我的一位朋友前段时间请客,因为他升职了,成为了部门领导,饭桌上和我们说终于是熬出头了,不用每天一直忙了,这下可以工作生活平衡了。按他的理解是,领导不需要做具体的事,只是分配任务就可以,所以每天不会太忙。
过了快一个月,昨天再次见到他,问他工作生活平衡的怎么样?他一脸苦相,和自己想的完全不一样,每天事情好多好多,不只是要处理本部门的事,还要应付平行部门,还要做好自己的手头工作,经常加班加点,工作生活更加不平衡了。
一开始遇到这种情况的时候,他也学了一些时间管理,试着把同类型的放到一起做,试着改变工具,提高了一些效率,但这节省下来的时间还是远远不够。最后得出一个结论,时间管理根本没用。
这也是好多人面对的问题,每天也是忙啊,忙不过来,因为要处理的事那么多,但时间就24小时,远远不够用。本以为学习了时间管理,这种情况可以好转一些,但学完后,发现并没有改善多少。
这其实进入了一个时间管理的误区,时间管理最重要的是要做出一个选择,减少你每天要做的事,然后再去安排时间去执行;并不是想办法去挤时间,一分也不浪费地去处理所有事。
可能有人要说了,减少每天要做的事?怎么可能,没法减的。咱们来看看我朋友每天要做的事,看下能否减少。他每天的一个工作内容基本如下:
早上一上班,各平行部门的人就会来找他。因他是技术部门,经常接触的是产品部和质量部,每天早上产品部各个产品负责人都会找他来确认问题,比如项目进度,人员安排等;质量部也会来催进度,反应质量问题。每人10分钟,差不多也要两个小时,基本上早上是没时间来做自己的事的。
下午是部门下属会来找他解决一些问题,比如技术上遇到了难关,项目进度上遇到了问题,或者是同事之间配合出了问题等等,都要他来解决。同时下午也经常去参加一些会议,有项目会议,有公司管理层会议,还有一些其它会议。整个下午时间也是很少有机会来处理自己的事。
差不多要到晚上快下班的时候,这才有了一些自己的时间,可以来写一下公司领导要的各类报告,各类总结等。做一个最快也得一个小时,而且还是紧急的,只能每天加班来处理了。
面对这样一个情况,怎么来进行选择,怎么来减少?
先看上午的,上午的事多为沟通交流的事。首先来看下这些事是不是必须自己才能回答的?并不是,因为最清楚各个项目进度的是项目负责人,那是不是可以让产品部和质量部门直接去找项目负责人了解即可?每个项目都有一个负责人,不同的产品和质量负责人去找不同的人,他们时间可以平行,得到结果也是最准确的,并不需要自己先找项目负责人了解后再转答给他们,最重要的是自己不需要参与这个过程,只需要了解即可。把这些转交出去,自己早上的时间是不是就空出来了。
另外,最重要的,是需要搞明白为什么平行部门会每天来问进度,能不能在前天下班的时候发个邮件,说明现有各个项目的进度,有无风险,人员安排等,让平行部门通过查看邮件就可得到自己要的,这样可以减少沟通时间,减少一些不必要的事。
再来看下午的,下午多是部门内部的事。同样来看下是不是所有事都需要自己来解决?比如下属遇到了项目进度可能会延期,怎么办?你要给出解决方案,是不是得必须先去仔细了解这个原因,就得和下属聊上很长时间。那为何不能让下属提这个问题的时候同时给出一些解决方案,你只要从中做出一个选择即可。你要做的事只是决策,并不是具体去制定方案。
最后的一些报告等,这是必须要自己去做的,经过以上两个方法后,早上和下午的时间会空出很多,那就可以用来做这些事,这样至少是不用再每天加班了。
以上是通过一个部门领导的例子来说明了如何做出选择,只做需要自己做的事,把能转移的事进行转移。大家可以来看下,自己每天做的事,有没有能转移出去的?
关注公众号“蚂蚁说成长”(ID:cjxxh7),获取更多个人成长经验实例。
作者:蚂蚁,晨型人,已坚持4点起床四年多,个人成长导师,效率达人,理财达人。
联系客服