规范合同管理，防范法律风险

文/陕西融德律师事务所 朱明远

如今，我国市场经济发展迅速，企业的经济活动十分频繁。伴随着经济活动的开展，企业会与其他民事主体签订一系列合同文件，这其中涉及到企业经营的各个环节，比如方案设计、采购、生产、销售等。各个环节中可能涉及到多种合同，比如委托合同、买卖合同、承揽合同等等。而有些企业，尤其是一些中小企业，由于合同补充或修改文件保管不善或者书函往来记录未及时归档保存等原因，在发生合同纠纷时会面临举证不能的法律风险。正是由于企业对外签订的合同种类多、时间跨度大、数量大，因此规范的合同管理制度对企业合同风险防范十分重要。

通常，企业合同管理存在两大问题，一是对合同相关文件保存不完善。企业可能由于受文件形式影响，而忽视部分文件的保存。二是企业合同管理制度不规范。部分企业对合同没有规范的编号统计，有时各项文件不能及时、科学归档。为此，建议企业从以下两方面着手，规范合同管理：

一、妥善保存合同文件，加强合同动态管理

首先，合同文件包括合同文本、补充协议、各种有效的会议纪要、合同审批表等，这些文件应编号保存。

其次，文件往来签收记录应一并保存。要本着谨慎的原则，对各种文件往来要注意有效签收并妥善保存好原件;同时做好各项记录，如施工中的工程签证、设计变更、支付凭证等，要保存好各种相关证据，减少将来处理合同纠纷的成本。

最后，在履约过程中应及时地发出必要的书函。这是履约的需要，也是合同动态管理的一种手段，是企业自我保护的一种有效方法。？履约中的各种书函，能够对合同履行过程形成动态的佐证，也可以作为日后的证据。

二、规范合同管理制度，建立合同统计、监督和入档制度。

建立完善的合同统计制度。合同统计可以按照项目进行，对每个项目的合同统计签订时间、合同相对方、双方主要义务、履行义务时间节点以及目前履行状态等。企业可根据实际需要自主安排。合同统计是为了能使公司领导和相关部门全面、及时了解公司的合同动态，更好地监督合同履行，防范合同法律纠纷的出现。

建立合同监督机制。如果缺少合同监督机制，就会使得合同签订后的合同行为一直处于自律状态，没有一个有力的外部力量来督促合同履行。企业应定期对各部门的合同履行行为进行监督跟进，总结合同履行的正常率、异常率，建立合同履行的预警机制，尽量将合同争议解决于诉讼之前。

建立合同档案管理制度。合同档案管理对项目的顺利完成具有重要意义。合同文件的保管应遵循科学分类、及时归档、完整保管的原则。包括本文第一部分所说的各类合同文件、书函和往来记录，企业可以根据项目进行分类，在合同履行中及时将其归档，并编号保管。通过规范的合同保存及动态管理制度，防范相关法律风险。

律师简介：朱明远，西北政法大学民商法学硕士。

专业领域：公司运营、并购重组、企业改制、破产清算等公司法律事务，合同法律事务等。