时间管理的本质是对外管理事务、管理合作关系,对内管理自己。
哈佛有句这样的谚语:‘一天的思考胜过一周的蛮干’
如果每天花1小时在时间管理上,结果只能省20分钟,这生意没法做。所以我的理念是:养成小习惯,让你不知不觉中就把时间管了。
为什么要做计划?计划有两个基本的功能: 规划和备忘。
规划,是制定出实现目标的有效路径;备忘,则可以帮助你执行时方向清晰、全情投入。
《高效能人士的七个习惯》:“任何事情都是先在头脑中构思,也就是智力上的第一次创造,然后再付诸实践,也就是体力上的第二次创造”。
对你未来要达成的目标,以及达成路径,进行头脑中的第一次创造的过程,我们就可以把它叫做计划。在时间管理中,你还要把头脑中的计划,落实到纸面上,也就是可视化。人的大脑,就相当于电脑的内存,是用来运算、处理信息、指挥身体的,如果你用它来记忆存储太多信息,会降低它的工作效率。把计划可视化,本质是帮助你释放“内存”。也就是:用你的头脑来制定计划,用可视化的计划表指挥你的行动。
极简的项目管理表
当然,对于那些只需要被动响应、执行的工作;或者是简单重复,每天变化不大的工作;或者那些很快就能完成的小工作,你不需要花时间去做计划。
但如果当你需要完成的工作是比较复杂的、时间线比较长的,比如“利用一个季度的时间,提升5%的订单转化率”等,那么一个事前计划就很有必要了。
通常我们会把这种工作称为一个项目,以项目为单位做计划,有两个最基本的动作:分拆子项目和设定截止日期。
分拆子项目是为了让一个复杂的项目,变得清晰、可行,完成分拆后的工作包,能给你带来阶段性的目标感、成就感。
你可以按照项目的工作内容属性,进行分拆。比如说,如果你是一个行政专员,你要进行年会筹备,这件事就可以分拆为:选场地、排节目、买礼物等等。
不过总的来说,把项目变成并行,要比把项目变成串行更有效率。
就好比你要准备晚饭,可以先把水烧上,烧水的同时淘米、洗菜、切菜,这就叫并行,水烧开了,菜也备齐了。而串行呢,就是说先淘米、再洗菜、再烧水、再切菜。
不过,不管是哪种拆分方法你都要注意三点:
首先,在计划阶段,不宜把工作和时间节点拆得过细,时间颗粒度一般到计划周期的下两级就行了。 例如,长度是一年的计划,按月去安排;季度计划,按周去安排。
其次,项目分拆应该尽量做到“不漏不重”。
如果是复杂的项目,你在把项目分拆完之后,就得反过来问自己一个问题:“这些事都做完了,是不是代表工作就完成了?”
比如,我拿刚才年会的事情来说,你把项目拆分成了年会的选场地、排节目、买礼物等等大模块。结果,很容易就把邀请嘉宾这个很小的细节给落下了。
不重,就是说各个子项目,尽量是相互独立的。咱们还是拿年会准备为例,如果你这么分:表彰优秀员工和买礼物,就属于一个糟糕的分法,因为表彰优秀员工的奖品和年会抽奖的礼物,其实可以归为一类。
最后,如果你的项目需要别人配合完成,分拆的颗粒度可以跟着人走,要责任到人,而且是一个人。
可以出现一个人负责两个子项目的情况,但不要出现一个子项目有两个人负责的情况。如果出现多人负责,你要么把项目再拆细,要么,干脆指定一个全权负责人。
分拆完子项目之后,你需要把每一个子项目设置截止日期。
我观察到很多高效率的人,哪怕是第一次遇到的项目,也会给自己安排一个截止日期。就算没有完成,但至少有了概念,下次再遇到类似的事,预估的时间就会合理很多。
如果在你的计划中,需要别人的协作,请不要忘了在一开始,给对方也设置截止日期。这里有一个小技巧,如果你是很生硬地说:'哎,那谁谁谁,三天之内把东西交上来。'一般而言,对方是很反感的。你可以这么问对方:'那你看你什么时间之前能够做好?'
除了分拆子任务和设置截止日期两个基本动作,我还有两个小建议:
写下这个任务或项目的相关方,并且设置进度提示。
相关方指的是跟这个任务或项目相关的人,一个项目越复杂,涉及到的相关方越多。如果不写下来,有可能你会忽略掉,这么做是帮你在一开始就把你的计划,放在一个组织的系统中去考虑,避免考虑不周,也能够提醒你及时跟相关方同步你的工作进展。甚至有必要的话,你可以把这部分的计划和截止日期分享给相关方。
对于设置进度提示,我自己通常用excel做这张计划表时,会空出一栏,用颜色来提醒自己。比如,严重拖后腿的工作,我把它标成红色,正常进度的我标成绿色。不要小看小小的色块,它可以非常直观地告诉你,你的计划,是否需要调整。
日历表
如果说,项目管理表,是从事情本身出发,帮助你规划行动步骤;那么日历表,就是帮助你从时间的维度,来锁定重要的事情。
日历表要怎么使用呢?
首先,最重要的事先安排。
就好比你要往一个桶里装大石头、小石头和沙子。重要的事情先安排,就相当于先往桶里放大石头,再往缝隙里放入小石头和沙子。如果你的生活和工作,充斥着琐事,那就相当于先往桶里放沙子和小石头,那么很可能,大石头就塞不进去了。
这里说的重要的事情,有两类。 一类是短期需要完成、对工作结果有直接影响的。二是短期可能对业绩提升、个人表现没有明显的帮助,但一旦长期投资,就会形成巨大红利的事情。
如果你是一名销售,那么除了短期降价促销,从长期来看,开发更多渠道,多拜访客户联络感情,就是你的长期投资。
还有一类的“大石头”要放,那就是不能错过的重要的时间节点。比如对销售来说,是客户的生日。
你可以根据自己具体情况,按周或者按月,梳理和安排这些重要事情,在放完了这些“大石头”后,再安排其他的事情。
其次,好的计划是有一定余地的,是有缓冲地带的。重要的事情,杀鸡用牛刀。
《稀缺》:我们的大脑,处理信息的能力是很有限的,而如果你的时间过于紧张,过于忙碌,你的前瞻性、认知能力等等就会出问题,人会变得短视,在遇到重要事情时,不能做出正确的决策。
关于如何给自己留余地,我的经验是, 留出20%的缓冲地带。 比如,我一周拼尽全力,可以完成十个任务,那么我一般在一开始,就会计划完成八个。
最后,还有日计划, 也就是你这一天的任务清单。
结合你的项目管理表和日历表,每天早上,在记事本里,写下这一天必须完成的事情。每天工作结束之后,把今天完成的工作在本子上划掉。你可以根据自己的习惯,在电脑、手机上做,或者在纸上做,关键是你需要把“做计划”的习惯坚持下来。
本讲小结
总结一下,在这一讲,我和你分享了两个做计划的好工具,分别是:
项目管理表和日历表。
关于项目管理表,你需要分拆子项目,并且设定截止日期;关于日历表,我和你分享了三个经验,分别是:
重要的事先安排进日历、在计划中留出一定的缓冲地带、做好日计划。