作者:傅一平
近日,新东方年会上6名员工演唱《释放自我》的视频疯狂刷屏,歌词中唱到:干的累死累活,有成果那又如何,到头来干不过写PPT的,要问他成绩如何,他从来都不直说,掏出PPT一顿胡扯……这似乎戳中了许多职场中人的痛处,也成为关注热点。
基于PPT制造虚假数据、美化指标、夸大业绩的现象肯定有,但其本质是一个管理问题,跟PPT本身没有多大关系,如果真的严重到这个程度,那这个企业的管理水平也真是很低了。
PPT其实仅仅是一种向第三者表达事实和观点的工具,在任何一个公司,只要超过一定的人数,就需要大量的协作,而PPT是一种获得关键干系人认可的手段。
只有获得认可,真正干活的人才能获得做事的资源,即干正确的事比正确的干事重要,所以有时候写ppt的比干活的的确重要的多,回到个人,你的工作做的再好,如果表达不出来,一样不行。
因此,只要需要协作沟通,即使没有PPT,也会有APT、BPT、CPT等的出现,这是不以人的意志为转移的,而且现在我们的协作可不仅仅是依赖PPT,还有WORD,EXCEL,邮件,微信等等。
它们的本质都一样,只是适应了不同的场景,PPT用的比较多,仅仅是因为其表现力较强,再加上历史形成的习惯。
为什么需要表现力?
因为PPT汇报的场景大都是专人人士向非专业人士汇报,下级向上级汇报,特别需要让领导听得清楚,看得明白,否则领导怎么有效决策?
如果你说可以用口头表达,那我问你怎么用口头来跟领导解释清楚区块链?在领导与员工人数1:N的情况下,PPT必须快速简洁的传达出希望表现的东西。
但即使大家都懂这个道理,仍然有那么多的人抗拒PPT,为什么?
新东方的段子可是引起了很多人的共鸣。
因为大多数时候,写PPT的工作是要让你脱离工作的舒适区,进入学习区,甚至恐慌区,而你已经习惯了在舒服期工作,人天生就怕不确定的事物,这是情绪的最直接反应。
比如你原来回家从不看书,就是看电视玩游戏,某天突然要你看书,就会有点不舒服,现在还有个领导逼着你,你能不抗拒吗?
比如你原来从不做总结,现在让你总结下,你也很慌,觉得捣鼓不出什么东西,还会埋怨,我的工作领导你还不清楚吗?
但事实是,你不做总结,领导很多时候真不知道你在干嘛,这不是贴不贴近一线的问题,而是沟通效率的问题。
最里面一圈,“舒适区”,对于你来说是没有学习难度的知识或者习以为常的事务,自己可以处于舒适心理状态。
中间一圈,“学习区”,对自己来说有一定挑战,因而感到不适,但是不至于太难受。
最外面一圈,“恐慌区”,超出自己能力范围太多的事务或知识,心理感觉会严重不适,可能导致崩溃以致放弃学习。
写PPT强制让你进入学习区甚至恐慌区,可以具体总结为以下四种情况:
第一,怕与领导交流,因为交流就意味着有可能暴露自己的弱点,你会想如果写不好,领导是不是对我会有看法,从而破坏了自己的美好形象?目的论有时害死人。
第二,担心能力不够,无论你是综合文秘、专业人士或管理人员,都有自己的专业方向,你在自己专业方面的认知深度大多时候决定了PPT的底蕴。
你经常会发现自己所谓的专业一到写PPT就感觉没料,只得绞尽脑汁的炮制一些亮点,假如给你一个全新的课题,会更加不知所措,专家有时也写不动,这是能力缺失的表现,提醒你需要更新自己的知识体系。
第三,总结提炼不行,你虽然很懂,但缺乏基本的写作和汇报技巧,比如金字塔,三段论等等,你不知道如何进行内容抽象,拟定目录,搜集素材,组织文字,把你想说的表达出来,你从心里就排斥这些。
这个其实跟接受的教育有关,我们从小就没怎么学习过有效表达,文章都是给批卷的看的,而不是给普通人看得,阅读也极度缺乏。
第四,缺乏思考习惯,即使你已经具备前面三点,但写PPT是基于大脑存储的历史知识+新知识情况的一次连接,你得进入深度思考的状态,甚至进入心流。
如果你平时事务工作为主,思考训练的太少,就会觉得心悬在空中,不是说高手就不会恐慌,但他们能尽快的进入状态,知道只要坐在那里,就能抽丝剥茧的写出来,这种信心是练出来的。
就好比我写这篇文章,每次写公众号文章其实完全没底,但只要能坐在书桌前,就成功了一半。
其他一些PPT的撰写技巧,基本都是形式上的,也是最容易掌握的,一般大公司都有PPT模板,不要在那上面花费太多功夫,COPY下人家的,然后写多了就成了套路。
作为职场人士,如果你从来不用PPT来表达观点或者争取资源,其实已经不是简单的写PPT的问题,而是涉及你的格局、能力和思考习惯问题。
笔者其实挺赞成这句话:不要用战术的勤奋来掩饰思考的懒惰,你对领导说,我觉得写PPT是浪费时间,大多时候意味着你根本不懂PPT。
下面是笔者总结的四种“你很慌”的场景,看是否似曾相识?
第一种:你和上级都不知道要写什么,比如你的上级突然接到一个命令要代表公司去做一个演讲,但这个演讲的主题你们都不太熟悉,因此你很慌。
第一种:你知道要写什么(或者是上级布置的),但还没想清楚框架提纲,比如你的上级要跟公司汇报2018年工作成果,你得去提炼目录要点,因此你很慌。
第三种:你已经了解清楚框架提纲了,但缺乏表现素材,比如你要汇报一个技术方案,但论据还需要搜集完善,因此你很慌。
第四种:你素材都有了,但不知道如何更好的表达,比如你写了太多的文字,上级看了云里雾里,因此你很慌。
最后,我们来谈谈如何提升PPT的能力呢?
从“道”的角度主要有三点:
第一、提升自身格局
无论是你汇报,还是你写领导汇报,你都需要尽量减少跟领导的信息不对称,能跟领导在同一水平线对话,因此,你得不停的提升自己的视野。
比如主动参加领导的会议,研读各种年度总结和计划,主动了解公司战略规划、部门定位及科室定位等等,主动了解领导的想法,看看他对你或者你的团队的期望,尽量能站在他的肩膀之上看问题。
第二、提升专业能力
持续提升自己专业的能力,主动了解行业内竞争对手或领头羊的行业动态,结合自身实践整理并汇总形成自己的独到见解,这是你写PPT的基础,很多PPT汇报的时候,领导会跳出PPT本身从不同的角度咨询相关问题,这对于你的专业能力是个挑战,你是真懂还是半桶水一问便知。
要尽量扩大知识覆盖面,他山之石可以攻玉。有时候跳出圈子多看一些东西,才会让你比圈子里的人想的更多。
比如对于其它部门的业务也应有所了解,因为PPT会涉及大量的协同内容,领导也不一定熟悉你的专业,不会就着你的专业问专业的问题,因此要努力成为T字形人才,最近笔者有机会研读一些其他部门的报告后,就感觉人家的工作意义也很大,都不容易。
事实上,笔者认为很多公司的年度、年中的PPT报告技术含量是相当高的,大家都说写一次PPT就算是剥了一层皮,但我们很多的工作思路和创新点子其实都是在写这种PPT的讨论及反思中悟出来的,你甚至还得感谢一下PPT给了你这一次深度思考的机会,而平时的思考惰性太强了,人不被逼急了,有时候出不来真功夫。
第三、提升通识能力
通识能力包括的内容很多,笔者这里特别强调换位思考,现在西方盛行一个词叫做谦卑,比如写PPT,就是你总是能够时不时的跳出自己的身体,去观察你自己写的东西:我写得主题是否偏离了领导的要求?我写得这段话人家能理解吗?我写的建议是否是一厢情愿?我列出的这几个数字经不经得起推敲?
很多PPT没法让人信服,就是因为你总是站在自己的角度看问题,总想着毕其功于一役完成任务,PPT上表现出来的文字就很傲慢。
除了态度上,当然还得进行点逻辑表达的训练,金字塔原理总是要去学习的,把你要表述的内容整理成为具有调理的“故事”,无论是逻辑上的还是时间上的,PPT切忌杂乱无章,一定要让别人看得懂,这也算是一种谦卑。
从术的角度也有三点建议:
第一、多与领导沟通
PPT是领导者全部业务能力的集中展现,往往反映了领导的最深层次思考,他的学识和视野,是一般的人无法达到的,你撰写的PPT就要精确的为他负责,要敢于对于领导的要求进行持续的确认。
比如领导提了想法,你最好先拟个提纲确认下,你越是没把握,就越需要反复的确认,能提前就提前,抓住一切领导空闲的时间,这是一种谦卑的工作态度,也是高效率的信息获取方法。
第二、优先框架提纲
一个PPT只要有了骨架,后面的每页就是填充的过程,骨架能确保方向和主题不会出现偏差,有的领导会给你骨架,有的领导可能只给方向,无论如何,你都得先搭建出自己能接受的一个逻辑自洽的框架,这是PPT的魂,有了魂人家看你的东西才有脉络可循,以下是笔者当初牵头写的一个示例:
大量的PPT是需要合作的,有了这个骨架你也才能分配好工作,确保大家劲往一处使,PPT越重要,骨架的制定的就要越细节,其绝对是深度思考的结果,记得有一年为了写一个重要的PPT,跟同事讨论了一天的目录提纲,这个时候,你就成了这个PPT的产品经理。
第三、对业务要有推动
任何PPT始终要坚持内容大于形式,对于实际业务有推动作用,讲完PPT,一定要能得出结论,切记泛泛而谈。
PPT开头就可以直接挑明本次的汇报要点,比如“对于大数据平台的存储现状进行分析,给出三阶段存储压降的演进方案”,然后再给出决策事项,比如”阶段一采用XX技术瘦身压降存储YY%,是否同意?”,其实形式不重要,关键就是要让PPT达到你的目的。
不少人形容有时候写PPT变成了雕花,那你也得搞清楚雕花的本质,到底是没多少干货,还是自己讨厌总结?
如果是前者,写个PPT可能还对你有好处,知道自己其实没干啥活,雕花都雕不出来,得加油啊,如果是后者,那的确要多锻炼下,写PPT大家都慌,但只要你有才,多加练习,接了任务往那案头一坐,还是会思如泉涌的,写PPT特别容易进入心流状态。
当然,很多PPT写到最后的确成了雕花,但这个度不好把握,一个PPT改个7,8遍的情况也是很多的,咬文嚼字,强迫对仗都是习惯问题。
领导一般会追求完美一点,做事精益求精的风格会体现到PPT上,只要没到正式汇报就会一直改 ,PPT也绝对是边界效益递减的工作,但通过PPT这种形式汇报工作也绝对是体现自身价值和争取资源的好机会。
但最关键的还是要有内涵!
刻意训练说的好,你只有经常在学习区工作,才能持续的成长,才能持续创造新价值和新内容,学习能力始终是你以不变应万变的王牌,比如在最短的时间内找到相关信息并且消化掉,表达出领导希望表达的东西,同时如果想减少点表达的痛苦,那每次日报、周报,月报都是锻炼的机会,就看上不上心了。
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