QZone Editor

开会时间已到，但大家仍然姗姗来迟？一开会动辄3?4个小时以上，最后却没有结论？时不时就召集会议，却没有重要的事情要讨论？大家轮番上台报告听到最后都无法集中注意力？如果你也有过上述的开会经验，不妨试试「时间限制」开会法。

时间限制，顾名思义就是事先规范会议开始与结束的时间，并且设定详细的议程，严格地监控会议的进行。控制时间的目的在于，摆脱无聊的会议，同时能够重视「时间成本」的观念。

计算成本的时候，我们很容易看到「外显」的费用，比方说，花了多少钱、投入了多少原物料等，却很容易忽略「时间」这项珍贵且不可逆的资源。当我们选择做某一件事时，也就意谓着无法在同一时间，去做另外一件事，就像当我们选择找许多人开会，就没办法同时让与会者外出跑业务、从事研究或静下心来思考决策等。而大部分这些工作的报酬，几乎都会大于「开会」所带来的成果。

常见的「时间限制」做法，包括减少开会「次数」与「长度」。控制次数的多寡，可先自问「是否一定要开这个会？」若没有适当理由，那就没有召开的必要性。而会议长度也可藉由「准时」开始和结束，以及事先设定每个人的发言时间，有效掌控。

对工作者来说，在开会中落实「时间限制」，并不见得一定需要使用特殊工具，才能将时间运用在更高附加值的地方，更关键在于，是否能把「时间成本」的概念放在心上，从会议前的准备、会议中的控制、以及会议后的收尾等每个流程，一方面减少时间，另一面提升每一次会议的效果，双管齐下，就能更有效地改善工作效率。

DOs
1 每次开会，都拿出表来计时，强制控制时间的进行。
2 事先准备愈充分，时间就愈能节省下来。
3 适合例行报告、工作进度报告等会议。
DON'Ts
1 不要在过短的时间，塞进过长的议程，否则开会没有质量。
2 就算时间要结束了，也不能略过「做结论」步骤，即使结论是「择期再开」。