云智枢流程管理系统,支持质量、内控、环境等体系落地和推行,它是如何做到的?快来瞧瞧吧!
云智枢BPKM系统,全称云智枢流程管理系统,是企捷科技打造的一款用于流程综合管理的软件系统产品,帮助企业实现管理要素集约化管理,为业务及岗位高效赋能。
云智枢BPKM系统,不仅科学指导和承接流程管理(流程架构、场景流程、单元流程、管理文档)等,还能有效帮助企业开展多管理体系的系统化管理。
下面从四个方面来阐述云智枢BPKM系统是如何开展体系管理的。
1. 体系要求如何落实到流程中?(过程方法)
首先,企业可通过流程架构设计等方法,将体系可能涉及到的流程/过程全部列出,形成一个具有结构化的完整的流程/过程清单。
【附:流程架构设计方法,可以将企业运营所需要的所有流程/过程,通过分层分级、结构化、系统化的方式,自上而下完整展示出来。(如需了解流程架构设计有关内容,可关注我们的公众号“企捷科技”,查询相关内容。)】
将构建好的流程架构或流程/过程清单,完成在云智枢BPKM系统中建模。示意如下:
此后,在体系管理板块,完成有关管理体系内容的条款录入;在此基础上,将体系条款与流程/过程建立关联。示意如下:
不难看出,云智枢BPKM系统支持管理体系的条款化拆分,最小可细化到a、b、c、d细节条款;在此基础上,明确条款内容是否裁剪,以及该条款要求的理解;然后,再考虑该条款是通过哪个流程/过程(在流程架构中先定义好的)、或哪个管理文档(制度、规定、指南、表单等)来承接和落地——这样便建立起体系条款与流程/过程的关系。
这样一来,在流程/过程详细设计和优化的时候,就很清楚本流程/过程所须遵循的体系条款要求。示意如下:
2. 体系要求如何被综合权衡实现一体化?
云智枢BPKM系统支持体系条款与流程/过程的多对多关系的建立,也就是说,不同管理体系的不同条款,可以同时关联同一个流程/过程。这样一来,在流程/过程的设计优化过程中,就很清楚该流程/过程所需遵从或满足各体系条款要求,结合本流程/过程自身运作的业务诉求,加以综合考虑,从而完成不同管理要求与效率、效益的利弊权衡和兼顾,最终实现一体化。(即:面向不同体系,不需要有单独的管理文件,而是统一在流程/过程文件中加以描述和规范)。示例如下:
再举个例子来说明该问题:
在采购入库环节,按照质量体系要求,需要对入库的原材料做相应检验确认;而内控体系也有要求,需要将实物入库和账务入库做角色分离。
面对这种情形,过往的做法是,会有相应的“检验管理规定”、“仓库入库内控管理规定”、“材料入库作业指南”等文件,在这种情形下,对于仓库管理员来说,将增加理解岗位操作要求的难度,还有可能因为不同文件之间存在脱节、重叠甚至“打架”等问题,导致无法遵从。
用流程/过程的方法,将以上要求全部融入到“原材料入库流程”中,仓库管理员只需熟悉和了解该文件便可——容易理解、容易接受、容易被执行。
3. 如何开展体系文件学习和推行?
目前,很多企业在管理体系、流程/过程的学习与推广落地中,还是通过线下来实现的,存在效率低、学习覆盖不够精准(按部门推进)、跟踪不到位等问题。
云智枢BPKM系统对流程/过程做了数字化处理,可以通过流程/过程查询出所参与的角色和岗位,并通过与HR主数据的对接,进而查询到对应的人员信息;在此基础上,向这些相关人推送流程/过程的学习任务;系统管理员端可以在线监控学习情况。
这一功能很好地解决了学习与推广落地问题。在此基础上,我们将继续增加考试功能,进一步夯实“学习、推广落地”要求。(FDA13485对此有明确要求)
4. 如何实现“知识管理”?
2015版的ISO9001体系中,有如下要求:
根据知识管理的管理理念,“知识”不仅包括管理制度、规定、指南外,还有专业文献、经验、教训、基于历史数据所提炼出来的业务规律等等,通过这些知识的积累及持续更新,帮助企业及员工提升能力,赋能于业务。
云智枢BPKM系统,以流程/过程为载体来管理各类知识,从而形成了“体系条款->流程->知识”的逻辑链条,从而便于基于流程/过程查阅与获取知识。
统一的知识管理视窗:
单个流程,甚至细化到活动,也可非常便利的管理和查询对应知识:
从以上几点不难看出,云智枢BPKM系统,是通过体系条款数字化、流程/过程数字化之后,再构建体系条款与流程之间的关联关系,形成新的管理能力,帮助管理体系有效的落实到业务中去。
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