在工作中,不管是进行项目建设,还是开展某项工作,都需要人。人多的地方,一定会产生各种各样自认为合理的行为与逻辑。每个人都认为自己是对的,这样就会造成沟通障碍,产生内耗,导致工作效率低下和一些不必要的矛盾和麻烦。
为保证各项工作安全、有序、高效地推进,让每个人都说服自己,约束自己,服从合理的规则,就需要制定一些可靠、严谨、可执行的管理规定,真正做到用制度管人、管事、管流程,让大家有章可循,共同遵守一定的行为规范和标准,放下各自的主观意愿,去完成共同的目标。
管理规定不仅是为了管人,更重要的是为人服务,从而实现共赢。
管理是日常工作的重要组成部分,也是职场中随时可能会有的经历,如何在有限的资源条件下,使职责更加清晰,程序更加规范,管理更加到位,实现更高的管理质量和效率,是管理者必须思考的问题。
制定有针对性的管理、控制、检查、监督、奖惩、激励程序和规定,是提高管理效率、提升管理质量的有效手段。
制定管理规定,就是要让人们了解自己在工作过程中,或者项目实施过程中,需要遵守哪些规定,履行哪些流程,哪些程序是不合规的,哪些行为是应该禁止的,具体的奖励和处罚标准是什么。通过宣传教育,把这些规定牢记在心,自觉遵守,就能确保工作效率,免受相应的处罚。
管理规定对于遵守规则的人来说,其实毫无约束力,因为他们本来就是这么做的,他们知道规定的要求和行为的边界是什么,具体的工作流程是怎样的,应该如何执行。
而对于不遵守规定、经常违反规定的人来说,则是一种约束,是一种处罚依据。依据这些规定可以对他们的行为进行考核和处罚,以迫使他们改正缺点,按章操作。
在构思管理规定时,要围绕管人、管事、管流程这条主线,明确管理机构及相关人员的职责,梳理管理流程,规定考核检查的程序和频次,确定奖励处罚的依据和标准,以及各类风险防控措施等,让规定的制定者、监督者、执行者都清楚地了解工作流程和管理制度规定。
在组织素材时,既要了解同行业同类型管理的经验和精髓,又要结合自身实际,突出自己的特色,还要尽可能选择那些具体的、可操作的、可执行的、可量化的、可检查考核的措施和办法,切忌收集那些内容假大空、责任不明确、要求无法执行、无法量化考核的规定。有时为了使制度更加科学合理,易于操作和执行,需要广泛征集大家的意见来获得相关的素材。
在撰写和修改时,要进行具体章节和条款的划分,分类、分项撰写和修改。尽可能用最简洁、明了、直白的语言,表达出最精确、容易理解和接受的含义。在制度草稿出台后,还要广泛征集大家的意见,对制度进行修改完善。
1.标题。标题一般简洁、明了,基本格式为“关于……的管理规定”“XXX管理办法”等。
2.正文。正文一般包括总则、管理职责、管理规定和要求、检查考核、责任追究、附则等部分。
总则,就是要明确制度的目的和适用范围,以及坚持的原则。必要时可以简要介绍制度出台的背景,但内容不宜过长,力求通俗易懂、简单准确。
管理职责,就是要确立做好此项工作的组织机构,明确各单位、各部门,以及各层级人员的相关职责要求,包括工作和项目主要参与方的具体职责,这是管理规定的重要内容。
管理规定和要求,这是管理规定的核心内容,也是最复杂、最全面、涵盖面广、内容要求多的重要部分,包括工作流程、过程控制、管理规定、质量管理、物资管理、人员管理、安全管理等内容。这部分是对整个工作流程和管理规定的详细描述和具体规定。
检查考核,就是规定检查频次、检查内容、检查方式,考核标准等。
责任追究,就是要针对容易发生或可能发生的问题和隐患,明确相关的处罚措施、处罚标准、处罚依据、处罚程序,保证工作和项目能够安全、顺利、有效地实施,提醒和警示相关人员按规定程序办事,切实履行好岗位职责。
附则,是对难以理解或有异议的条款,以及与以往制度的关系等做出相应的解释。而有的简单制度并没有细则。
3.结尾。明确发布管理规定的单位或发布日期,便于相关部门或单位执行。
管理规定的适用范围要清楚,管理流程要明白,工作标准要严谨,管理细节要到位,让人一目了然,不会产生误解。
管理职责必须明确,不能含糊不清、职责交叉,这样会导致执行过程中出现推诿扯皮,甚至无法执行的情况。
管理规定用词要严谨,准确,不能出现“原则上”“一般情况”“基本上”等语义比较模糊的词语,这样容易让落实者产生侥幸心理,让执行者左右为难。
检查考核和责任追究的方式和相关处罚措施一定要明确,内容要具体,标准要精细,有可操作性。
管理规定要与实际情况相符合,不能照搬照抄别的单位的制度和规定,否则只会形同虚设,无法有效落实。
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