作者：廖梦涵
单位：尤扬律师事务所
来源公众号：尤扬律师事务所
公众号ID：youyanglaw
编者按
时间作为律师的一大成本，如何从复杂繁琐、重复率大、耗时长的工作中脱身而出去研究更有价值的专业性问题，一直是许多律师的苦恼之处。本篇廖梦涵律师将与大家分享，其是如何借助日常办公软件来提高工作效率、从重复繁琐的工作中解放出来的。
一、常用办公软件在办案过程中的运用
1、文件夹分类建档技能
（1）以案件为分类依据
对于文件夹分类管理，需求不同，就有不同的分类方法。对于多数辩护业务来说，按照总框架可以分为两大类。
第一类是以案件为分类依据。例如在刑事辩护业务中，可以按照接受案件的年份+当事人+罪名等方式来命名文件夹，如2017彭某某受贿、贪污案，2017代表的是接受案件的年份，方便电脑根据数字前后顺序排列，醒目简单。彭某某代表的是嫌疑人或被告人的姓名，后附罪名方便记忆、快速锁定文件夹。
于是检索定位顺序就是【案件】→【刑事案件】→【2017彭某某受贿贪污案】→【诉讼文书】→《申请有专门知识的人出庭申请书》。
以案件为分类依据
（2）以资料库为分类依据
对于律师而言，除了案件本身需要有科学、合理、规范的建档外，其他许多辅助资料也需要服务于案件本身。笔者称之为“资料库”，诸如刑事业务中经常遇到的诉讼文书模板、法律法规、最新司法解释、量刑有关文件及合同模板等等。
应根据自身具体情况和办案需要，利用琐碎时间进行分类、汇总并建档，用之即取。就如同“我一直在蓄那一桶水，直到有一天只需一瓢饮”。举例：以要寻找2016年底颁发施行的“电信网络司法解释”为例。顺序为，【资料】→【刑事法律法规】→【诈骗】→2016年12月19《关于办理电信网络诈骗等刑事案件适用法律若干问题的意见》。
资料库为分类依据
2、资料检索技能
（1）线下检索——Finder功能
线下检索是建立在前述已经有规范、科学及合理的文件夹建档工作之上的，也就是说要检索的东西首先一定自己保存的有，其次由于各种原因一时不知从哪个文件夹入手去寻找。那么这个时候就需要我们的一个线下检索技能，以苹果mac操作系统为例，在总菜单里点击【Finder】→右上角【搜索框】输入信息（例如输入“受贿量刑”）→选中需要的【文档】
（2）线上检索技能——Alpha办公系统、刑事法宝、搜狗·微信搜索等
a. Alpha 办公系统检索
办理刑事案件过程中，离不开的技能就是检索技能。Alpha办公系统，按照【工具】→【大数据】→【案例】的顺序即可进行检索；值得一提的是三维立体检索模式，即：从具体案由（横向脉络）、主审法官（纵向脉络）、上级法院（高度脉络）三个维度出发进行检索。点击导出检索报告，就形成了Excel表格式的《大数据检索报告》。
b.刑事·法宝检索
刑事法宝裁判规则、专家精释、法律依据、学术观点、数据分析五个板块功能，是办理刑事案件最为合适、及时和便利的检索工具。
c. 搜狗·微信检索
进入搜狗搜索引擎界面，选取“微信”菜单，在搜索框输入关键字，点击搜文章按钮，即弹出与关键字有关的文章。搜狗微信检索功能，一般适用于搜索法官、检察官、刑事律师撰写的个人专业性文章。对于自己辩护思路形成、平时刑事文章写作等有启发和帮助作用。
3、word文档及表格制作技能
（1）制作刑事阅卷摘要（含质证意见）等
全国律协刚公布的《律师办理刑事案件规范》第七十七条明文规定：“在开庭审理前，辩护律师应当研究证据材料、有关法律、判例，熟悉案件涉及的专业知识，拟定辩护方案，准备发问提纲、质证提纲、举证提纲、辩护提纲等。”这是通过行业规范的方式对辩护律师的执业水平提出更高水准、更加严格的要求。
笔者以往面对无论简单抑或复杂的案件，均会依据案件辩护目的和思路的不同需要，进行阅卷摘要（含质证意见）、案例检索、有关法律法规等材料的准备工作。通过不断的摸索和积累，发现Word办公软件中插入表格功能最为好用。
在制作阅卷摘要时，可充分利用表格功能中的“拆分”、“合并”、“背景色”等菜单功能，使其一目了然，更加便捷的服务于案件工作需要。
示例：阅卷摘要
（2）制作案例检索报告
在制作案例检索报告的时候，可以选取不同的纬度来锁定检索范围。例如，锁定罪名案由、省市地区、管辖法院、年份、一审二审、判决裁定等，再通过输入案件需要的关键词进行检索。利用Word插入表格的功能进行整合，方便服务于办案，同时也可以提交给法院作为参考资料。
示例：高利转贷案例检索报告
示例：非法经营案例检索报告
（3）制作【案件有关法律法规】、【罪名量刑标准】、【刑事辩护标准化服务项目】等其他表格化文档
除了制作阅卷摘要、案例检索报告等，Word插入表格功能还可应用于其他需要的地方。例如，案件有关法律法规的汇总、罪名的量刑标准、刑事辩护标准化服务项目等。且在多数情况下，这些服务于案件的文档表格，可一次做成，反复使用。遇到类似案件，可能只需要修改极少部分内容。下图分别示例：
示例：有关法律法规
示例：罪名量刑标准
示例：刑事辩护标准化服务文本
4、Excel、思维导图MindManager、visio等其他软件技能
（1）Excel表格技能——求和功能、生成统计图等。
刑事案件能够利用到Excel表格的场合并不多见，但Excel表格的“求和”功能着实厉害。在几十起甚至上百起职务犯罪的数额当中，当事人或者辩护人对其中部分有异议时，就会遇到核算核减问题。
利用Excel表格的“求和”功能，则不会出现耗时长、易出错等问题。框中目标数据后，右下方即自动显示“求和”总数据、“平均”数值等。另外，Excel表格还有生成条形、扇形统计图等功能，这可以在刑事案件或业务拓展等方面得到运用。
Excel框中自动求和功能
Excel生成统计图功能
（2）思维导图MindManager——树状图制作
刑事案件当中很多板块需要用可视化方式进行表达，例如重大复杂案件中所有证据材料的罗列、经济犯罪案件中资金流向等。
思维导图MindManager就可以将这些通过树状图等可视化的方式表达出来；另外，思维导图也可以导出为图片、word、pdf等格式，轻松有效的和其他办公平台相结合，给工作带来效率和便捷。
思维导图之资金流向图
（3）Word插入SmartArt功能 / Visio ——案件流程图制作
Visio被运用在刑事案件中，首先可制作事件时间发展轴，从而对案件当中重要事件前后顺序有直观把握，为逻辑思维和辩护思路提供生动的依据。
其次，Visio软件还可以服务于刑事案件诉讼可视化，制图让刑事律师可以更顺畅、直观的向当事人说明整个刑事案件三个阶段的基本情况、律师的工作内容以及当事人最为关心的犯罪嫌疑人的强制措施情况。充分地让当事人了解、体验并接纳刑事律师的流程化、精细化辩护工作和服务。
Visio之刑事案件流程图
二、将办公工具应用于办案过程的意义
为什么要辅助现代办公工具应用、融入于律师的日常办案工作中？这其中蕴含着诸多的原因和意义。无论对于当事人、律师、办案机关，还是对于团队内部、知识管理体系，用工具助力律师的办案过程，这将会是一件有价值有意义的事情。
1、使办案过程可视化、流程化
从客户体验方面讲，用办公工具记录案件办理过程及总结报告，可以让当事人和委托人以看得见方式体验律师服务，可以让当事人从对结果单纯的追求中解脱出来，在过程中对律师进行配合。即使没有达到预期，也不会有怨言有矛盾，甚至会因律师专业化和精细化的工作而致以尊重，因为他们知道律师所倾注的大量的时间、精力、经验和心血。除此之外，还可以提高刑事律师的溢价能力。
从团队协同方面讲，工具可以提高专业刑事律师团队的工作效率。刑事辩护业务横向板块可以分为无罪辩护、轻罪辩护、量刑辩护、程序辩护、证据辩护等等；刑事辩护业务纵向可以分为律师会见、侦查阶段的工作、审查起诉阶段的工作、庭前准备、参加庭审、结案归档、客户沟通等等。
将常用办公工具应用于上述团队作业中每个步骤中，不仅在团队内部起到方便讨论、记录流程等作用，而且也是律师工作的成果展示。因此办公工具的运用，也是实现刑事辩护团队协同作业的关键一招。
对法律职业共同体方面讲，其实，辩护律师也可以成为检察官、法官办案的协助者。尽管公诉人与辩护律师系诉辩对抗关系，刑事法官保障律师辩护权利的道路依旧漫长。
但是，刑事律师也可以通过这样一种方式成为检察官、法官的协助者。例如，当我们把表格化或图表化的阅卷摘要和质证意见给检察官和法官的时候，检察官、法官会心中有数、并初步掌握了律师意见。这不仅为检察官、法官的工作减轻了负担，同时也是用一种看得见的方式为律师赢得尊重。
2、进行律师时间管理，提高工作效率
所有的律师都知道律师的第一成本是时间，但并非所有的律师充分做到了高效、有序的时间管理。“在律师这条充满挑战与荣耀的路上，时间是你最大的敌人”。
因此，个别律师进入发展瓶颈的制约因素之一，即是未逃出无高效有序时间管理的魔咒。例如，如果平时能够善于利用办公工具，养成建档、归类、总结的习惯，对于工作效率方面有百利而无一害。
养成一个好习惯比较难，但是形成一个不良习惯却很容易。尤其是对于年轻律师而言，缺乏有效的时间管理，你可能会亲手毁掉短暂却尤为珍贵的发展期。
3、形成刑事业务知识管理体系
一个律师的综合能力可以通过后天不断的训练得到提升，但这是一个相对漫长的过程，与一个人的家庭背景、成长环境、性格等因素均有关联。但是技能却能够突破这些因素，在较快的时间内有效的掌握，因此技能本身非常重要。
知识管理也是如此，知识本身层出不穷、浩如烟海，律师有限的精力和时间也无法涉及全部。而形成知识管理体系则不同，管理传递出的是逻辑思维、汇总整合等，是对知识本身的有效提取、利用及整合，因此知识管理比知识本身更重要。
而常用办公技能就是知识管理中的一部分；以坚持提高专业能力和业务水平为前提，练就一项技能，形成一套知识管理体系，方如鸟之双翼、车之两轮，大有裨益。用工匠精神对待每一个案件，才是使用工具的意义所在。
三、技术驱动法律，思维和逻辑是关键
对于律师而言，工具的最大意义就是为解放重复繁琐的劳动，降低失误，提高工作效率，从而让律师专注于案件中那些“只有律师才能解决”的事情。
但工具本身又服务于内容、思想和逻辑，只有先对案件本身有了充分的认识和把控，并在此基础上确立辩护思路，如何运用工具的问题自然游刃有余、迎刃而解。其中的方法、理念，不仅因案件而异，同时因人而异。
如今市场背景下，各方均对刑事辩护律师提出更加严格、更高水准的要求，刑事律师不妨通过对办公软件的熟练运用，使其最大效率地服务于律师工作和案件本身。由此，坚定地走专业化和精细化辩护之路，可能是一个不错的方向。
专栏编辑：常若星 | 排版编辑：陈玥
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