照片档案的整理方法

一、什么是照片档案

国家机构、社会组织或个人在活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。

二、照片档案的种类

(一)按照摄影的目的与表现方式，照片档案基本上可以分为记录照片档案和艺术照片档案两大类。

(二)按照片的感光材料主要可分为:卤化银照片、数码感光照片。

三、照片档案的整理流程

收集—鉴定（挑选照片）—整理（分类—排列—编号—拟写说明—张贴—编页码—著录—打印目录—贴侧标签）—保管

（一）收集

1、收集范围

（1）记录本单位主要职能活动和重工作成果的照片。

（2）领导人和著名人物参加与本单本地区有关的重大公务活动的照片。

（3）本单位组织或参加的重要外事活动的照片。

（4）记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。

（5）记录本地区地理概貌、城乡建设重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。

（6）其他具有保存价值的照片。

2、收集要求

来自两方面的收集：一方面是本单位综合档案室的收集，一方面是国家综合档案馆的征集。

（1）对属于归档范围的照片，由摄影者按规定定期向本单位档案机构或档案人员移交，集中管理，任何单位或个人不得据为已有。

（2）对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定。

（3）对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。

（4）底片、照片、文字说明（关键）应齐全。

（5）底片与照片影像应一致。

（6）对无底片的照片应制作翻拍底片（数码影片无须翻拍，直接用光盘存储影像信息）；对无照片的底片应制作照片。

（7）照片档案的移交和征集应符合有关标准的要求。

3、收集时间

对具有归档价值的照片，其摄影者或承办单位应及时整理，向档案室归档（—般在3个月内，并尽量不跨年度）。

依照《中华人民共和国档案法实施办法》的规定，照片档案随立档单位其他载体形态的档案一起向有关档案馆移交。在特殊情况下，经同级档案行政管理部门同意可以提前或延迟移交。

档案馆应按收集范围随时征集零散的对国家和社会具有保存价值的照片。

（二）鉴定（挑选照片）

各类照片按事件分组，同一件事或问题的不应拆开。每组再筛选出4～6，以说明问题为基准进行归档。

对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。例如：

l主题不鲜明，可不归档。

l构图重复，可选其一

l影像不清晰，不要归档

（三）整理

1、照片的分类

照片分类：按问题分类，每类设一本或若干册，按时间先后顺序，装满一册为一卷。分类方案应保持前后一致，不应随意变动。

例如

如东县XX镇声像档案分类方案

序号

类目名称

分类号

基本归档范围

保管期限

备注

照片

1、领导视察

SX·1·1

上级领导来本镇视察、检查工作形成的照片

永久

2、重要会议

SX·1·2

本镇重要会议形成的照片

永久

3、专题活动

SX·1·3

本镇召开的各种培训、活动等专题照片

永久

4、荣誉

SX·1·4

本镇在各项工作、活动获得的荣誉方面的照片

永久

5、周边环境变迁

SX·1·5

本镇周边环境变化的照片

永久

5、其它

SX·1·6

本镇其它方面的照片

永久

2、照片的排列

应在分类方案的最低一级类目内，按问题结合时间、重要程度等进行排列。为便于提供利用，照片排列及入册时应同时考虑不同保密等级照片的定位。

3、照片的编号

照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码，由全宗号+分类号+案卷号+照片顺序号组成。

4、拟写说明

照片档案的说明包括：

题名、照片号底片号、事由、时间、地点、人物、摄影者、参见号九项内容。如果照片中人物众多时则注明照片中主要人物的具体位置。如：“左三”、“右起”等。

档案的档号。其格式如下：档案种类+档号

例如：文书档案C003-2008-002-0012-001

(1)单张照片的说明，可根据照片固定的位置，在照片的右侧、左侧或正下方书写。

(2)大幅照片的说明

对大幅照片的说明可另纸书写，与照片一同保存。—组联系密切的照片中的大幅照片，应随该组照片一同在册内编号，填写单张照片说明，并注明其存放地址。

(3)组合照片说明的填写

一组(若干张)联系密切的照片按顺序排列后，可拟写组合照片说明。采用组合照片说明的照片，其单张照片说明可以从简。组合照片说明应概括提示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项。应在组合照片说明中指出所含照片的起止张号和数量。

同组中的每一张照片均应在单张照片说明的左上角或右上角标出组联符号。组联符号按组依次采用“①”、“②”、“③”……同组中的照片其组联符号相同。如册内只有一组照片和其他散片时，组联符号采用“ ①”。组联符号不宜越册。（即组联符号是在一册中的每组顺序号）

整理照片时因保管期限或密级的不同，有些同组的照片可能会被分散到不同的照片册内，应在组合照片说明中指出这些密切相关照片的保管期限、册号和组号。

（五）张贴

（六）编写页码

（七）著录

照片号：是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码。

例如：C003-SX.1.3-0004-0036

底片号：是固定和反映底片在全宗内排列顺序的一组字符码。若采用照片、底片合一编号法，可不填写底片号。

事由：根据本组照片的内容，由整理者拟出的标题名称。应简明概括、准确反映照片的基本内容。

时间：是照片的拍摄时间，用8位阿拉伯数字表示，第1～4位表示年，第5～6位表示月，第7～8位表示日。

摄影者：一般填写个人，必要时可加写单位。

地点：照片拍摄的地点

参见号：是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。照片档案由档案室移交至档案馆后，应对其参见号进行核对，对与实况不符的应及时调整。

如果，需要文字说明的，文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括提示照片影像所反映的全部信息；或仅对题名未及内容作出补充。其他需要说明的事项亦可在此栏表述

（八）照片档案打印目录

1、卷内目录

照片以自然张逐张填写，每一组照片应在目录上有一个通栏题，通栏标题一般不超过50字

照片号

题名

时间

页号

底片号

备注

参加南通市档案局“三学三比”照片

20080620

参加如东县首届趣味运动会

2008.7.25

2、案卷目录

写案卷题名：指简明概括同一个案卷内全部照片的基本主题，主要标出卷内照片的形成年度和反映的问题

例如：如东县档案局二XX年至二XX年各种活动照片

照片档案案卷目录

案卷号

题名

年度

张数

期限

备注

0004

概括本册照片的内容

2008

永久

照片档案册里面与脊背标签填写方法

照片

档案

全宗号

目录号

年度

2008

分类号

SX.1.3

案卷号

0004

立档

单位

如东县档案局

正面格式：　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　脊背格式：

永久

保管期限

自2008年2月起至2008年7月止

卷内照片共36张

0004

案卷号

永久

保管期限

自2008年2月起至2008年7月止

卷内照片共36张

0004

案卷号

备考表：册内备考表项目包括：本册情况说明、立册人(一般是档案人员)、检查人(办公室负责人)、立册时间。册内备考表应放在册内最后位置。

(九)底片的整理

n 底片号是固定和反映底片在全宗内排列顺序的一组字符码。

n 底片号登录顺序应与照片号登录顺序保持一致。

n 底片放入底片袋内保管，一张一袋。应在底片袋的右上方标明底片号。对翻拍的底片，应在底片袋的左上方标明“F”字样。对拷贝底片，应在底片的左上方标明“K”字样

(十)大张照片的整理：

n 对于照片册放置不下的大幅照片，可将其放入专用档案袋或档案盒中，按照片号顺序排列。如竖直放置，应首先将照片固定在专用纸板上，再放入袋、盒中；如水平放置，照片的堆放高度不宜超过5CM。以竖直放置为宜。

n 大张照片不能装入普通的照片档案册，应单独保存。但在整理时，应按所属类别与其他照片一起分类、组卷、编目，每一张大照片仍在照片册中占一张照片位置，以便编号、填写说明、注明存放地点。

n 在填写卷内目录时，要在“备注”栏内注明“大张”，便于查找。

四、保管

n 库房有关要求：

库房条件和防水、防火、防潮、防日光及紫外线照射、防污染、防有害生物、防震、防盗等要求，应符合JGJ 25的规定。

n 保管要求和措施：

1、贮存库房应保持整齐、清洁，应有严格的使用和存放规则。

2、照片档案入库前应进行检查。对受污染的照片、底片应进行必要的技术处理，防止受污染的照片、底片入库。

3、接触底片的人员应戴洁净的棉薄手套，轻拿底片的边缘。

n 底片册、照片册应立放，不应堆积平以免堆在下面的底片、照片受压后造成粘连。

珍贵的、重要的、使用频率高的底片应进行拷贝，异地保存。拷贝片提供利用，以便更好地保存母片。

n 每隔两年应对底片、照片进行一次抽样检查，不超过五年进行一次全面检查。若温、湿度出现严重波动，应缩短检查的间隔期。检查中应密切注意底片、照片的变化情况（卷曲、变形、变脆、粘连、破损、霉斑、褪色等），亦应注意包装材料的变质问题，并做好检查记录。若发现问题，应查明原因，及时采取补救措施。

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