在写工作总结报告之前，我们首先要了解工作总结报告的主要内容、其次要掌握工作报告的撰写流程、最后还要注意几个要点。
一、工作总结报告的主要类型和内容
工作总结报告的目的是对于一段时间内，对于一个项目、一个团队、一个部门甚至一家公司的工作开展情况进行总结分析。一份工作报告需要提供确定、具体的信息，工作总结的内容主要分为：标题、摘要、正文（包括：近期工作开展情况、主要问题、改进措施）等。
二、撰写工作总结报告的流程
（一）做好充分准备
1、研究公司的工作报告制度
有的公司的内部公文系统或邮箱里，有对于工作报告撰写的要求、格式等，即便没有，也需要了解近期本部门、本岗位工作报告的撰写的基本要求。这样是为了保证工作报告有基本的规范和格式参考。
2、收集撰写工作报告的素材、数据
一份专业、详实的报告既要有文字，也要有数据分析，所以在写报告之前收集材料和数据是必要的，如果你是一位部门总经理，还需要将部门内各个团队的工作报告收集起来，进行分析、汇总。
（二）概述报告
1、关注成本和进度
无论你在做什么项目，你都要知道你的主管希望从你的报告中知道项目的进展、预算和时效。概述你的报告，可以先从收集工作事项的现状的信息开始，还要关注你跟进的项目是否在正轨上，如果出现一些问题，也要梳理出来。
2、发现问题并提出解决方案
要直面工作中出现的问题，如果你发现你跟进的项目或工作事项中出现了预算、时间进度过慢等问题，一定不要回避，而是要很清楚地在工作报告中表达出来。如果回避了，可能会带来后续更大的问题。正确的做法是，你需要思考改进这些问题，还有哪些好方法。
举个例子，如果你的项目的目的是为了制造和运输1000件衬衣，成本控制在1000元。假如现在只生产了300件衬衣，但是总成本已经超过500元了，你需要关注一下，是哪些环节出了问题。再比如你的项目进度超过了进度预期表2天，你也要在报告中提及是什么原因导致提前。
对于出现的问题，提出可行的意见和建议。比如，对于上文提及的衬衫生产项目，项目比计划的进度提前了2天，但是超了预算。那你就需要找到方法提高生产效率、加速生产。
（三）有效地组织报告内容
1、拟定报告和邮件的标题
给报告定一个题目，从简短的摘要标题和日期开始写你的书面报告，报告的内容尽量保持简短，所以不需要写一个单独的标题页。
同时定一个邮件标题，一般报告完成后，都需要发邮件给你的上司，所以最好在邮件中拟定一个清晰、简明扼要的标题，这样收件人一眼就知道报告的内容。
比如邮件标题可以写作“2017年1月的大卫的出货报告”，同时要注意在报告中的数据统计分析给出明确的时间期限，如果你的公司对于报告有固定的格式或附件，也要使用起来。
2、总体摘要
开头要有一个报告的总体摘要，清晰地列明工作的要点，简单地解释项目是如何按照预算和进展开展的。
一定要保证你的上司，在阅读报告的第一分钟内掌握这份报告的重点信息。比如，你可以这样很直接地开始你的报告：“帕克的运输项目明显地超过了预计的时间进度”，再比如：“我们已经花费了超过50%的预算，而实际生产量只达到计划的30%，所以加快生产效率有利于降低总体成本”。
3、重点信息进行细节描述
对于重点的项目或工作事项， 一定要提供最相关的细节，列出迄今为止取得的主要成就，关注里程碑事件和关键数据。用结果说话，而不是过程。
例如，避免这样描述工作情况：“团队的两位主管，小张和小王，工作非常卖力。小张经常很早就来办公室了，小王常常是最后一个下班的，他们的工作保证了项目能够跟上预计的进度。”
相反要强调关键数据：“团队跟进的项目进度比计划提前了20%，这得益于两位主管（小张和小王）每天加班2小时的辛勤工作”。
4、组织信息、调整文风
组织这些细节信息，你可以根据你的上司喜欢的行文风格对报告的格式进行调整。如果你不确定上司的风格，那尽量提炼要点，梳理好文章的逻辑结构即可。
比如你的上司喜欢图表式的表达，你可以做三张图表，分别是：当前进展、存在的问题、解决方案。
而如果你的上司喜欢时间顺序的陈述性文字表达，你可以这样组织你的文章内容：
本周取得的工作进展：1、2、3、……
存在的问题：1、2、3、……
解决方案：1、2、3、……
学会排版，你的上级应该很直观地看到重点信息或数据，如果部分段落，会显得报告很冗长，关键信息也很难被识别。而利用格式符号或数字符号进行清晰的分段，有利于你的上级快速直观地阅读你的报告。
5、适当进行视觉化表达
如果有必要的话，学会用图表进行视觉化表达。用图表表达项目的进展、预算执行情况是很直观、有效的。比如，如果你的工作进展顺利，可以在项目计划的位置点显示一个绿灯符号，如果你的工作进展落后，可以在项目计划的位置点一个黄灯符号。
6、校对和检查报告
在将报告提交给上级之前，一定要对报告进行校对和编辑。不要只依赖电子拼写和语法检查，你应该仔细地检查每一个可能出错的地方（比如不必要的副词和形容词），保证报告的内容精简、无低级错误。
比如，避免这样阐述：“8月份的销售结果非常强劲，这是我们今年迄今为止最好的结果，这要感谢小张和小王的非凡努力”。同样的信息可以用更简明的方式表达：“8月的销售是最好的，这归功于小张和小王的辛勤工作”。
7、保证提交报告的连续性
至少保持每个月汇报一次，除非另有指示。一般公司都会对工作报告的频率做出要求，比较合适的频率是至少每月汇报一次，但是假如你的上司要求更短的汇报频率，比如每周汇报一次，那你也要严格遵守。
三、写好工作报告的三个要则
1、格式规范、标准、无低级错误
这是一份工作报告的基本要求，一般公司里都会有标准的工作报告范本，写作时要参考具体的格式要求。即便没有范本可以参考，也可以找上级或有经验的同事之前写的工作总结，来做参考。
2、结构化表达很重要
一定要将报告结构化呈现，如何结构化？
从纵向结构上，每一组的观点是下一层观点的概括，比如在总结某一个项目出现的问题时，可以从内部原因和外部原因进行分组，而针对内部原因和外部原因，再进行下论据的补充。比如内部原因概括为三点：报价、尽职报告、放款条件等，外部原因概括为两点：同行竞争和客户的合作态度等。
这样既能保证纵向结构穷举无遗漏，又能保证从横向结构上，每组每一个观点都互不重叠且有一定的逻辑顺序，这就构成了一个严谨的结构。
3、完成报告后的跟踪反馈
完成报告后要发送领导、相关同事，更重要的是要对报告中提及的下一阶段工作事项进行跟进、反馈。
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