| （《应用写作》2008年第2期）
现代商务礼仪活动是企业与合作者之间进行情感沟通的重要渠道。越来越多的企业通过商务礼仪活动加强与合作者的情感沟通，营造良好的企业外部环境，树立企业形象，从而更好地促进企业的发展。 企业在举行年终客户答谢会、产品订货会或展销会、开业（周年）庆典等重大活动时，需要发出邀请函，与相关的合作伙伴进行正式的礼仪联络，通知礼仪活动事项，邀请宾朋，以实现加强合作、增进友谊的目的。 商务礼仪活动邀请函是商务礼仪活动主办方为了郑重邀请其合作伙伴（投资人、材料供应方、营销渠道商、运输服务合作者、政府部门负责人、新闻媒体朋友等）参加其举行的礼仪活动而制发的书面函件。它体现了活动主办方的礼仪愿望、友好盛情；反映了商务活动中的人际社交关系。企业可根据商务礼仪活动的目的自行撰写具有企业文化特色的邀请函。 一般来说，商务礼仪活动邀请函的文本内容包括两部分：邀请函的主体内容和邀请函回执。请看例文。 网聚财富主角阿里巴巴年终客户答谢会 邀 请 函尊敬的××先生/女士： 过往的一年，我们用心搭建平台，您是我们关注和支持的财富主角。
新年即将来临，我们倾情实现网商大家庭的快乐相聚。为了感谢您一年来对阿里巴巴的大力支持，我们特于2006年1月10日14:00在青岛丽晶大酒店一楼丽晶殿举办2005年度阿里巴巴客户答谢会，届时将有精彩的节目和丰厚的奖品等待着您，期待您的光临！ 让我们同叙友谊，共话未来，迎接来年更多的财富，更多的快乐！ 阿里巴巴（中国）网络技术有限公司
2006年元月
一、答谢会主题：网聚财富主角 二、答谢会安排： 1．时间：14:00——16:30 2．内容：
（1）阿里巴巴集团董事局主席兼首席执行官马云先生演讲
（2）阿里巴巴山东大区经理演讲
（3）网商论坛
（4）穿插歌舞演出、趣味游戏、抽奖活动 三、参会回执(略) 这是国际著名的阿里巴巴（中国）网络技术有限公司于2006年元月在青岛举办的2005年度“阿里巴巴年终客户答谢会”邀请函。其简约、热情的邀请内容，让被邀请者感受到“阿里人”的盛情和友好，因而郑重应邀。这份邀请函是一份承载着企业文化特色的盛情的邀请函。 商务礼仪活动邀请函的主体内容符合邀请函的一般结构，由标题、称谓、正文、落款组成。 1． 标题。由礼仪活动名称和文种名组成，还可包括个性化的活动主题标语。如例文，“阿里巴巴年终客户答谢会邀请函”及活动主题标语——“网聚财富主角”。活动主题标语可以体现举办方特有的企业文化特色。例文中的主题标语——“网聚财富主角”独具创意，非常巧妙地将“网”——阿里巴巴网络技术有限公司与“网商”——“财富主角”用一个充满动感的动词“聚”字紧密地联结起来，既传达了阿里巴巴与尊贵的“客户”之间密切的合作关系，也传达了“阿里人”对客户的真诚敬意。若将“聚”和“财”连读，“聚财”又通俗、直率地表达了合作双方的合作愿望，可谓“以言表意”、“以言传情”，也恰到好处地暗合了双方通过网络平台实现利益共赢的心理。 2． 称谓。邀请函的称谓使用“统称”，并在统称前加敬语。如 ，“尊敬的× × ×先生/女士”或“尊敬的× × ×总经理（局长）”。 3． 正文。邀请函的正文是指商务礼仪活动主办方正式告知被邀请方举办礼仪活动的缘由、目的、事项及要求，写明礼仪活动的日程安排、时间、地点，并对被邀请方发出得体、诚挚的邀请。 正文结尾一般要写常用的邀请惯用语。如“敬请光临”、“欢迎光临”。 例文中，正文分为三个自然段。其中第二段写明了“2005年终客户答谢会”举办的缘由、时间、地点、活动安排”。（看原文） 第一段开头语——“过往的一年，我们用心搭建平台，您是我们关注和支持的财富主角。”和第三段结束语——“让我们同叙友谊，共话未来，迎接来年更多的财富，更多的快乐！”，既反映了主办方对合作历史的回顾，即与“网商”精诚合作，真诚为客户服务的经营宗旨，又表达了对未来的美好展望，阿里巴巴愿与网商共同迎接财富，共享快乐。 这两句话独立成段，简要精炼，语义连贯，首尾照应，符合礼仪文书的行文要求，可谓是事务与礼仪的完美结合。 4． 落款。落款要写明礼仪活动主办单位的全称和成文日期。如例文： 阿里巴巴（中国）网络技术有限公司
2006年元月 如果礼仪活动包含较多的单元专题活动，可以将这部分内容作为附文（也称为随文）紧随邀请函主体内容单独进行列示。如例文： 二、答谢会安排：
1. 活动时间：14:00——16:30
2. 活动议程：
（1）阿里巴巴集团董事局主席兼首席执行官马云先生演讲
（2）阿里巴巴山东大区经理演讲
（3）网商论坛
（4）穿插歌舞演出、趣味游戏、抽奖活动 为了保证商务礼仪活动的顺利举办，确保宾主双方在活动期间愉快的交流，使活动取得圆满成功，邀请函既要向被邀请方告知礼仪活动的有关信息，还要通过“回执”来确认被邀请方是否有参与活动的意愿和要求。邀请函回执有两个作用，一是确认对方能否按时参加活动，二是可以根据回执了解被邀请方参会人员的详细信息，如参会企业、参会人员姓名、性别、职务级别、民族习惯等，便于在礼仪活动中制定合理、适当的礼仪接待标准和规格，安排相应的礼仪接待程序，避免因安排不周、礼仪失范而造成不良影响。 回执常采用表格的形式，将需要被邀请方填写的事项逐项列出。一般包括参会企业名称、参会人员姓名、性别、职务、民族习惯、参会要求（如参与某项专题活动）；被邀请方的联系人、联系电话、电子邮件地址等。礼仪活动组织部门的名称、联系人、联系电话、电子邮件地址、企业网址等。回执要随邀请函同时发出，并要求按时回复。如例文中的“参会回执”。 商务礼仪活动邀请函，除了清晰、完整地表述礼仪活动的事项、要求等内容外，活动的举办方还可充分利用邀请函这一媒介和载体，展示自身独特的“企业文化”，即将邀请函文本内容打印（或输入）在印有企业标识（Logo）、企业理念及企业联系方式的专用信纸或电子模版中，以展示企业独特的文化和亲和力，提升礼仪活动的整体形象和影响力。 例文将邀请函文本印制在有阿里巴巴公司的经营理念“让天下没有难做的生意”和阿里巴巴公司标识的专用信纸上，既传达了阿里巴巴公司独特的企业文化，又给人以美的享受。 作者单位：青岛滨海学院基础文科部0802
责任编辑：杨 禹
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