面对行政装修项目,是否有种感觉很简单,做起来坑非常多的感觉呢?笔者在从业经历中也是一步一个坑这样的踩了过来。那如何更好的应对装修项目的管理工作呢?
碍于篇幅的关系,笔者将试着以甲方的角度,分2期从以下3个方面来简述需要的注意点:
一、装修前的准备
二、装修中的项目管理(下期分享)
三、装修后的运营管理(下期分享)
今天说的是装修前的准备工作,这项工作可以分解为3个大类,每个大类又可以分解出3个子类,每个子类又各种侧重点,碍于篇幅,无法展开的太细,如果感兴趣的,可以留言交流哦。
01选址:
选址对装修而言是一个前置条件,而且属于一旦确认就无法变更的前置条件,因此在选址时一定要注意以下细节的收集:
l 物业相关
n 基础配置:上下水(是否提供上下水,最近的上下水位置、厕所的管径粗细等)情况,配电(单位面积配电,电箱开关容量、是否双路供电等),空调(空调类型、装机容量、控制方式等)、新风(新风装机方式、新风量、特殊功能等)、茶水间(是否有设置茶水间的空间、可否安装直饮水、管道距离等)、厕所(是否公用、清洁标准、清洁归属、厕所布置等)、门禁(大堂门禁方式、电梯门禁方式、进户门门禁方式、可调整余地等)、客梯(数量、召唤方式、运载量等)、承重(动态荷载、静态负载、是否可加固等)等
n 物业硬件:层高(板到板、梁到板、架空地板到梁等)、采光(窗户数量、朝向、各面风景好坏、)、停车(货运车辆,搬家车辆、访客车辆及公司或员工的私家车,车位的尺寸,计费方式、进出方式等)、货梯(层高、是否需要防护、开启时间、承重、独占时间申请等)、门禁(大楼开放时间、货运通道时间、安保岗位设置、巡查时间、监控调取方式等)、天地墙(天花状态、地面状态及墙面状态与类型等)、垃圾(垃圾房位置、楼层垃圾临时堆放措施、垃圾分类管理方式、餐厨垃圾集中存放点等)
n 进场流程:押金(需要支付的押金种类、退还方式、手续、验收标准等)、手续(进场手续的办理细节、可否委托总包办理、是否代办政府的一些手续、是否有推荐供应商等)、文件(物业手续或验收涉及的文件清单、交付方式、文件要求、存档方式等)、指定供应商或材料(空调、宽带、电话或消防是否有指定供应商,如果是现状交房对天花、地毯、架空地板等已有装饰材料是否有指定等)
l 业主相关
n 合同细节:免租期或装修期长短、是否可以提前进场、复原条款及要求(建议如果是恢复原状的,一定在合同内留下照片存档)、拆下物料堆放安排及责任或费用归属等。
n 产权调查:物权信息(除了产证上的业主信息外,大楼整体的开发商,物业服务商的信息、服务合同及背景均需了解)、抵押情况(项目是否存在抵押或者质押,或涉案、封存或经济/法律纠纷等)及经济状况(主要指业主和物业服务商的经济状况)等
n 周边调查:周边项目进度(周围公司进驻情况、周边园区进驻情况、周边民生项目完工情况等)、园区整体进度(土建进度或一装进度等)、通车通水通电通三联供情况等
l 政府相关
n 报批报建:根据不同体量及类型,根据规范进行报批报建、消防、城管等手续,涉及的部门、关键人物(窗口老师及相应审批的领导)、进度影响评估、是否有供应商可以提供服务等。
n 基础配套:四平一通、交通配置、产业结构、餐饮配套等
n 政策补贴:装修补贴、土地改性、土地性质、配套比例等
小结:千万别小看选址时的资料收集,对后续的装修有直接的影响,大家可以在网上搜到一些现场勘察表,根据项目的大小和类型,根据上述提及的注意点进行删减哦。
02规划
这里的规划除了空间规划、设备规划外,还有对成本及空间的规划管理,可以从以下几点来进行考量:
l 需求
n 业务需求:业务部门的共性(工位、隔间、会议室、电话间、绿化等)与个性化(会议分析、人员比例分析、零食柜、母婴室、健身房、餐厅、人员密集度带来的空调、新风、能源控制等)需求、支持企业发展的需求(节能减排措施、空间冗余、接待区域、展厅、食堂规划、茶水间支持人数、会议室使用率和分配、项目会议室、信息化协作)等
n 空间需求:EHS需求、信息化需求、结构需求、人性化设置、共享空间、工位与会议室等
n 管理需求:专业认证(国内的绿色建筑认证、国际的leed认证、ISO认证、安全生产认证、或其他业务认证)、集控(访客或门禁集控平台、环境音集控、能源集控集显、空调集控、环境光集控、电梯集控、空间使用情况监控、空气质量检测与显示等)、FM(可以说的太多,感兴趣的可以参考IFMA的相关培训课程)、节能(主要是通过综合集控平台或措施,有序、量化的做节约能源,提高后勤人员人效的工作)及后续改进(系统预留接口、扩容性、平台或系统的综合协调及底层连接性)等
l 成本
n 合同支出:合同内约定的支出项目(总价包干合同操作中,新手容易出现供应商后期诱导增项来增加结算金额的情况,管理的不好容易出纰漏。)
n 增项减项:变更控制(制定严格的变更控制流程,所有的变更一定要有设计、监理/项目管理公司、变更必要性评估、采购评估及领导确认的完整流程,合同也应提前做出约定,对单价及人工的单价及核算方式进行约定)、设计优化(利用现在的可视化设计软件,优化各工序的流程及配合,比如说天花的复杂管路涉及,从而减少施工支出及交叉施工带来的重复劳动和互相扯皮)、向上管理(特指对领导的管理,一方面要让领导知道变更带来的时间和成本损失,另外要让领导实时知道进度和现状)、验收调试(合同内明确调试的标准、所使用的措施或技术方案,且不产生额外费用)等
n 付款细节:税收、价格明细、材料替换控制(除非经过严格的变革程序,否则材料不允许进行变更)、价格变动(除了总价包干外,锁定单价也是需要注意的点)、付款进度等
l 时间
n 进度规划:跨部门协作(开会很重要,综合计划表及定时的邮件非常重要)、合同时间表、缓冲期(整体进度中一般要给自己预留10%的余量)、加速计划(指的是通过设计优化或其他措施来加快整体进度的计划)等
n 限制控制:违约金(现场的处罚流程要严密,有理有据有合同约定,有流程控制,有执行人,处罚结束后有记录有分级公示措施。如果是施工进度违约金,一般建议放在结算时再计算,可退可进)、延期控制(容易导致延期的,主要是变更、政府及人员纠纷因素,变更可控,政府因素多为报批报建中的纰漏或重大事故或声光扰民、人员纠纷多为总包与分包的纠纷,影响整体进度。)、变更控制、审核优化(指的是建立分级审核制度,对一些现场复查的事项,充分授权现场我司人员,采用抽查制来规范等)等
n 内外协调:工种配合、供应商控制、监理协调、多节点验收、集中授权等
小结:作为具体实施的依据,规划的好坏,对结果有直接的影响,在这个阶段,远见和细致特别重要,从需求、成本及时间三个维度综合考虑,可能更能提高规划的整体可操作性。
03采购
以合适的价格,选择合适的供应商是行政做装修项目时的终极目标之一,往往因为这样那样的原因,最后采购部门的恶伙伴会给你选择你的planB,以价格取胜,就算你做了充足的多维度评价体系,基于采购部门基本的合规性要求,价格显然是更加重要,也是其他部门很难反驳的理由。那我们在这个环节要注意哪些细节呢?
l 标准
n 招采清单:有明确的需求清单,行政提供的需求越明确,采购最终能提供的供应商越能符合需求。同时也能避免项目施工中的模糊地带带来的不确定性。
n 答疑解惑:统一收集问题,统一回复并将全部问题整理后发给所有供应商作为招采附件。
n 多维度评价标准:千万不能让价格成为唯一的决定性因素,多维度评价标准是让价格的评价比例控制在60%以内,通过公司规模、案例、技术配置、进度安排、类型项目考评等多维度进行评价,从而避免低价恶意中标,后期做不好或大量变更增项的现象。
l 考察
n 跨部门组团考察:一般是行政与IT、采购、FM部门一起参与考察,从不同的角度评价供应商项目的完成度及质量。
n 访谈项目管理人员:除了供应商安排的对接人员外,如有机会,可以借着交流的名义与他们前台、安保、维修工、物业、IT等部门进行沟通,多方位的对供应商进行了解。
n 周边考察:指的是对参观项目或参考项目涉及的家具供应商、IT供应商、项目管理供应商等进行了解。
l 时间
n 准备周期:供应商的材料与人员准备时间,可以侧面了解他们的实力,看是自己做还是外包资质而已。
n 回标周期:回标周期也是一个评价供应商是自己做还是外接资质的参考依据。
n 付款计划:对供应商的诚意及对自身实力的信心是个考察点。
小结:正如本节开头所阐述的,供应商选的好,项目做得欢。供应商没选好,快来把锅背。
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