如何克服拖延？

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如果在项目执行的过程中，有一人拖延时间，就有可能会影响整个团队的工作。所以在给员工布置工作之前，管理者应该事先估计一下完成该项工作需要的时间。



然后在布置工作任务时，向员工提出时限要求，员工要在规定时限内完成该项目的工作任务，否则将要受到处罚。这样，员工就会抓紧时间工作，因为他需要在有限的时间里把任务完成好。


02


没有时间限制目标，即使量化再好，也可能会是目标实现之日变得遥遥无期，而且不知道该做什么样的行动、什么样的力度去追求。同一目标，达成的时间是长还是短，那么他的行动计划是完全不一样的。


团队管理中，“主管口中发出的话”与“下属耳里听进的话”往往是不一样的。项目主管所谓的“尽快”是下班前，而下属的认知很可能是本周末之前。


主管要下达的指标非常多，根本没办法规定最后期限。所以，下达指示时，为规定最后期限很正常，但是在自己等得不耐烦之前，养成后续追踪的习惯是很重要的。向下属追踪后续情况时，绝不可以用生气的口吻询问，应该直接询问事情的进展，而且询问时，不可以问：“进行的如何了？”应该问：“什么时候可以提交报告呢？”


当然，避免下属做事拖拉的最好办法是，下达任务时规定最后期限。而且这期限不是由主管做出，而必须由下属自己承诺。因为人对于自己亲口说出的话远比对他人强加的约定，更能遵守承诺。换句话说，下属对主管做出了承诺，就会努力遵守最后期限。


03


要让负责的下属遵守最后期限，有个方式非常有效：就是利用便利贴，让他们“写下了”。使用小长方形的便利贴，与下属谈论工作时，直接递出便利贴，让他们写下事情内容及最后期限，然后贴在笔记本上。


关于最后期限的确定，你只要有自己的方式即可。有很多位下属的主管可以这样做：把写着完成预定日的便利贴，全都贴在画有每月日程表的白板上。由于是自己写下的最后期限，负责的下属不仅可以减轻心理负担，而且又会给自己产生必须遵守最后期限的压力。


即便给定最后期限，也有一些员工会拖延，一些人甚至会有拖延症。拖延症患者做起事情，往往非常率性，由着自己的性子。缺乏一定的自控能力，是拖延症患者的典型心态。而且，他们总能找到各种各样拖延做事的借口，放任自己的低迷状态。如何克服拖延症呢，可以为员工提供以下方法：


1做好准备
在开始工作前，将工作任务加以分解，再将工作的每一步骤列成清单，并事先做好充分准备，备齐所需物品，这样在工作完成之前就不必起身到处找东西。做好充分准备是按计划工作的有力支持因素。


2从最棘手的事开始


当最棘手的问题被克服并完成后，再用余下的时间去完成其他工作任务就显得轻而易举。


华为客户服务部的王克（化名）说出了他的经验：“我从制度的任务清单上了解相关事项，确定清单上最棘手的任务，即花费最多时间或付出最大努力的任务，然后从该任务开始实施，直至完成。相比之下，清单上的其他任务就很容易完成了。”


3培养完成工作的紧迫意识


很多人克服了拖延的恶习并开始着手工作，但他们永远无法坚持把工作作完，特别是工作收尾阶段临近时，他们会找到越来越多的借口和理由来拖延最后5%或10%的工作任务。其实，当最后一个细节完成时，人的大脑释放出内啡肽，人会感到异常轻松并充满成就感。


在华为，员工们习惯于为任务设定一个清晰、明确的截止日期，以此将任务完成期限置于潜意识中，这种潜意识激励着他们坚持按时完成任务。


4保持快节凑
当一个人加快行动步骤而不是维持平常的节凑时，他将完成越来越多的工作，这令人感到惊奇。事实上，如果一个人继续强迫自己更努力、更快速地工作，他将更加自信，并在较短的实际内完成更多工作。在华为，员工们有目的地规划工作，保持工作中的快节凑，这是期获得高效率的关键。


5为意外事件留有余地
有些人要求工作尽善尽美，又强迫自己在短期内完成，将自己置于强大的压力下，但却低估完成计划所必需的时间，完成不考虑发生意外的可能性，而恰恰是这些意外事件使计划泡汤。


在华为，员工们为了避免出现这种情况，会在开始工作之前列出详细的工作进度表，预计实现每阶段工作所需要的时间，包括可能出现的问题或意外。


用一句话说明如何战胜拖延：“专心做重要的小事。”


“专心”是提醒大家对抗冲动和分心，“重要”是提醒大家只做有意义的事情，“小事”是提醒大家把困难的任务转化成可行的小事，把漫长的项目拆分成具体的步骤。


所以这八个字里，已经呼应和对治了加拿大的斯蒂尔教授那个“拖延公式”里的4项主要成因：信心不足、动力缺失、冲动分心，回报遥远。