不动产登记档案的特点与作用

中国不动产 2017-09-18  李红娟 单位：山西省运城市不动产登记中心

  

随着不动产统一登记工作的开展，不动产登记档案管理也引起了广泛的关注。由于长期以来，不动产登记工作处于分散状态，受历史原因的影响，不动产登记档案理论起步较晚，而在《不动产登记暂行条例》和《不动产登记暂行条例实施细则》中均未出现过不动产登记档案的概念，在实际工作中，往往造成不动产登记档案概念模糊的情况。因此，亟需加强这方面的理论研究，明确概念和规范使用。

一、不动产登记档案的概念

虽然在《不动产登记暂行条例实施细则》中没有出现过不动产登记档案这个概念，一直定义为不动产登记资料。但是第九十四条规定，不动产登记资料包括：（一）不动产登记簿等不动产登记结果；（二）不动产登记原始资料，包括不动产申请书、申请人身份材料、不动产权属来源、登记原因、不动产权籍调查成果等材料以及不动产登记机构审核材料。第九十四条同时还规定，不动产登记资料由不动产登记机构管理，不动产登记机构应建立不动产登记资料管理制度以及信息安全保密制度，建设符合不动产登记资料保护标准的不动产登记资料存放场所。不动产登记资料中属于归档范围的，按照相关法律、行政法规的规定进行归档管理。第九十六条规定，国家实行不动产登记资料依法查询制度。规定了权利人、利害关系人和有关国家机关可以依法查询相关的不动产登记资料。这里规定的管理内容和查询利用已具有鲜明的档案特点。
​    因此办结归档是登记资料转化为登记档案的关键时点，不动产登记过程中形成无序、分散的登记材料，只有经过归档环节，按归档范围收集齐全，依据立卷原则与方法进行系统整理入库，才能转化为不动产登记档案。

二、不动产登记档案的特点

1.不动产登记档案的唯一性

相对于动产而言，不动产是指依自然性质或法律规定不可移动的财产，包括土地、房屋、草原、林地、海域等。不动产位置的变化可能对它的价值产生很大的改变，具有唯一性。不动产登记档案是对不动产自然状况和权属状况真实的记录和反映，因此，具有与不动产相对应的唯一性。

2.不动产登记档案的法定性

不动产登记档案是由国家授权的机构通过专门程序制作的关于不动产物权所属的档案。《不动产登记暂行条例》明确了不动产登记机构的成立原则，各类不动产登记工作一般由县级以上行政主管部门统一负责指导、监督、管理。省、自治区、直辖市行政主管部门统一负责指导、监督、管理本行政区域不动产登记工作。不动产登记机构具体工作属行政管理事项，其登记结果记载于登记簿，原始凭证作为登记档案保存，具有法定效力。因此，从形成主体和内容来看，不动产登记档案具有法定属性。

3.不动产登记档案的规范性

不动产登记档案要求格式严格统一，主要以簿册的形式进行不动产的物权登记，同时要求不动产登记档案的内容要具体规范，不能有含混不清之处，应尽量避免因遗漏、错误等带来的物权纠纷。最大限度保证不动产登记档案的规范性，从而更好地的维护国家尊严以及法律的严肃性，并使不动产登记档案发挥出其应有的功能。

4.不动产登记档案的动态性

不动产登记档案记录了不动产权利的设立、变更、转让、消灭等登记过程，在不动产物权频繁流转的当今社会，大多数不动产权属会经历转让、抵押、注销、继承、赠与等多种变化，不动产登记档案记录的信息也会不断更新，它的保存价值也随之变化，具有极强的动态性。

5.不动产登记档案的凭证性

不动产登记档案保存了不动产登记管理过程中形成的具有保存价值的原始凭证，反映了不动产在转移、抵押、变更过程中的权属来源和审核依据。具有重要的查考、凭证作用。

6.不动产登记档案具有相对的公开性和私密性

《不动产登记暂行条例实施细则》第九十六条规定，国家实行不动产登记资料依法查询制度。这样是为了能够实现“物权公示”的效果，从而维护不动产物权权利以及善意第三人的合法权益；另一方面则能够对不动产物权的交易提供安全保障。这体现了不动产登记档案的公开性。但是不动产登记过程中所采集到的权利人个人信息和企业经营行为等隐私信息，形成的档案中包含有个人身份证明、婚姻情况、诉讼、遗嘱、继承关系、抵押借贷关系等证明文件，其记载内容并不完全属政府信息，有些还不宜对外公开，这就是不动产登记档案具有一定的私密性。针对不动产登记档案的这一特殊性，在查询利用方面宜分类、分层次提供，并有所限制。相应的档案工作也应遵循有关保密要求，维护权利人的合法权益。

三、不动产登记档案的作用

1.保证不动产物权登记的公信力

不动产登记的目的是为了实现物权的公示原则，通过不动产登记档案的记载来准确地反映出不动产的归属与变更的情况，并通过查询和利用来方便当事人、相关部门以及利害关系人。如今社会，不动产物权频繁变更，而不动产登记档案是唯一能够对不动产物权进行权属证明的资料，这就能够保证不动产物权的公信力。不动产登记档案的公信力是国家赋予的，其记录内容都是法律认可的。只要是在不动产登记档案上所写的内容，都具有法律效应，不动产物权所有人也受法律保护。不动产登记档案的这一作用，不仅保障了不动产物权交易双方的利益，也能促进社会的平稳发展。

2.为不动产物权提供法律保障

不动产登记档案不仅是工作的真实记录，还是业务办理的依据，在办理转移、抵押等各类业务时均需先行查询原档。它不仅是物权登记公示的重要体现，还是权利人证明权益的法律凭证。而且在国土资源保护、地籍调查、住房保障、法院诉讼、国家税收、户籍管理、个人信用管理等方面均发挥着重要作用。为交易安全，维护不动产市场健康有序发展及提供了有力支持。

3.是国家全部档案的重要组成部分

不动产登记档案是一种非常独立的档案门类，它保存了不动产登记管理过程中形成的具有保存价值的原始凭证，反映了不动产在转移、抵押、变更过程中的权属来源和审核依据，具有重要的查考、凭证作用。以往社会的经济虽然发展迅速，而不动产的物权变更很少，相关部门对不动产物权交易的安全没有给予足够的重视，而如今，不动产物权变更越来越快，不动产交易安全问题也凸显出来，所以国家对其重视度也越来越高，不动产登记档案成为国家发展的的必然需要，不动产登记档案管理工作也成为国家全部档案管理工作的重要组成部分，加强不动产登记档案的管理工作不仅可以丰富档案的内容，改善档案的馆藏结构，还可以提高社会的档案意识，从而扩大档案工作的影响力，促进我国档案管理工作的可持续发展。