首先，开会前要做好规划

高效的会议必定是条理分明的，也就是说召开会议一定要有原因，而且一定要用书面的形式，将开会的原因、会议明确的目标、会议的起止时间、议程安排等，通知到所有应当参加会议的人员。

强调要按时到会，杜绝左等右等互相拖延。如果9点的会议拖到9点半还有人没来，这算什么高效？

其次，要按议程逐项进行

会议主持人手头要有一份检查表，确保议程没有遗漏，没有旁生枝节，控制离题的问题。围绕会议的主题开展讨论、形成共识或表达分歧，最后得出决议。

作为个人，需要做好会议笔记，记下会议中所有的重要信息、讨论要点及自己的想法，这样无论发言或提问，你都能简明而得体地提出提出自己的观点、见解或问题。

低效的会议一大特征，就是开会归开会，做事归做事，两者是脱节的。应当在会议结束时，总结一下会议成果，确定跟进步骤，真正落实会议精神。

要让所有与会者获得明确的目标，感觉到团队的凝聚力和工作动力，知道接下来都有什么任务，清楚下一步要采取的行动步骤。

总之，高效的会议必定简洁明快，节奏紧凑，每个人都有备而来，带着任务而去。

另外，有两点要注意：

一个公司高管在月末复盘时，发现最近开会的次数明显增多，他的日记本上写着很多“花半小时讨论这个问题”等类似的会议要点。有时候助理在他们共用的日志里找到半个小时之后，却难以想起安排这个会议的初衷。

为什么会出现这种情况？他一番分析之后，发现原来他前两周很忙，每当有人问他问题时，他总是推迟做决定的时间，因为实在没有精力当时就做决定。他会说：“我得再想想。要不我们先预约一个半小时的会议，到那时我们再决定？”

这样做，看似稳妥，但其实是对时间和精力的更大浪费。变得总是要靠会议才能定出决策。最好的做法是当即决策，以最快的速度走出瓶颈，这样虽然有些勉为其难，但通常是最简单最有效的。

实际上，最有效率的办法是对开会说不，用其他方式戒掉开会的瘾。与其花一两个小时或半天时间参加一个实际没必要召开的会议，不如选择几个代替开会的手段：

例如：电话或视频会议——电话会议的主题更明确，时间更紧凑，因为很少人会在话筒或镜头前罗里啰嗦。

邮件或微信会议——协调多人一起工作时，把他们放到一个页面上群发消息，再把每个人认为最好的想法收集起来，5分钟即可，不用开一个小时的会，这样谁都不会抱怨。

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