事人申请，人事行政部经理审批：

（1） 员工身份证明、收入证明、员工证件挂失证明、实习证明及其他非经济类员工证明；

（2） 班长级以下员工劳动合同；

（3） 公司内部红头文件、部门经理级以上岗位任命或调整等以外的一般性公文。

8.1.2以下事项需加盖公章的，需通过钉钉OA审批模块，由当事人申请、经部门负责人、人事行政部经理审核、部门总监或分管副总经理审批：
　　（1）政府相关部门检查整改事项，上报完成报告的；

（2）对外提供的公司证照、资质复印件等；

（3）生产期间各类安全、环保或监控类设备异常，需向政府相关部门提供说明报告的。

8.1.3其他需要加盖公章的材料，均要执行钉钉OA审批模块的印章使用审批流程：

经办人申请，经部门负责人、人事行政部经理、部门总监或分管副总经理审核，总经理审批，。

8.2公司合同专用章的使用流程：

对外签署的合同或协议，使用合同专用章的，经合同审核流程通过后用印。

8.3财务专用章、公司法定代表人印章及发票专用章的使用由财务部负责人批准后用印。

8.4总经理已签批的文件、材料需盖公章、合同专用章的，可以用印。

8.5部门印章的使用由公司部门负责人批准后用印。

8.6公章原则上不准带出，如确因工作需要，需由用印人提出申请，填写《印章外出使用审批单》（见附录6），标明印章名称、用途、借出时间、预计归还时间，经公司总经理审批，由公章专管人员携公章随行使用。

8.7在相关部门保管的印章如需带出使用，需填写《印章外出使用审批单》经相关部门负责人审批后带出用印。

8.8已盖公章的文件若未使用，必须立即交回人事行政部销毁。

8.9印章应盖在文件正面或全称上，有日期的要骑年盖月，印记要端正清晰，印章的名称与用印件的落款一致。

8.10介绍信、便函、授权委托书要有存根，并在落款和骑缝处一并盖章。 严禁在空白介绍信、便函、授权委托书等文本上加盖印章。

8.11印章保管部门须建立《印章使用登记薄》（见附录7），注明印章使用日期、部门、用印人、用途、用印数量和批准人等，人事行政部对公司印章保管部门每季度检查一次。

8.12印章专管人员要严格按要求用印，不得擅自用印。

9.印章的停用、销毁

9.1由于机构变动、名称改变或相关部门发布新规定等原因造成印章停用，人事行政部应及时收回原有印章，并办理交接手续，同时发布《印章停用通知》（见附录8）。

9.2印章因磨损、损坏需重新刻制，公司印章专管人员提出书面申请，并按印章刻制流程办理审批手续后，由人事行政部统一刻制，并将破损印章交回，方可更换。

9.3人事行政部统一对停止使用的印章进行封存或经总经理批准，经两人以上鉴定销毁，并做好备案登记。如有特别需要，应将停用的印章保存三年后，再行销毁，所有销毁的废旧印章都要留下印模永久保存，以备日后查考。

10.附则

10.1本规定由人事行政部负责解释。

10.2本规定自发布之日起开始试行。