20/80法则也称“帕累托定律”,是19世纪末20世纪初意大利经济学家帕累托发现的。他认为,在任何一组东西中,最重要的只占其中小部分,约20%,其余80%尽管是多数,却是次要的,因此被称为“20/80法则”。流传最广的一句说法是“80%的收入来源于20%的客户”。
生活和工作中普遍存在着20/80法则。
80%的销售来自20%的销售人员。
80%的时间用在了20%的日常事情上。
80%的事情在20%的高效率的时间内被完成。
80%的效率提升可以来自20%的环节改进。、
… …
20/80法则时刻影响着我们的生活和工作,是我们生活和工作的重要杠杆,能够给我们带来重大的变化。比如,在学习和工作中,我们如果能够处理得当,就可以通过一个小的诱因、投入和努力收获到大的结果或回报。集中精力抓主要问题和关键环节,我们就可以更合理地分配时间和注意力,把那些对我们的工作和生活有很大影响的事情做好,而不是把宝贵的时间和精力浪费在琐碎的事情上。
传统的时间管理法则只是机械地将事情分为紧急的、重要的、不重要的类。但是,却没有帮你区分出哪些事情能给你带来高额回报,哪些根本没有价值。于是,在你辛辛苦苦、按部就班地完成所有事情的同时,你也在浪费你的宝贵时间。
下面是威廉·穆尔替格利登公司推销油漆采用的方法。穆尔起初每月只能赚160美元。有一天他坐下来分析他售货的记录,发现80%的生意是跟20%的顾客做的,并且和这20%的顾客做生意所花费的时间和他同全部顾客做生意花的时间相等。
因此穆尔就把他最没有希望做得成生意的36个顾客转让给别的推销员,他就可能集中精神对待他最好的顾客了。不久他每月赚1000美元,继而成为美国西岸最好的推销员。他从没有放弃这条原则,最后他成为凯利·穆尔油漆公司的董事长。
80%的收获来自20%的时间,80%的时间创造了20%的成果,如果这是真的,我想很多人都会感到惊慌和沮丧了。他们不能相信在自己80%的工作时间所做的事情仅仅带来少得可怜的20%的工作成绩。他们急于从自己的工作时间表里找出那最有价值的20%的时间,并努力将它扩大到40%,50%甚至更大的份额。要怎么达成这样的目标呢?你首先要做的就是重新审视自己的工作时间表。
工作时间表上记录的密密麻麻的事情中到底有多少是有价值的呢?对于你付出的时间它们给予回报了吗?你知道哪些事情对你很重要,是“高价值的?哪些是阻碍你发展和进步的,“低价值”的时间浪费?
如果你在时间管理方式里加入一点点的经济观念的话,你就会发现仅仅将所有工作罗列出来再一一完成并不是最好的时间管理方法。如果你想要获得更大的成绩,而不是成为一个庸庸碌碌的“事忙”,你就需要抛开那些低价值的活动,将你的时间花在高价值的活动上—那些真正能给你的生命带来成功和喜悦的事情。
当你认识到哪些事情是骗走你宝贵时间的低价值活动,你就要像清除衣橱里过时、廉价的旧衣服那样,毫不客气地将它们丢掉。不论在别人眼里它们多重要、多紧急,你都要告诉自己“那是低价值的时间浪费”。最常见的低价值时间浪费有以下9种情况:
(1)别人希望你做的事
事例:老板让你代替他去参加一个会议,在这个会议上你既不用发言,也不会获得有用的信息,甚至不能结识一些对你有所帮助的人。
传统看法:这是老板的信任和器重,你一定不能推辞。
80/20看法:这对你没有帮助。如果你很空闲去去也无妨,不过等你到了规定时间交不出报告的时候,老板决不会认同你拿这件事作为未完工的理由的。
(2)千篇一律、例行公事的事
事例:复印开会所需文件,再分发给所有部门
传统看法:明天就要开会了,各个部门必须尽快拿到资料。
80/20看法:也许这是紧急的事,但是你完全没有必要花费整整2小时复印几十份资料,发封电子邮件让各部门自己打印去吧。
(3)可以统一处理的事
事例:本月员工的工资收入有些变动,许多人拿着工资单来找会计要求解释
传统看法:会计有义务给大家解释清楚,因为只有他清楚每个人的税费扣缴情况。
80/20看法:与其占用大量时间一一接待来咨询的同事,不如统一发一个电子邮件,说明详细的扣缴规则。
(4)枯燥乏味的事
事例:遭遇冗长无聊、东拉西扯的会议。
传统看法:即使会议内容和自己无关也要听下去,这样才显示出你是关心公司动态的。
80/20看法:你还有很多很多真正紧急的事情要做。如果不能悄悄逃会就只能在会议上开开小差,阅读一些有用的文件了。总之,不要为这个无聊的会议浪费宝贵的时间。
(5)别人都不感兴趣的事
事例:上司希望你负责每周为同事提供一些有价值的资讯公布在布告栏上,3个月后反应平平。
传统看法:你应该坚持下去,不管你对这事怎么看,毕竟上司认为这样做有意义。或许你做得还不够好。
80/20看法:没有收效的事再继续下去毫无意义。向你的上司直言不讳地讲明你的观点。
(6)所花费时间远远超出你的预计,但是还没有完成的事
事例:谈判多次都不能签约的难缠客户。
传统看法:既然你已经做了大量的工作,你就应该善始善终地做完它,半途而废太可惜了。
80/20看法:如果花费时间超过预计时间一倍以上,这个项目的含金量就大打折扣了。你完全有理由放下这根糟糕的鸡肋,否则你耗费的时间和收效将更加难以平衡。
(7)下属的工作没有品质保障
事例:下属提供的报告错得一塌糊涂。
传统看法:帮助下属修改报告是你份内的事,如果实在来不及,你甚至需要自己重写一份,这是你份内的工作。
80/20看法:请有经验的下属指导他或者就此换将好了。总之,不值得为这类没有回报的事情花费你的宝贵时间。
(8)未经筛选的电话
事例:周末上司来了3个电话,其实每次交代的事情都不急,完全可以等周一再处理。
传统看法:既然上司命令马上办理,就只能放弃休息了。
80/20看法:使用答录电话或者手机来电转接功能。很多工作狂老板会在深夜或假日给下属打工作电话,而毫无愧意。让他们见鬼去吧!
哪些事情是真正值得花费时间和精力处理的呢?下面的情况你都想到了吗?
①提升生命大目标的事。
②你一直想做的事。
③付出20%,收益却占总收益的80%。
④能大大节约时间,或者可以使品质大大改善的创新。
⑤千载难逢、稍纵即逝的事。
或许你还有其他对你来说真正重要的事情没有列出来。比如和亲人相聚、与情人共度一个没有电话干扰的周末、在非常疲倦沮丧的时候请假上街逛逛。当然,你还要充电、进修、补习……总之,你应该将时间用在那些让你真正感觉快乐、成功和满足的事情上,而不要让枯燥、低效的例行公事占据你时间的绝大部分。
重新给你的时间下个定义吧。你会发现,那些低回报的事情你做得越少,你的前途就越明朗。
联系客服
