活动执行人员岗位职责 1. 严格按照医院《管理工作制度》相关规章制度,及企划部相关制度,按质按量开发并完成活动相关工作; 2. 主动了解医院行业及相关市场状况,并能配合企划部负责人思考策略发展; 3. 熟悉本院工作情况,协调各部门开展工作,确保工作顺畅,主动协调部门之间及内部作业上的问题; 4. 对新进员工进行专业培训,并鼓舞学习的热情; 5. 参与宏观控制活动的费用预算,控制活动成本; 6. 与本院高阶管理人员建立良好的人际关系; 7. 与政府部门、媒体、社区等活动相关协作单位作好良好的沟通; 8. 协助企划工作的前途规划,并帮助企划部负责人其达成目标; 9. 善于开发新活动项目,为提高医院门诊量,增加效益作出贡献; 10. 致力于协助企划部门负责人使部门管理向专业化发展; 11. 因工作疏忽大意、细节安排不周,造成预算严重超标;不按计划擅自执行,打乱医院其他部门工作节奏,予以20~100元内部处罚;造成医院经济损失,按医院《管理工作制度》相关条款予以处罚,直至除名。 活动执行人员基础培训,及时间管理 开会讨论,是活动执行人员必然遇到的问题 如何开好一个会? 1. 细致的会前准备工作 2. 解决什么问题?目标明确 3. 合理安排会议议程 4. 现场控制 5. 掌握好会议时间 6. 做好记录,结束前,把会议中决定的事宜再做一次总结 活动执行人员应对能力 一、合作单位是神吗? 1.请别用阿谀奉承的字眼去捧合作单位,那只会显示出你的无知 你谈的是合作共盈 2.他不是神,却可以是你的朋友 朋友是可以告诉你许多事,同时是沟通想法的好时机 3.找对位置,找对时间,找对地点 会议中用严肃的心情、愉快的表情 在合作单位面前,随时让客户感觉到你的热情与活力 二、记住!你是企划活动执行人,代表医院形象! 1.你是沟通协调者,当内部有共识时,应尽量说服合作单位,但不是绝对坚持,但也别像墙头草一样,合作单位一说你就倒戈,最重要的是谁有道理,切记!不是强辩,合理的坚持是应该的,扪心自问,你真的是为合作共盈而努力,还是应付了事。 2.手在写,耳在听,眼在看,脑在想! 三、合作单位的应对守则 1.会议中保持充沛体力,勿有打哈欠或不耐烦或其它的小举动 2.随时注意合作单位或议场上有什么需求(目的:能让会议顺利且清楚地进行下去) 3.合作单位负责人说话时,勿打断他的话路,细心聆听 4.尽可能每隔一段时间,固定时间节点打个电话给你的合作单位,了解工作进度状况 5.所有给合作单位的传真,必须确认对方收到了! 6.相关资料准时交给合作单位(除非特例) 7.与合作单位对话要简单扼要,想清楚再说! 8. 当你的主管与合作单位对话时需细心聆听,虚心学习 9. 别扯你主管的后腿 10.别对合作单位抱怨医院内部的事或批评你的主管,一定要说,就对你的领导说 11.遇到应酬时,仍需当成会议上的时机来看待 12.注意辈份,谦虚是美德! 时间管理 什么是时间管理 让时间跟着你的脚步走! 时间的特性: 只会消失,永远不够, 目前只能用管理达到相对增加的效果 时间管理技巧之一——掌握事件空间 1. 事件四度象限空间: 轻重缓急的相对坐标关系: 2. 以小换大的掌握方式: 每天利用10分钟换取10小时的空间 时间管理技巧之二——协调人际磁场 社会的时间 时间管理技巧之三——超越自我感受 1. 时间只是一种避免抽象所产生的符号;真正的障碍是你自己的感觉。 2. 集中目标,超越感受,也就是心无旁物。 时间管理技巧四——回报制度 1. 回报(Reback),并非汇报 2. 及时回报,避免走远。 时间管理技巧之五——做好工作日记 每天上班的时候,开始工作第一件事:填写工作日记 习 惯 管理的终结是习惯! 下决心要从明天早上开始,不要拖到下周 让时间习惯你自己,否则你自己只能被时间习惯。 书面化作业 企划活动执行人员的日常工作 • 我们每天须做如下事情; • 外勤工作:开会,拜访合作单位,联络内部相关科室 • 内勤工作; 事务性工作:接/打电话,发工作,内部讨论、媒体接待等; 书面作业:活媒介安排、新闻通稿撰写、项目细分、 细分项目安排、时间节点安排 其他:整理档案,发票等。 • 繁杂的工作性质决定工作方式,书面化作业成为企划活动执行人员必备的基本功。 • 书面化作业的好处 好记性不如烂笔头,以免遗漏 口说无凭,书面为证,避免扯皮 提醒你的伙伴,便于掌控工作进度 为自己充分思考留有余地 书面化作业的几项内容 • 会议 • 每次会议前要有会议议程,并传给、社区及通知你的伙伴 • 会议后要有会议记录,包括明确的会议结论及下一步工作, 并在24小时之内传真给合作单位 • MEMO • 用于内部沟通,及时提醒你的伙伴相关工作及注意事项 • FAX • 与客户及第三单位的工作往来,并通知相关人员 • 对于合作单位的传真要及时回复,传真发给合作单位后要电话确认是 否收到 书面化作业的几项内容 • 合作协议 • 工作完成后,及时请合作单位确认。 • 有外付成本的工作,需请制作、媒体单位确认估价,才可执行 • 活动策划 • 内容清楚、明确 • 要有明确的时间、进度及负责人 • 进度报告 • 每周五下班前,将下周工作安排以书面方式交给企划负责人及相关科室。 活动执行的工作流程: 1有好的活动创意IDEIA,或接受领导指令性活动安排 | 2与企划部负责人协商可行性 | 3企划负责人首肯 | 4《活动策划案(草稿)》 | 5企划部内部“头脑风暴会议” | 6修整《活动策划案(草稿)》 | 7召集相关科室负责人—协商活动可执行性 | 8联络相关合作单位 | 9基本安排完毕 | 10初步预算 | 11《活动申请表》 | 12媒介安排、新闻通稿撰写、项目细分、各部分细分项目负责人、时间节点安排 | 13活动执行 | 14媒介监控 | 15活动效果监控 | 16活动总结和评估 |
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