用耳多过用口-梁凤仪-搜狐博客

我常对下属说：

      “任何时刻我都需要你们为我搜集意见、听取消息、储存资料、分析情势，但不一定需要你们发放讯息与运用资料。”

      这番话，对做秘书的尤其用得着。

      秘书用耳的时候，相对应该比用口的多。

      用口分两方面：一方面是跟别人讲话，另一方面是对上司开腔。

      往往讲多错多，所以有道祸从口出。秘书知道上司的事情很多，活脱脱是一个活动的资料室，一个储存大量情报的地方，如果通行无阻，很多人都可以“予取予携”的话，那就糟了。

      资料室是讯息储存越多越好，收集了，最好安排放入整齐的档案内，任何时候可供上司参考。

      这就等于说，秘书多听市场及各方面的消息，记在脑子里，或用笔写下，待上司应用时，可以随时提供呈上。

      最有效的建议莫如是当上司交付秘书做某件事时，秘书可以在自己的资料储存上提出有用的资料。例如上司宴客，邀请某嘉宾伉俪出席，秘书在外头得到消息：该名宾客新近已离异，那就不妨提出来，免生一些礼仪上的尴尬。

      一个拥有很多资讯的秘书，是成功而且受欢迎的。

      但有很多材料，向上司以外的人提供，就不一定是好事了。

      换言之，好秘书应如有密码才能进入的资料库，密码则应由上司保管及发放运用，那就妥善了。