EXCEL 偷懒行家：EXCEL 和 ACCESS 区别

 文   王洪森

在采购领域从业15年，曾任宜家、宝马、诺华、澳门金沙间接采购经理，凭借Lean Six Sigma的黑带学习，对采购应用中的大数据分析有独特见解，对产品和服务采购有深刻的认识。

在微软的数据处理软件中，大多数人只知道 Excel，却不知 Access 为何物。其实 Access 比 Excel 更加强大。他们的主要区别体现在以下3个大方面：

 1 | 结构 

Excel 只要一种对象 Sheet。

Acesss（2003）有七种对象：表、查询、窗体、报表、宏、模块和数据页。

Excel 一个工作簿中可以有多个工作表，工作表之间基本是相互独立，没有关联性或者有很弱的关联性。

 Access 在各种对象之间不是独立的，是存在着关联性。一种对象的多个子对象，例如各个表之间、查询之间、窗体之间、报表之间也存在关联性。这种关联性造就了 Access 强大处理能力。

 2 | 使用方式不同 

Access 在处理大量数据上是比 Excel 具有更强的能力。但是使用 Access 完成数据处理的任务，在实现起来要比Excel复杂很多。这种复杂性的回报就是更强的能力。

Access 是一种规范的，各个对象之间存在严格的关联。这个规范性和关联性都是 Access 强大数据处理功能的基础。因此在设计表过程中，必须遵守这种规范性。可以把 Access 处理数据的方式比作一个大公司的管理。

Excel 是一种自由的，表之间的关联性任意的。可以把 Excel 处理数据的方式比作一个小公司的管理。

一个小公司的管理模式是不能直接套用到大公司的管理上。所以 Excel 表必须按照规范模式改造，才能在 Access 中使用并完成预想的任务。

 3 | Access 表 和 Excel 表 

从外观上看 Access 与 Excel 表似乎相同，实际上两者有很大的。

1. 主题：对于一个主题 Access 只有一个表，而 Excel 可以有多个表。例如工资表，在很多财务人员使用 Excel 是月创建工资表，例如1月工资、2月工资，…。而 Access 则所有的工资部分月份都放在一个表。

2. 多表关系：Access 表各个表间存在严格的关联。Excel 表各个表间的关系随意。

3. 数据计算：Excel 表中单元格中可以存储数据，也可以存储公式，可以进行计算。Access 表只能存储数据，不能存储公式，没有计算功能。Excel 这种计算能力，使得 Excel 具有灵活的强大的计算能力（但计算能力受到数据量大小的限制）。Access 计算功能是由查询和程序来完成的。Access 的特点正好发挥计算能力的强大作用。

4. 数据容量：Excel 表处理数据的容量有限，数据量大时速度较慢；Access 表可以存储2GB数据。

5. 索引：Access 表有索引，Excel 表没有索引。这种索引使得 Access 在查找筛选数据时，具有 Excel 不可比拟的速度。

6. 数据类型：Access 表设计时首先定义数据类型，Excel 表没有这样的要求。

7. 数据格式：Excel 表中每个单元格都可以定义自己的格式。Access 表每一列的数据格式一致。数据格式显示特性由窗体和报表实现。

8. 其他差异：数据筛选、排序等方面在实现起来有很大的差别。

在数据统计和规范的综合运算上，如果 Access vs Excel，就好比“洲际导弹” vs “加农炮”。做好准备升级你的武器装备了吗？如此，坦途！