今天的教程由无言的人提供,他是Excel不加班团队管理人员之一。
通过软件导出来的一份Excel工作簿,其中一个表中存在很多空白单元格,现在需要将空白单元格填充为上一单元格的内容,但是惯常做法按Ctrl+G定位空值,居然只能定位到标题,而标题下面的空格还是白的(没被选中)。
这到底是怎么回事?
其实这个问题不好回答,因为单元格中可能存在不可见的非打印字符,或者导出的文件含有某些隐藏字符不被显示,无法直接给出确定的回答。但总感觉这些看似空白的单元格,应该是非空。
双击某个看起来空白的单元格,再看看编辑栏是否真的是空白——用这种方法可以确定,该单元格确实空白。
有空白居然定位空值找不到,真的是百思不得其解。
估计很多Excel“高手”到这里就束手无策了。
既然Ctrl+G定位空值已无解,那么换个思路——用查找功能进行定位。
大多数读者只知道这个功能经常用来查找单元格中的某类字符,作者君告诉你,其实它还可以用来查找空白单元格,有时比定位更强大。怎样,有木有一种“小隐隐于野,中隐隐于市,大隐隐于朝”的感觉?现在我们就来说说如何使用查找定位填充搞定这个让你心累的问题。
Step 01 选择该表中除标题以外的所有区域。
Step 02 圈选区域,可以使用自己熟悉的方式调出查找窗口,比如快捷键Ctrl+f就很方便。接下来就是重点——无需在查找栏内输入任何内容,对于查找栏内已存在的内容,须删除。总之,保留空白的查找栏就OK。接着点击查找窗口中的查找全部按钮。
我想静静......
此时如果不静静也不行——等待查找结果,查找的速度根据微机的配置和表格的大小而定。
Step 03 经过短暂的等待后,出现反馈信息,此时只需选中第一个查找到的单元格后拖动右侧滚动条下拉到底,然后按住Shift功能键点击最末方一个单元格。
Step 04 这样就将查找到的所有单元格都选中了。
此时所有单元格已被选中,而且刚才第一个查找到的单元格也处于被激活状态。进行到这里,是不是可以直接输入公式,然后按Ctrl+Enter填充公式呢?
Step 05 No!No!作者君告诉你,这可不行,因为导出来的工作簿中的工作表,大多数单元格数字格式被设置为文本了,此时此刻,你要做的是将文本单元格格式设置为常规。
Step 06上面的步骤操作完毕后,剩下的就是填充公式,输入等于上一单元格,按Ctrl+Enter结束。至此,已经完成了整个流程的操作。
Step 07 如果不放松心,可以将表格内容全部复制粘贴为数值。
其实,问题并不难,只是很多人习惯了定位空值,而忽略了查找的功能。
结论:空是空白零字符,而不等于空格。
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作者:卢子,清华畅销书作者,《Excel效率手册 早做完,不加班》系列丛书创始人,个人公众号:Excel不加班(ID:Excelbujiaban)
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