档案统计的整理与分析

                                       文 / 王英玮 陈智为 刘越男

档案统计整理

为使档案统计调查所获得的大量的、个别单位的原始资料成为能反映整体现象的资料，有关部门必须对原始资料进行分类、汇总和综合整理，使之系统化、条理化。档案统计整理的结果是各种统计表。档案统计整理的一般步骤如下:

(一)统计审核

审核档案统计资料的完整性和准确性是档案统计整理的首要环节。例如，档案统计项目和调查单位是否完整，统计报表中数字的计算是否平衡，其逻辑关系是否正常合理，等等。

(二)统计分组

分组(分类)是整理和分析统计资料的基础。通过对档案统计资料进行分组，档案人员可以研究档案工作中诸现象的类型和特征、总体的构成以及现象之间的依存关系，继而发现各种类型现象的质的特征及发展规律。

正确地选择分组标准(也称分组标志)是保证实现分组任务的关键，是使统计研究获得正确结论的前提。必须选择最能实现研究目的、反映现象本质的标准。对同一现象，当研究目的、时间、地点和条件不同时，须采用不同的分组标准。

档案统计分组，根据分组标准的多少又可分为简单分组和复合分组两种。简单分组是按一个标准对统计资料进行分组;复合分组是按两个及以上标准对统计资料进行分组。

(三)编制统计表

统计表应能简明精确地把观察结果反映出来，应该能显著地表现出研究现象的基本特征，表现出现象之间的联系和相互依存性。统计表的设计应该满足下列具体要求:

(1)表格紧凑。统计表的横格可以较长些，纵栏则要短些，但横格纵栏的幅面都不宜过大。

(2)构成体系。在一系列的统计表之间、统计表内部的各项目之间，应当构成一个有机联系的整体。在制表时， 各个统计表、各个项目的序列应被合理地安排。

(3)标题精确。统计表的总标题、标目(栏目名称)必须精确。表的总标题应该简要明确地反映统计表所有项目的基本内容，表现出表中数字资料的主要意思，并应标明资料的所属地区和时间，统计表中的指标名称。各个项目的概念，应该明确、具体。对某些不易被了解的概念，应做统一解释和说明。

(4)明确计量单位。统计表中应指明计量单位的名称并附以必要的说明。

(5)统计表应注明填报单位、时间及制表人。

档案统计分析

档案统计分析是对反映档案工作现象的大量统计数据进行综合分析，从中发现问题、说明问题，为科学管理档案提供依据，是整个档案统计工作的最后阶段。通过档案统计分析，档案人员可以透过现象掌握本质，揭示档案工作发展的规律性。因此，档案统计分析是提供统计研究成果的阶段，也是发挥统计作用的阶段。

(一)档案统计分析的原则与步骤

1.档案统计分析的原则

(1)以全面、联系、辩证的观点来观察问题，反对形而上学的分析方法。

(2)以大量、充分的统计资料为依据，切忌主观随意性。

(3)切忌就数字论数字，要从大量的原始数据中分析档案工作的发展水平和变化趋势，研究各项业务之间的相互联系和平衡关系。

2.档案统计分析的步骤

(1)选题。明确统计分析的目的，根据具体的工作需要，选定需要分析的问题。选题须有现实意义和针对性，不能脱离实际。

(2)收集和鉴定统计资料。资料的来源有定期统计报表、平时积累的统计资料、从有关部门搜集的资料、典型调查的资料等。在统计资料收集齐全后，档案人员要对资料的完整性、可靠度以及适用性加以鉴定，对有错误的资料进行重新调查，或加以调整。

(3)选用适当的统计分析方法进行具体分析。要根据分析的目的灵活运用各种分析方法，从地区上、时间上、结构上、相互联系上进行系统、深入、细致的分析。

(4)撰写统计分析报告。得出结论，并提出建议。

(二)常用的档案统计分析方法

档案统计分析是指对档案统计资料进行分析、研究，以认识档案工作的状况和发展规律，找出解决问题的方法。档案统计分析的方法比较多，一般常用的分析方法有对比分析法、动态分析法、指数分析法、分组分析法、综合分析法、因果分析与相关分析法等。

(三)档案统计分析的表现形式

统计分析的结果须用特有的形式明确表现出来。采用何种形式，要根据分析的对象、内容和解决的问题决定。统计分析的表现形式主要有统计分析报告、文字说明和统计图三种。

1.统计分析报告

统计分析报告是一种常用的重要的表达统计分析结果的形式，包括以下几种:

(1)定期分析报告。它主要是对计划执行过程进行检查分析，一般按月、 季、年定期检查分析计划执行情况，并写出报告。内容包括:计划完成程度，计划完成与否及原因，计划执行中存在的问题和发展趋势， 有哪些薄弱环节，改进工作的建议和措施，等等。

(2) 专题分析报告，这是根据某一时期的中心工作，针对某一专门问题，进行深入细致的分析后提出的报告。它的特点是重点突出、内容专一。

(3)综合分析报告，这是对研究对象进行综合分析所写作的报告。它的内容丰富完整，能充分说明档案工作现象的内在联系和发展规律。综合分析报告必须具有准确性、鲜明性、生动性。

2.文字说明

文字说明使用简短的文字表达分析的结果，一般是结合统计报告内容所做的说明。

文字说明不应简单地重复计算出来的数字，而应指出数字所反映的问题，揭示隐藏在现象后面的本质，说明规律性，指出亟待解决的问题。

3.统计图

统计图是根据统计分析结果绘制的图形。用以说明档案工作现象的规模、水平、结构，发展趋势等。统计图能以具体的形象说明档案工作的现象和过程，从而使阅读者直观地获得明确面深刻的印象。常用的统计图有下面几种:

(1)条形图。即以相同宽度的条形的长短来比较指标数字大小的图形。

(2)象形图。即以直观，形象的图形来比较指标数值大小的统计图，

(3)动态曲线图。即以曲线的升降来表现统计对象在实践中发展变化情况的图形。

(4)饼状结构图。即以全圆面积表现统计对象总体，以所分成的扇形面积表现各组成部门所占比例大小的图形。