内部融化,不分彼此,控制也就会消失。裂缝,是内部的生机,是外部的威胁,平衡才需要控制。
先说一下内部控制和内部控制手册。
内部控制不是从理论推导出来的,是从实践总结提炼出来的。
一方面是人的理性是有限的,难免犯错,需要防范,需要纠正;另一方面是人的欲望是无限的,难免贪婪,需要压制,需要补救。所以有了内部牵制。
财务会计理论的成熟,使事后监督更加可靠、高效;所有者通过决策向经营者传达指令,决策失误的责任由所有者承担,执行失误的责任由经营者承担,如何追溯责任,控制手段就是把决策程序规范下来,把决策过程和结果记录下来,谁也不要想赖账。所以有了会计控制。
看似完美的会计控制和管理控制,并不是在每家公司都能奏效,产生差异的原因在于不同的公司有不同的经营环境。所以有了三元控制,进而有了五元控制、八元控制,从控制进化出了控制框架。
内部控制的内核一直是由内部牵制升级的内部制衡,以内部为边界,以制衡为手段,以流程为载体,以信息为驱动,旨在为既定目标的实现提供合理保障。合理的意思,应该是一般人在一般情况下都会选择的行为模式,包括改进思路。
内部控制手册的制定,是一个管理经验的过滤和加工过程:首先要明确管理的目标是什么,内部控制才有方向。其次要明确绩效指标有哪些,内部控制才有重点。再次要梳理出内部控制的目标,内部控制措施才能聚焦。最后要设计内部控制体系,内部控制措施才能落地。
内部控制体系,包括两个模块,一是以业务流程为核心的资源保障机制,二是以内控措施为重心的方法演化体系。
流程是输入、输出、转换过程的控制。流程责任落实到人:一是要把例行流程下放给最明白、最有责任心的人,让流程为人赋能、人为流程赋能,人与流程相看两不厌。二是要把例外流程逐步规范为例行流程,避免决策层成为救火队,规范一项下放一项,直至消灭例外流程。
矩阵结构:是对为什么要控制、怎么控制、谁来控制、控制什么的回答。简版的内控矩阵,包括序号、风险名称、风险描述、内部控制目标、内部控制措施描述、是否关键控制、是否自动化控制、控制频率、责任部门、控制依据、控制证据等要素。
内部控制手册要完整展示内制环境、控制活动和控制手段等关键范围。内控环境一般包括文化、战略、组织、人力、沟通机制、监督机制、社会责任等内容。控制活动一般包括财物技术的取得、保管与应用,以及研供产销服的循环等内容。控制手段主要包括预算、合同、信息系统等内容。业务扩展到哪里,控制应该覆盖到哪里,只是强弱详略不同。
内部控制手册作为一种文本形式,还有规章制度、规范文件、体系文件、操作指引、纪要记录等等细则,或多或少的对规定性动作和任意动作做出了规定或描述。内部受制于外部,控制依赖于信息,所以内部控制并不必然能够独立发挥作用,需要体系化建设,需要整体化审视,需要持续化改进,最终镶嵌入信息流程实现自动控制,内化于行为习惯形成文化自觉。
内控手册的存在,目前的主要作用是自证用功——建了内部控制体系,也许只是稀里糊涂的抄了一份四不像的作业。另一个目的是讨好监督者,特别是审计人员,一份内控地图在手,再隐蔽的缺陷也容易扒拉出来。
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