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市政工程档案信息化建设探讨
济宁大狮子
>《档案管理》
2022.03.26
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市政工程项目建设会形成许多档案信息,过去的档
案主要是形成纸质资料内容,需要的储备空间比较大,
导致档案信息管理工作非常多。
纸质存储对档案信息的
储备环境要求也比较高,若发生火灾,非常容易导致市
政工程项目的档案信息出现严重损毁,造成不必要的损
失。
在对纸质档案资料进行管理的时候,要投入许多的
物力以及人力,并且档案信息查询难度非常大,难以全
面发挥价值。
纸质档案在保存过程中,非常容易出现档
案原件丢失损毁的现象,导致档案信息管理工作的难度
加大。
因此,档案信息管理工作应充分发挥信息技术的
作用,促进市政工程项目档案信息化建设,保障实际建
设的可靠性以及高效性,避免档案信息出现流失。
一、市政工程档案信息化建设的重要意义
在市政工程项目实际建设过程当中,会形成许多资
料,对各个工程项目构建档案信息至关重要。
对于过去
的档案信息而言,主要是纸质资料,在实际管理的时候
非常困难,容易出现档案信息丢失现象,造成不必要的
损失。
与此同时,纸质档案管理还面临着储备空间大,
储备环境要求高,避免长时间光照、防止潮湿等方面的
高要求,并且查找档案信息工作量很大。
随着信息化技
术的快速发展,对档案信息管理工作产生了很大影响,
有效转变过去档案信息的管理方式,这是档案信息管理
工作的创新及改革,能有效转变过去的档案信息管理
方式。
第一,档案信息化建设表明其具备足够的储备空
间,能够储备众多的档案信息。
第二,档案管理人员的
实际工作量不断减轻,过去的档案信息管理对人力、财
力、物力等方面的需求比较大。
而信息化档案管理有效
节约了许多成本支出,不需要安排许多管理工作人员,
仅仅需要对档案信息进行分类,之后直接把其输入计算
机中,将信息化建设以及管理方法落实在实处。
第三,
查找档案信息的方式方法十分简单、便利。
在相应的菜
单当中进行检索,有效节省档案信息找寻的时间,实现
档案资源内容的多样性与共享性,将档案信息的价值充
分发挥出来,能够长时间储备与保存,为之后市政工程
项目建设作业的顺利展开奠定良好的基础。
二、市政工程档案信息化建设的措施
(一)转变档案管理观念。
当前,在我国市政工程
实际建设过程中,加强档案的信息化建设至关重要。
在
这样的情况下,档案工作人员需有效转变自身的档案管
理观念,逐步提升自身的信息化认知,理解档案信息化
建设的重要作用,在工作中加强对档案内容的信息化运
用,转变过去只靠纸质存储档案信息的管理理念。
档案
信息管理工作专业性强,管理人员需要终身学习,熟练
掌握信息化技术,逐步提升自身的档案信息管理水平,
并且掌握有关的法律规章制度,避免出现违背法律的现
象,推动档案管理工作全面稳定发展。
在市政工程项
目的档案信息管理过程中,信息化建设是重点,同时,
也需要保证档案信息化建设以及管理方式的丰富性以及
多样性,对档案信息进行储备以及分类,提升档案信息
检索的水平以及能力。
在对档案信息进行实际储备的时
候,需要保证其合理性以及可靠性,在实际查找的时候
更加便利。
因此,在档案信息化管理以及建设过程当
中,管理人员需要不断转变自身的管理观念。
(二)控制安全风险。
在市政工程档案信息化建
设过程当中,可能存有控制安全风险方面的问题。互联网属于十分开放的环境,不只是实现了档案信息的丰富性,也非常容易被外部条件所影响及制约。例如,木马或者是其他病毒等,将档案信息直
接
篡改以及删除,导致档案信息丧失精准性与安全性,也存在被盗取风险。
因此,在市政工程项目的档案信息化建设过程当中,需
要加强安全管理工作,让专业的工作人员负责档案信息
管理工作,设置科学开机密码,做好身份认证,设置相
应的防火墙。
在档案信息化建设过程当中,需要制定科
学合理的制度,提升管理人员的责任意识,如出现档案
信息遗失的现象,严格对管理人员进行责任追究。
有关
人员在录入档案信息的时候需要认真仔细,避免发生遗
漏,防止档案信息出现错误,保证档案信息化建设的可
靠性以及精准程度。
档案管理人员要不断提升识别风险
的能力,在档案信息储备的计算机遭遇外部攻击时,立
即采取对策,化解风险。
在档案存储的过程中要同时做
好档案信息备份工作,在档案信息遭遇删除或者是篡改
的时候,直接启动备份档案信息。
(三)建立数据库。
在市政工程项目档案信息化
建设过程当中,其工作主要是把文件内容直接转变为数
字,即档案信息化建设的重点主要是建设档案信息管理
平台,建立相应的档案信息库,推动档案管理工作向着
信息化的方向不断发展,适应时代发展需求。
档案信息
库的建设很难在较短时间内完成,需要将循序渐进的原
则落到实处,结合档案馆的具体情况,制定科学合理的
档案信息库,制定相应的规划,采购硬件设施设备,将
信息化档案管理系统安装其中。
市政工程档案信息的管
理工作,一方面需要构建完善以及健全的档案信息库,
使用电子档案进行查找以及检索;
另一方面,应该对纸
质档案信息进行保存,制定科学合理的双轨制档案信息
管理制度,逐步提升档案信息管理的能力以及水平,将
档案信息所具备的实际价值充分展现出来。
(四)加强对管理人员的培训。
在市政工程项目
档案信息化建设过程中,虽然将先进的科学技术运用其
中,但是其过程主要是由人实现的。
在这种的情况下,
需要逐步提升工作人员的专业技能以及综合素养。
只有
这样,才可以保障档案信息化建设与管理的可靠性以及
高效性。
有关管理人员一方面需要掌握档案管理工作,
另一方面需要提高自身的实际操作水平与能力。
在市政
工程项目实际建设过程当中,其基础工作主要是收集以
及整理有关资料内容,之后实现这些资料内容的归档工
作。
在具体操作中,一般情况下,此工作主要是项目部
门展开的,结合我国的相关法律制度,确定市政工程档
案的有关管理要求,明确资料内容的精准性与可靠性,
避免在归档的时候出现虚假资料内容,保证筛选工作的
顺利进行。
最终需要分类资料内容,根据相应的要求
实现档案信息的编写以及装订。
对于市政工程档案信息
而言,做好移交工作非常重要,有关人员应该把全部档
案信息直接交到档案室,按照档案信息化系统的有关条
目,针对档案信息编排的有关目录,将档案编号直接输
入电脑当中,对纸质档案信息进行保存与储备。
在档案
信息化建设过程当中,要保证其建设作业与管理工作程
序的规范性以及标准性,有关管理人员要明确自身的具
体要求,提高管理人员的信息化水平及管理能力,有效
避免档案信息化建设过程当中可能出现的问题,持续做
好档案信息管理工作。
(五)规范档案数字化管理采集和输入。
为了保证
市政工程档案信息向着信息化方向建设与发展,需把从
简单至复杂的有关原则落到实处,尽可能收集或者是输
入普通的档案信息,之后将较为繁杂的档案信息输入其
中。
在当前市政工程项目建设过程当中,档案管理系统
正在向着信息化的方向不断建设,将其所具备的搜索功
能充分展现出来,有效减轻档案信息管理的困难程度,
把全部档案信息直接录入该系统中。
经过平台对档案信
息展开科学合理的管理。
除此以外,在档案信息化建设
过程当中,应该将重要的信息内容提炼出来,在实际
搜索的过程当中,经过主题内容或者是关键词等,搜
寻需要使用的档案信息,逐步提升档案信息管理的服
务功能。
三、结语
新时期,我国市政工程项目在实际建设过程当中,
应该收集整理的资料内容非常多。
在这样的情况下,需
要构建市政工程档案管理,保证档案信息管理工作的顺
利展开,为之后市政工程项目建设作业的顺利进行奠定
良好的基础条件。
与此同时,也可以保证资源内容共
享,将档案信息所具备的价值充分展现出来,让档案信
息为市政工程提供多种服务。
在当前的市政工程项目实
际建设过程当中,其关联的工作内容比较多,档案信息
管理工作在其中占据十分重要的位置。
信息化技术对档
案信息管理工作有着十分重要的影响,需要加强档案的
信息化建设,保障档案信息管理的质量以及能力,这是
现阶段我国市政工程项目档案信息管理工作急需完成的
任务。
END
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