智慧城市背景下的智慧档案馆建设

文章分析了智慧城市智慧档案馆的特点，提出了智慧档案馆建设中需要注意的问题，并从建立管理格局、健全标准规范、构建安全风险管理体系等方面初步探讨了智慧档案馆建设。

智慧城市与智慧档案馆

“智慧城市”是指能够充分运用信息和通信技术手段感测、分析、整合城市运行核心系统的各项关键信息，对于包括民生、环保、公共安全、城市服务、工商业活动在内的各种需求做出智能的响应，创造美好的城市生活。智慧城市通过物联网、云计算等信息技术以及社交网络、综合集成法等工具和方法的应用，实现全面透彻的感知、宽带的互联、智能融合的应用以及以用户创新、开放创新、协同创新为特征的持续创新。

智慧城市的主要特点：

一是时时处处的网络环境。任何人可在任何时间、任何地点、任何设施、获取任何内容的信息。互联网增强了智慧城市信息实时获取、实时反馈以及智能服务的能力。

二是共享无所不包的海量数据，整合城市所有不涉密数据资源。数据来源于各管理部门的业务实体，通过智能融合技术实现对海量数据的存储、计算、分析、共享为决策提供可靠依据。三是兼容的业务管理和服务模式。通过系统互联互通，兼容城市所有的管理系统、服务平台、信息查询等系统模块，实现一站式管理与服务。智慧城市利用各类实时感知设备和智能化系统，实现与外界互相交流，互相感知，促进城市各个关键系统高效地运行。

建设智慧档案馆是智慧城市建设的重要组成部分。智慧档案馆是在数字化档案馆建设和发展的基础上，以一种更智慧的方法，通过利用信息化技术来改变用户和档案馆系统信息资源交互的方法，提高档案馆服务的灵活性、准确性、便捷性，进而实现智慧化服务和管理的档案馆。

智慧档案的特点：

一是沟通和感知智慧化。物联网是智慧型档案馆的技术基础，利用物联网实现内部及外部信息交换，构成一个基于物联网的通信智慧系统，实现档案工作人员与档案、档案与馆舍设备、档案与用户、工作人员与用户之间的沟通与感知，从而实现更大范围的信息资源共享。通过手机、互联网及信息互动等方式开展不受时空限制的检索、咨询、信息获取等服务实现用户最大范围的信息获取。

二是资源管理智能化。资源是档案馆的生命，档案资源包括纸质文档、数据库、多媒体等电子形式，以数字资源为基础的智慧档案馆可以将所有的档案资源进行智能化控制、组织和管理，并对档案信息资源进行共享和发布。并可以通过建立起后台

跨系统的应用集成，实现跨部门、跨库网、跨馆际的信息共享、服务与管理。三是建筑设施智慧化。档案馆内部的阅览设备、视听设备、温湿度控制系统、视频会议系统、消防系统、照明系统等各种设备的运行、保养、维护实行智慧化管理，进一步优化人力和物质资源的配置，降低成本，为用户提供更多的方便。

智慧档案馆建设中需要注意的问题

物联网、云计算等新兴信息技术的应用将对智慧档案馆建设产生一系列深刻变革，但档案工作是一项复杂的系统工程，涉及思想理念、法规制度、业务流程、人力资源等，智慧档案馆背后的管理活动和社会环境是档案工作的核心。大数据信息流、区块链是“形”、 “面”，核心仍是背后的档案业务活动。因此，借助信息技术开展档案工作必须要在更为广阔的视野下加以思考。在进一步优化完善技术应用的基础上，更为关键的工作是从管理视角和社会视角审视，建设更为稳定、安全可靠的终端基础设施即智慧档案馆，制定技术应用管理标准，出台有针对性的行业标准规范，培养能熟练运用复杂技术的专业人才队伍，构建畅通的档案业务流程。

建设智慧档案馆的实践探索

（一）建立智能化、新信息技术应用的管理格局智慧档案馆是一项复杂的系统工程，需要积极应用各类新兴信息技术，从管理活动和社会背景入手，实现“技术、管理、社会”三维联动，需要通过体制机制建设、统一标准规范建设、档案业务基础建设来实现新技术应用，实现由数字化向智能化的历史转变，推动档案工作更好地服务国计民生。

（二）建立统一的智慧档案馆标准和规范标准和规范是智慧档案馆建设的重要基础。智慧档案馆与智慧城市管理系统与其它信息系统的对接，档案信息资源的共建、共享关键在于标准化的建设。智慧档案馆建设的标准规范必须做好顶层设计与智慧城市建设标准相一致，确保信息资源的畅通，确保实现跨库查询及跨地区交流和合作，避免出现信息孤岛。

标准规范包括管理、业务和技术三个层面，其中制定技术性标准规范和业务性标准规范是最重要的。重点抓好技术性标准中的软硬件基础设施建设技术标准、软件系统工作平台技术标准、数据存储压缩格式规范、网络数据传输规范等。同时抓好业务性标准规范中电子文件管理规范、电子文件元数据标准等。

（三）强化构建智慧档案馆安全风险管理体系作为原始记录，档案具有唯一性，一旦出现安全事故将给档案造成不可逆性的损失。美国核安全局、退伍军人事务部等联邦机构核心数据被盗取的事件，造成极为严重的信息泄露乃至国家安全危险。我国档案实体安全问题已基本得到有效保障，但在智慧档案馆建设中要确保新信息技术应用中不出安全问题，必须做到以成熟的技术基础和成熟的应用环境搭建更为稳固的智慧档案信息安全风险管理体系，在档案机构内部，要构建更为成熟的技术环境，从智慧技术系统升级改造到技术人员的培训教育，为智慧档案馆建设和新信息技术的应用筑牢防火墙。

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