左手职场.右手采购
有故事.有方法.有工具
2022年3月25日
这是2022年第029篇原创文章
总第462篇原创文章
全文2788字,阅读时间约9分钟
现在假设你带领一个团队,有ABC三个组。
01
集团来了一个项目,该让哪个组做呢?A组说,上次的集团项目就是我们做的,这次给别的组吧!B组说,我们没有专长,做不了这个项目。C组说,最近我们忙死了,完全没有时间精力做这个项目啊!
分析:缺乏全局的统筹。
02
到了月度汇报绩效的时候了,ABC三个组分别提交了报告。你花了不少时间,一个一个的看过去之后还是很迷茫。因为三个组的数据范围不一致,数据来源不一样,统计方法不一样,计算逻辑也不一样。更不用说书写的格式,呈现的样式,突出的重点了那就更不一样了,这让你很伤脑筋……
分析:缺乏统一的标准。
03
作为管理者,你很重视流程的优化和迭代。同时,你也一直没有找到好的方法把流程有效的管理起来。同样一个流程,今年分给了A组,明年分给了B组,后年可能是C组。这就导致每次流程迭代的内容和质量参差不齐。
分析:缺乏运营的管理。
来源:walesqualitycentre
要想解决缺乏统筹,缺乏标准,缺乏管理这三大难题,你需要一个卓越中心。
什么是卓越中心(CoE, Center of Excellence)?
有常规的运营职能,负责提升自我的专业技能和知识资源,以便CoE团队成员可以帮助组织中的其它职能部门解决问题和不断改进。
CoE的一个职能是知识管理,特别是管理那些隐性知识。这些隐性知识通过口口相传,所以很难被记录在技术手册里。另外,为了适应运营的要求,它需要不断做出变化和调整。
CoE团队可以包含一个职能或跨职能团队的成员。ta们捕捉组织内外部的知识和实践,既可以是一个“实体团队”(有共同目标,也有“实线汇报”关系),也可以是一个虚拟团队(有共同目标,但是没有“实线汇报”关系)。它是一直存在的,不应该是项目式的。注:“实线汇报”是指实际关系中的上下级,通常下级在上级的团队里。上级对下级的角色&职责定位、目标设定、工作分配、绩效评估、工资福利、培训和晋升机会等等全权负责。
之所以都分享出来是想让大家了解一下CoE的多元化定义。同时,每个定义都有我比较认同的部分,比如以下几点:
【01】提供领导力、最佳实践、研究、支持与或培训的一个团队、共享设施或实体。
【02】最主要目的不是重复完成这类工作,更重要地是推动该项技能能力的发展和持续卓越
【03】一旦完成了能力的获取,就可以转化为显性知识然后交给能力中心去落地做常规执行
【04】有常规的运营职能,负责提升自我的专业技能和知识资源,以便CoE团队成员可以帮助组织中的其它职能部门解决问题和不断改进。
【05】CoE的一个职能是知识管理,特别是管理那些隐性知识。这些隐性知识通过口口相传,所以很难被记录在技术手册里。另外,为了适应运营的要求,它需要不断做出变化和调整。
鉴于CoE有常规的运营职能,我更愿意叫它卓越运营中心——卓越的目标是围绕着运营展开的。因为战略是决定方向的,更多是对和错的问题,谈不上卓越不卓越。而运营决定的是每分每秒的效能,卓越与否会让结果天差地别。
为什么我这么强调运营呢?
因为对于任何一个组织来说,运营都是必不可少的。这些运营工作有的是肉眼可见的,比如行政,物流,工程部做的工作。有些是在幕后默默做贡献的,就像我们手机和电脑里的操作系统一样。典型的包括采购,IT和EHS。平时可能不会留意,但是一旦离开了就会影响正常业务的运转。毫不客气地讲,运营工作是否有效决定了一个组织是否可以持续经营下去,是否高效和卓越则决定了一个组织是否可以成为一个行业的头部。
根据我的实践,卓越运营中心本质是一个平台。
对内,它支持这个平台上的各个功能团队的通用需求,比如主导制定各类政策、标准(包括SOP)、指导、作为唯一源提供业务数据、报告/报表模板。同时,做具体的一些项目和工作(后续有举例)
对外,它是组织的小喇叭、广播站,负责组织对外的沟通和联络。同时,协调公司/集团层面的项目,比如数据安全项目,外部尽职调查,公司参与的各种评奖(比如,质量奖)和认证(比如ISO系列,ESG等等)
下面以采购为例,我们来梳理一下卓越运营中心的角色定位、工作范围和工作职责(以下部分内容来自我曾经撰写的招聘卓越运营中心总监的工作描述。根据文末指引操作后可以下载中英文双语版PDF文件)
角色定位
支持所有采购职能部门的战略计划和实施。目前的采购职能部门包括直接物料采购、间接物料采购、OEM采购、物流采购和采购执行。采购卓越中心团队将通过优化流程,提供有洞察力的数据分析和报告,领导标准化、市场情报收集研究和企业项目等举措,来激发业务增长并实现持续改进。
工作范围
所涉及的职责范围包括但不限于:数据分析和报告、采购系统能力持续提高、流程和程序、内部和外部审计、业务连续性计划、市场情报收集和分析、合同管理和公司通用项目(比如数据安全保护项目)等等。
工作职责
利用数据分析学为企业提供价格趋势,供需情况,风险识别等方面的前瞻性预测。
领导包括提高采购系统能力和效率,数据管理,标准交货周期管理,采购报表管理和规划,采购知识库管理和商业智能报告等在内的若干采购举措。
推动组织在采购政策和程序,供应商审批,竞争性招标,授权下放等方面100%履行率。当出现与采购政策/流程相关的不确定性或不当行为时,扮演内部利益相关者的“顾问”角色来解决问题。
推动采购表格,模板,追踪报表和文档的标准化。
牵头采购内部审计,协调公司内部审计和外部客户审计工作。
领导并积极参与创新业务解决方案的创建,以支持采购计划和举措。
不断寻找市场洞察力和最佳实践案例,将其带回团队并在此方面推动组织取得更好的绩效/结果。
持续努力地提高采购全方位的标准化和流程化,包括流程,程序,工作指导书,附加文件等等。
信息来源:维基百科,华为云社区,《管理服务》期刊,walesqualitycentre
文章写完了。如果你喜欢今天的内容,记得点一个“在看”和点赞,也欢迎留言、讨论和转发。谢谢!
联系客服