信息化项目甲方采购的准备与实施（下）

先对上篇内容做两点补充：

1. 在方案初步筛选阶段，甲方可能会向乙方提供一些内部材料供分析，比如业务流程、制度、管理办法等，同时，乙方后续提供的项目建议书也希望仅供甲方内部评审，双方都希望信息只限于项目本身的工作范围，不希望对外传播。为此，双方在开始相关工作之前可以签署相互保密协议，对双方提供的信息约定一个保密期，需要保密的信息包括但不限于：书面、电子邮件、传真、口头或其他有形或无形方式提供的。
2. 在采购准备阶段，如果是软件原厂卖产品+合作伙伴实施的项目，甲方可考虑采用软件和服务打包采购的策略，即把软件产品与实施服务作为一个整体采购，招标文件中约定采购软件的版本、用户授权数量等内容，这样软件采购的具体工作就由投标人（通常是实施厂商）自己控制了。一是甲方可省去自己与软件原厂谈价格和采购等工作，二是实施厂商与软件原厂或有一定的商务约定，实施厂商为获得更好的收益会与原厂做更多价格沟通，同时，原厂为协助实施伙伴打单，或也有一定价格优惠方面的考虑。不过此策略需关注实施厂商是否具有软件销售的经营范围，有部分厂商仅能提供实施服务，没有销售产品的经营范围。当然，如果甲方自己有更好的议价能力，可以直接向软件原厂采购。

以上是两点补充，现在开始下篇的正文。

  5    采购

当项目具有一定规模时通常需要招标采购，招标采购的具体工作主要包括：发招标公告、售卖标书、安排开标场地、收退投标保证金、抽取评标专家、组织评标、发中标通知等，工作内容也比较多，甲方通常可以委托专业的招标代理服务机构，在由招标代理机构完成具体招标工作的情况下，甲方在此环节反而较为轻松，特别是如果企业自己有招标公司或者部门的话就更省心了。我司的招标贸服事业部专业认真，所以业务很好，需要相关服务的可以联系他们。

这里需要特别说一下的是时间，无论公开招标还是邀标，按招标法规定，都需要给投标人留出准备投标文件的时间，至少20天，而发标前甲方编写（技术规范书往往两、三万字以上）、内部评审招标文件都需要时间，中标后甲乙方签约的过程也需要时间，所以信息化项目从酝酿筹备开始到希望上线的日期，一定要考虑招投标这个过程所需要的时间，要给项目执行留够充足的时间。

关于项目执行，乙方项目经理的重要性毋庸置疑，而其中项目经理的沟通表达能力是尤为重要的，那么甲方可以建议投标人由未来将派到项目上的项目经理讲标，在此环节，甲方可以对乙方项目经理做一定程度上的评估，并或可作为评价投标人的考虑内容之一。

对于小规模的项目（金额相对不高），按照各企业的采购管理办法，通常可采用询价谈判、直接采购等更简单快速的方式，但对供应商的选择标准、评价和确定过程要与招标方式一样的严格和严谨。一般都会按制度成立跨多部门的采购小组，由信息部牵头组织工作会议并展示厂商提供的资质、案例、报价等材料，经多方多次讨论和评审后，最终通过评分表的方式选择出符合要求的供应商。

  6    签约

信息化建设项目的合同通常至少包括常规商务和项目工作说明书（Statement of Work，以下简称SOW）两部分。

首先，合同的商务部分除包括常规的商务和法律等条款外，项目金额的支付条款是双方商谈的重点之一，支付的次数通常与项目执行的重大里程碑相对应，例如：

• 首付款：双方签约后支付。一般也会同时约定乙方的进场时间，比如双方签字盖章后在多少个工作日内乙方项目组应进场开展工作；
• 方案款：经过乙方的需求调研，乙方编写项目蓝图、业务流程等各种设计材料提交至甲方评审，评审通过后支付；
• 初验款：例如系统上线后3个月，基本运行良好，初验通过后支付；
  
• 终验款：系统稳定运行约定的较长的一个时间后，终验通过后支付；
• 尾款：通常在免费质保期结束后支付。

每个里程碑的完成需要有对应正式的书面文字确认，如验收报告等，并需要甲乙方项目经理签字或盖章。每次支付的金额比例双方根据项目情况具体商定。支付条款在金额基础上还可以进一步明确增值税的税率。

商务部分甲方还有一个关注点是对乙方人员的流动进行约定。项目执行中，乙方项目组关键成员离职往往将给项目带来巨大影响，为尽可能规避此类风险，合同中通常约定，乙方应保证其工作人员、专家的稳定性，未经甲方书面同意，不得更换任何人员，并且若乙方擅自更换人员严重影响项目进度、工作成果质量的，甲方将进行追责。

然后就是极为重要的SOW了，SOW是合同的重要附件，一般由乙方拟写，甲方评审，通常都需要反复修改若干次方能定稿。SOW的核心作用是甲乙方明确更为具体的项目执行计划、方法、需求与落地实现的匹配、资源投入、交付物、验收标准等内容的细节。如下是一份常规SOW的大纲。

如下是一种需求与落地实现的匹配。

虽然甲方需求以及乙方响应在采购环节已很大程度上明确了（如招投标文件），但在项目执行层面上，有些内容往往还是不够细化，这些不够细化的内容有时就会成为项目执行过程中产生分歧的隐患。

所以在一定意义上讲，SOW能做多细就做多细（比如：系统某些查询界面有哪些查询条件，查询结果表格是否有合计值以及是否排序，服务器等硬件的到位时间，交付文件清单，等等），但凡想到的或者感觉模糊的地方都要在签约商谈时提出来，大家商定后落在纸面上，这是对甲乙双方的“保护”。

对一些项目关键路径上特别重要的工作（如某关键功能的开发进度直接影响着相关其他模块或系统的集成），经甲乙方协商，在乙方资源支持能力范围内，可以在合同中进一步明确约定一些阶段性重要功能的交付日期（如不迟于某日期），这样有助于乙方对相关工作提高优先级和加大资源投入。

合同草拟和附件编写以及评审也需要一段相应的时间，后续甲乙方应密切协作，尽快完成合同的审批和盖章，以便留出更多的时间用于项目执行。

最后，经过本文上下篇简介的一系列工作（实务中会有更多细致的工作内容），甲乙方建立了合作关系，大家成为一个团队，开始为共同的目标一起努力（系统如期上线、长期价值体现）。