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资源重置发生在对资源供应、支持或帮助进行重新分配之时,特别是那些在需要时能被立即调用的资源。在项目管理中,如果资源重置对项目或团队成员造成了不良影响,它就变成了问题。
对资源重置的看法
项目管理中的资源重置是一种常见的现象。它可能出现在某一项目中,也可能出现在交叉项目间。在任务和工作完成后,按照惯例要进行人员的重新分配。此外,人员可能被重新分配到下游任务及计划中确定的新任务和工作中。
具体来说,资源重置发生在以下几种项目状况中:
①工作任务完成,资源需要重分配。
②另一项目同时需要某一特定资源以完成计划;资源需要重分配或计划需要修订以消除冲突。
③优先级高的项目所需要资源目前正被次级优先项目使用。
④重要任务缺少必须的资源,因而资源需要重新分配。
⑤从公司外部雇佣或引进资源几乎不可能,所以内部资源必须重新分配。
上面所有的状况都要重新分配资源来确保项目目标的完成。但团队成员在工作完成后没有被重新分配,或者员工没有及时加入项目或没有被指派到新任务或工作中,资源重置将成为项目管理错误。
一般来讲,资源重置往往能解决问题。但是大量已经完成的工作也许不得不重做或重新规划,并建立新的目标。
案例分析
大多数资源重置问题迫于外界压力才发生。我曾经担任一个重大项目的副经理,该项目涉及东北“走廊”一条新的铁路线。美国交通部部长曾经打印马萨诸塞州一位有权势的参议员,将这项新的维修设施建在该州。但是整个过程没有咨询过我和项目经理。最终的项目分析结果却认为,鉴于以下3个原因,这一维修设施应该建在特拉华州:
1.交通的主体部分,接近10:1的比例位于纽约与华盛顿
之间,这样一来,那些驶向纽约的汽车和机动车辆如果需要维修,不得不空车返回马萨诸塞州,造成不必要的浪费。
2.特拉华州已经有一套维修设施,只需稍稍翻新一下即可
3.如果建在马萨诸塞州,会增加近3亿美元的成本,并且会将整个项目计划推迟两年。
当项目经理和我反对将这一设施建在马萨诸塞州时,我们被撤换了。在这一案例中,资源重置表现在两个方面:一是现场设施,二是组织章程。
结果是,该项目被终止,并重新进行评估来满足这一政治要求。评估的结果是:项目预算从最初的17.5亿美元增加到25亿美元,并且整个项目推迟两年。最终因为花费太大,交通部部长无法对外解释,微信设施才得以在特拉华州建立。
项目经理和行政项目干系人间缺少沟通,是导致项目中资源重置无法有效进行的最大问题。两个项目经理只关注如何管理好项目及解决内部问题,而对政治方面发生的变化缺乏敏感。而他们的继任者缺乏胜任项目经理之职的资质,他们更关注外在因素和如何让项目能顺利完成。这种情况下,资源重置成为一个政治问题,本来对该项目的工作来说无关紧要,但产生了重大影响。
解决办法
培训和经验能让项目经理很好地实行资源重置,流程有助于项目而非有害。人们很容易陷入项目问题并忽视潜在的外部问题。这一现象在工程师中尤其常见,而在工商管理硕士中很少出现。
处理资源重置的技巧
①随着项目的开展,资源重置是很常见的现象。
②保持与项目干系人的有效沟通。项目是动态变化的,仅仅将重点放在时间、质量、成本或满足指标和预算方面是不够的。
③确保所有的项目干系人参与并了解资源重置的理由。不能完全依赖自己的职位权力。
④维持透明的环境来完成有效的资源重置。
来源:中国项目管理资源网
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