档号编制原则
1994年发布的《档号编制规则》(D A/T 13 —94)是规范档号编制的一项重要标准。该标准规定的档号编制规则适用于传统立卷方法整理的档案,但并不适用于归档文件的档号编制。不过,该规则确定的唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则以及基本的编制方法是比较科学、合理的,应该为归档文件的档号编制所沿用。
1. 唯一性原则
档号应指代单一,不同编号对象应赋予不同代码,一个代码只表示一个编号对象。也就是说,一个档号只能对应一件文件,具有唯一性,不能岀现重复现象。
2. 合理性原则
档号结构必须与归档文件的整理分类体系相适应。档号保持完整,不随意增加或减少某种代码。
3. 稳定性原则
档号一经确定,一般不应随意改变。对必须改变的档号,应在归档文件目录及所有相关检索工具、数据库中做出同步修改。改变档号时,还应注明原档号。
4. 扩充性原则
档号必须留有适当的递增容量,以便适应档案不断扩充的需要。
5. 简单性原则
档号力求简短明了,以便减少代码差错,节省存贮空间,提高处理效率。
档号的结构
档号编制要求和方法
(4)保管期限。按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,保管期限分为永久、定期两种,定期一般分为30年和10年。保管期限永久、定期30年、定期10年,分别以代码“Y” “D30” 'DIO'标识。如果档案整理中使用其他年度的定期保管期限,其保管期限代码为“D+年度”。如定期5年标识为 “D5”,定期15年标识为“D15”。
(5)机构(问题)代码。机构(问题)代码采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识,如办公室用“BGS”等。归档文件未按照机构(问题)分类的,应省略机构(问题)代码。
(6)件号。件号是单件归档文件在一个保管期限下排列的顺序号,用4位阿拉伯数字标识,不足4位的,前面用“0”补足,如 “0026”。件号应在分类方案的最低一级类目内,按文件排列顺序从“0001”开始标注。
归档章
在项目位置上,全宗号、年度、机构或问题、保管期限4个项目在归档章的位置保持不变,原《规则》室编件号改为件号,馆编件号改为页数。在填写这些项目时,应严格按照各个项目在归档章上的位置进行,不可随意调换位置,以方便识读,便于档案的管理和利用。
需要说明的是,图3中加注括号的文字为提示性文字,是用来说明各编号项目在归档章中的位置,实际制作归档章时无须刻出,以减小归档章的大小,节省归档章占用的空间。其中标有“*”号的机构或问题项为选择项,不按机构(问题)分类的,归档章上相应位置直接留空即可。对于归档章的材质和外形,《规则》中没有加以规定,各单位可以方便使用为原则自主选择。
2. 盖章要求在纸质文件中,归档章需要逐件标识 在每一件归档文件上,以明确归档文件在全宗中的“坐标”。归档章一般应加盖在归档文件首页上端居中的空白位置。如果领导批示或收文章等占用上述位置,可将归 档章盖在首页的其他空白位置,但以上端为宜。归档章不要压住文件字迹,也不宜与批示文字或收文章等交叉。文件首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的,也可在文件首页前另附纸页加盖归档章。光荣册等光面印刷文件材料,首页无法盖章,也无法在文件首页前另附纸页,可在材料 内第一页上端的空白位置加盖归档章。统计报表等横式文件,在文件右侧居中位置加盖归档章。
在归档章填写上,全宗号、年度、保管期限、件号为必备项,按照本节档号编制规则的有关要求填写即可,但件号不足4位 的,不需补“0”。页数也是必备项,为归档文件中有字页面的数量,用阿拉伯数字标识。机构或问题为选择项,同样按照档号编制规则的有关要求填写(见图4)
不过,为了方便识读,便于手工管理,归档章保管期限也可以使用“永久” “30 年”“10年”简称标识,机构(问题)也可以用“办公室”等规范化简称标识。在全宗指南中,应将机构名称与相应简称加以对照说明。使用问题简称的,则可根据分类方案,直接填写“党群” “行政”“业务”等 (见图5)。
填写归档章项目时应使用符合档案保护要求的字迹材料,如碳素墨水、耐久性好的签字笔等,也可使用打号机打号。禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料进行填写。归档章中有些项目比较固定,如全宗号、保管期限、机构(问题)等,有条件的单位可以直接刻在归档章上进行加盖,以减少填写项目的工作量。
作者:国家档案局 丁德胜
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