沟通圣经：从“听说读写”4方面帮你提升沟通能力！

人生活在社会中，沟通是无可避免的。一个人的沟通能力，主要体现在两个方面：一方面是“听和说”的能力（口头沟通）；另一方面是“读和写”的能力（书面沟通）。下面我就依据《沟通圣经》，从“听说读写”4个方面和大家讲讲如何提高沟通能力。

上一篇文章：有效的沟通，要先想清楚这6个关键问题！

一、听的能力

说到沟通，很多人的第一反应是说，而不是听。而研究人员发现一个白领花在沟通上的时间45%是用来听的，所以听才是沟通这四项能力中占比最多的部分。

1、听需要真正听到并且理解。现实中人们经常貌似在听，却常常走神，或是听到一知半解就想插话，这自然就给沟通带来障碍。反之，如果你善于倾听，就能获得更多有效信息，同时对方也会愿意倾听你，互相倾听、理解，就能更有效地解决问题。

2、培养倾听的能力，可以从三个方面来锻炼：用脑，用眼，用手。

①用脑。听不只是单纯接收信息的过程，更是主动思考的过程。听的时候要努力“听出重点，找到价值”：

A.听出重点，可以留意两类词，一类是总结性的词，比如因此、所以、最后，还有一类是转折性的词，比如但是、尽管、另一方面（这些词语通常会暗示接下来要说的内容很重要）；

B.找出价值，要重点思考听到的信息与你的关联性，比如当听他人做工作总结时，你就可以思考他的工作哪些与你相关，他的经验给你带来什么启发等等。当你找到了这种相关性，你就会对他的话产生更强的兴趣，会吸引你更专注的倾听。

②用眼。一个人的举手投足、面部表情时时刻刻都在传递信息，相比语言本身，肢体语言所表达的含义会更加真实，所以在倾听时要注意观察说话者。例如，当一个人说着欢迎来访，而眼睛却瞟了一眼墙上的钟时，他可能此刻并不方便，所以重点不只是听他说了什么，还要用眼睛观察他是怎么说的。

③用手：研究发现，一般人在沟通之后只记得50%的内容，三天之后就只记得10%了，所以听完重要的内容要勤动手、做笔记。比如跟同事沟通工作时，记得带纸和笔，随时把要点记录下来，如果担心因为记笔记会分心，可以只记录关键词，听完之后再补充完整。

3、特定场景中的一些特殊倾听技巧

①提前准备。比如在开会前、面谈前、听讲座前先做些预习，提前了解相关的背景信息，让自己有个准备，这样你在听的时候会有更多收获。

②及时回应。比如在电话沟通中，因为打电话的时候，对方看不到你，不知道你是否在听，所以当对方稍作停顿时，及时回应就很重要（类似相声中的捧哏一样）。

二、说的能力

会说话的关键是要在恰当的时候说适当的话，具体来说有五个要点。

1、清晰。清楚表达你的想法是良好沟通的基础，用词要简单明了，内容要有组织条理，不要用复杂高深的词汇来表现自己有多博学。当然，有时你难免要用到专业说法，如果对方不熟悉这些说法，要为对方解释一下。“清晰”除了指内容上的清晰，还包括发音上的清晰，要根据场合来调整音量，确保每个人都能清楚地听到，重要的内容可以稍微放慢语速，如果希望强调某个内容，在之前可以稍作停顿，要注意语调，让你的声音有起伏，有热忱。当你能够控制好声音，对方就会觉得你知道自己在说什么，会更愿意专心听你说话。

2、正确。首先是用词正确，表达出你想表达的意思，平时要多学习和积累词汇；其次是内容正确，事前应该对主题进行详细的研究，引用来源也应该是可靠的权威者；其三，说话的时候不能以偏概全，多说观察和事实，少用主观的评判，比如你发现下属工作不认真，与其抱怨“你怎么对工作总是不认真”，不如“明确指出他的问题，然后告诉他希望以后避免这种问题”。

3、同理心。同理心就是把自己放在对方的处境，体会对方的感觉，并且把这个感觉告诉对方。比如客户来说一通问题，情绪比较激动，如果第一时间只是解释，她可能完全不听。这个时候你可以说“遇到这个事让您很生气，我们挺抱歉的”。这样客户感觉到被理解了，弱化了他的排斥心理，才有可能让沟通更好的进行下去，最终解决问题。

4、真诚。每个人都喜欢与真诚的人交流，坦诚真实的表达你的想法和感受，不做作、不掩饰才会真正推进有效的沟通。真诚的意思其实就是自然。跟不认识或地位高一等的人说话时，我们很容易变得生硬别扭、装模作样，这通常是因为缺乏自信。所以摆正心态，建立自信也很重要。

5、放松。很多人在当众说话时会很紧张，通常是因为很在意他人对自己的评价。对这个问题，一方面你可以提前做更充分的准备，另一方面是提前想想最坏的结果是什么，做好准备，坦然接受。同时，还可以用深呼吸帮助自己找到放松的状态。

6、眼神。说话沟通中，眼睛起着很重要的作用。如果说话时眼睛不看对方，对方可能就会觉得你不喜欢他，或是你对自己说的话没信心，不管是哪一种，都不利于沟通。所以说话的时候要看着对方，让他感受到你的尊重。

7、其他一些特殊技巧。比如打电话时保持微笑，由于对方看不到你的表情，所以语气格外重要，要面带微笑，因为这会让你的声音亲切热情。再比如开会时采用“正向的句式”提问，例如，与其说“问题都出现这么久了，你怎么才知道？”，不如说“我们如何能更快速地了解问题呢？”，或是“怎样才能鼓励用户第一时间主动反馈问题呢？”这样会引导大家更积极正向的思考解决方法。

除了听和说这种口头形式的沟通，还有大量的沟通是通过书面形式进行的，例如电子邮件项目文档，会议记录，工作报告、商务文件等等。因此“读和写的能力”也很重要！

三、读的能力

很多人都有阅读方面的困扰，第一个困扰是阅读速度慢，别人可以每分钟读五六百、一两千字，而自己读不到200字。第二个是阅读效果不好，读过之后仍然一知半解。

1、阅读速度慢的原因是什么？

①眼睛辨识广度（视幅）小。阅读的过程是眼睛不断移动和聚焦的过程，每一次聚焦看到的字数称为辨识广度，也就是阅读过程中你一眼能看到、看清多少字。有的人视幅很大，一眼看一片，阅读速度就快。但也有很多人阅读时一次只看一个字，速度就会非常慢。

②经常回视。阅读时，如果你是一个字一个字地缓慢前进，虽然每个字都看不到了，却不容易把多个字的意义连在一起理解整体的含义，这时候可能看了后面的又忘了前面的，就习惯不断地回看前面的内容，让阅读更缓慢。当你阅读的速度跟不上大脑的速度时，还很容易走神。

③习惯默读。很多人从小就养成一边看一边默读的习惯，这会把你的阅读速度降低到每分钟200字以下，因此你需要留意自己是否也有这样的习惯，需要有意识的停止默读。

④等等

2、那要怎么做才能提升阅读速度呢？

提高辨识广度，也就是扩大视幅是最重要的一步，因为更大的辨识广度不仅会提高阅读速度，还会有助于我们在阅读时更好地掌握整体内容的含义，这样回视也会减少。最简单的方法是“引导阅读”：在每次阅读时，用你的一根手指或者一支笔指着文字，带领眼睛有节奏地向下移动，然后循序渐进地加快手指移动的速度。更进一步的方法是通过一些专业工具进行训练，比如《精英特速读记忆训练软件》，专门训练快速阅读的软件（还可以练习记忆力和注意力）。

补充阅读：教你几种快速抓重点，过目不忘的阅读术！

3、如何提升阅读效果？

很多人读书的时候，经常是以同样的速度从头到尾看一遍。这种方式其实是很低效的，一方面是因为一本书中并不是所有内容都重要，一字一句的慢慢读会把很多时间用在了不重要的内容上；另一方面，这种单一节奏的阅读会让大脑缺少足够的思考，使得阅读停留在信息的表层。

高效的阅读方法有很多，比如：SQ3R阅读法。这个SQ3R阅读法一共分成五个步骤：

①纵览（Survey）：快速浏览序言、目录、每一部分的标题和子标题、以及最后一部分的内容，了解整篇内容的主旨和大体结构。

②问题（Question）：想想每部分主要是想告诉我们什么？你对这个主题有哪些了解？主动提出问题，对于阅读效果非常重要，会让你积极投入思考，获得更深的理解。

③阅读（Read）：正式进入每一章的阅读时，先快速浏览一遍，然后逐步推进阅读的深入。

④回忆（Recall）：阅读之后，试着回想你看过的内容，最好用你自己的语言去复述内容，检验你的阅读效果。

⑤检查（Review）：快速检查前四个步骤，是否有遗漏重要内容。

补充阅读：如何读书才能更好的理解并记住一本书？

四、写的能力

工作中，写报告、写方案是一件很常见的事情，下面就以此为例简单讲一下。

1、首先要清晰报告的目的，例如老板让你做产品销售报告，目的可能是预测销售的未来趋势，也可能是要找到近期销量下降的原因，这两个目的对应的报告重点就完全不同。

2、在清楚目的之后才可以进入发散阶段，从各种渠道去收集信息，尽可能多的获取与目的相关的各种资料，可以用访谈、电话等方式获得一手资料，也可以在网上查找，在各种资料库中获得二手资料。

3、在发散的收集信息之后，就进入收敛阶段，在这个阶段要对收集到的大量信息进行分析、分类、归纳，这个过程需要深入思考，可以借助思维导图整理，也可以制成主题卡片来辅助，将内容以最恰当的逻辑进行分类和排序，形成大纲。

4、有了大纲之后就可以撰写初稿了。在写初稿时最重要的就是动笔快速写，很多人一边写一边纠结措辞和格式等细节，让写的过程既艰难又低效。把自己折磨的快崩溃了就会犯拖延症。因此在这个环节，切记不要完美主义，尽快一次性的写出整篇初稿，此时写的好不好都不重要。

5、初稿写完，就进入编辑阶段，在这个阶段要确保报告的各部分是围绕目标展开，结构清晰，段落长短适度，语句要简洁流畅，容易理解。最后可以找一个资深人士看看整篇报告，给出建设性的反馈。

经过以上这些步骤，一篇报告就逐步成型，可以出炉了，你会发现，当面对一个庞大的书写任务时，要把任务按步骤进行，一次只专心在一个步骤上，这样就不是难事了。