坊间充斥着以“解决问题”“思考术”为主题的书。不过,其中大部分是介绍工具和技巧,以“产出真正有价值的成果”为观点所写的书似乎很少。对于那些必须在期限之内产生有意义的成果的人而言,必须思考的事情究竟是什么?而这就是麦肯锡的思考武器这本书的内容。
大多数人在面对工作和问题时,总是还没想清楚“真正的问题究竟是什么”,就急忙动手去处理、去解决。然而,像这样一味求“快”、忙得团团转的结果,往往是白费力气,最后步入事倍功半的“败者之路”。
本书告诉你,遇到问题时,先慢一点动手!因为有一件事比急着动手更重要——先判断:“这个问题重要吗?”本书作者根据自己在麦肯锡公司工作时积累的丰富经验以及脑神经学的专业背景,设计出一套极具逻辑性的问题解决思维模式——先找到真正的问题,想清楚目的再动手,搜集个性化信息,组建故事线,划定答案界限,整合有用材料,最后交出完美成果。
1、查明议题
不要为了解决问题就立即动手尝试各种可能,而是应该从查明议题开始。也就是从讨论“什么有必要找出答案”开始,并以“为此必须先弄清楚什么”的思考流程着手分析,这才是最标准的做法。即使分析结果与预设不同,但最后成为有意义的输出(成果)的概率仍然很高。因为如果找到了“对往后的讨论具有重大影响”的答案,无论在商业上还是研究上都会有显著进步。
2、试拟假说
关于议题查明,重要的是“自己的立场是什么?”要事先建立具体的假说(hypothesis)看见议题并对其建立假说之后,接下来,就要化为语言或文字。
3、用于确立议题的信息搜集
当遇上知识不足或者答案并非显而易见的主题时,就只好搜集数据作为建立假说的线索。那么,为了要得到线索,究竟该怎么做呢?针对所处理的主题及对象“粗略地获取用于思考的材料”——也就是不要花费太多时间,只要搜集主干结构的信息,亲身感受一下对象的状态。在这里与其追求详细数字,不如着眼于整体的流程与结构。
技巧①:接触一手信息
第一个技巧就是接触“一手信息”。所谓的一手信息,就是没有经过任何人过滤的数据。
技巧②:掌握基本信息
搜集信息的第二个技巧就是从一手信息中获得感觉,同时将世间常识和基本事项在某种程度上加以整合,按照MECE原则快速扫描(调查)。
技巧③:不要搜集过头或知道过头
刻意地将搜集信息的深度保留在概要阶段,也就是“不要做过头”。搜集信息的效率必定有其极限,当信息过多的时候,将无法更有智慧。这种情形称为“搜集过头”与“知道过头”。
4、成为好议题的三要素
所谓“好议题”,就是可以让自己或团队振奋起来,而且经过完整验证,其效果更可让接收者不禁赞叹。像这样的议题有三个共同点。
1.属于本质性的选项
2.含有深入的假说
3.可以找到答案
5、确立议题的五个方法
假说思考一
本章会针对制作故事线及其进行方式的技巧加以介绍,下一章将介绍以图解制作连环图的技巧。
何谓议题分析?
能提高解答质、让生产力大幅提升的工作就是要发展“故事线”(story line,亦称为故事情节、剧情),并对这个故事线进行图解、制作“连环图”,这两项结合起来就称作“议题分析”(issue analyze)。议题分析的第一步是制作故事线。制作故事线中有两项工作:一项是“分解议题”,另一项是“根据经过分解的议题组建故事线”。
步骤一:分解议题
大多数情况下,主要议题是很大型的问题,所以很难立刻找出答案,因此要将原始的主要议题分解到“可找出答案的大小”为止。经过分解的议题称作“次要议题”。通过提出次要议题,可让各部分的假说变得明确,从而使最终想传达的信息变得明确。
当分解议题时,注意一定要分解到“彼此独立、互无遗漏”的程度,而且每个次要议题都要“具有本质意义,且不能再往下分解”。“彼此独立、互无遗漏”的概念通常被称为“MECE”。分解议题及整理课题的扩展具有以下两种功效:1.容易看出课题的全貌。2.容易看出在次要议题中处理先后顺序较高的次要议题。
知识点:MECE与架构
在“搜集用于查明议题的信息”时或“分解议题”时发挥作用的“彼此独立、互无遗漏”原则就称为MECE。根据这个想法构建用途广泛的“思维框架”,就称为建立架构
在讨论商品开发等以“公司”为主体的议题时,从“3C策略”(顾客[customer]、竞争者[competitor]、企业[company])开始建立架构,通常都会很顺利。在其他领域也有许多已经成型的分析架构可供使用。
步骤二:编辑与组建故事线
议题分析的下一个步骤,就是根据分解后的议题组建故事线。为了根据分解后的议题结构以及各个议题的假说立场,确实传达出最终想要说明的内容,必须思考应按照什么样的顺序排列次要议题。
典型的故事主轴类似以下几点:
1.共有问题意识及前提所必备的知识
2.关键议题、次要议题的明确化
3.针对各个次要议题的讨论结果
4.整理上述项目综合性的涵义
将这一连串的简报或论文所需要的要素,整合成具有主轴的条列式文章。
制作故事线与制作电影、动画的脚本分镜图,或是漫画分格图(整合大纲与粗略的意象)的流程近似。
在用逻辑制作故事线时,有两个模板可以用。一个是“并列‘为什么?’”,另一个则称作“空、雨、伞”(确认课题、深掘课题、做出结论)。使用其中一个模板作为故事架构,可以比较容易地完成故事线。无论是“并列‘为什么?’”还是“空、雨、伞”,最终想传达的内容在结构上都是由数个次要信息支持,因此用图像展现出来就是下图的金字塔结构(Pyramid Structure)。
“金字塔结构”就是活用“并列‘为什么?’”与“空、雨、伞”这类逻辑结构,在短时间内向客户传达结论以及支持结论的重点信息。反过来说,这个结构的功能仅此而已,如果已经实现像这样的结构化传达,也就不用太在意什么结构的名称了。
假说思考二
什么是连环图?
作者将这个设计分析意象的步骤称为制作“连环图”。分解议题、组建故事线都只是停留在文字阶段而已。在此,通过将具体的数据意象制作成视觉图像表现出来,我们立刻就可以看到最终输出(成果)的蓝图。这个步骤属于议题分析的后半段。
步骤一:找出“轴”
制作连环图的第一步就是制作分析的架构,也就是找出“轴”。这里所说的“轴”是指分析中纵向与横向的扩展。不是单纯“针对××进行调查”,而是具体设计“以什么轴?用什么方式?比较什么数值?”
所谓分析就是进行比较。分析有一个共通点,那就是公平地互相比较,找出其中的差异。卓越的分析是纵轴、横轴的扩展,“比较”的轴必须很明确,各轴都将直接与找出议题的答案产生联结。
定性分析的设计,主要是将信息赋予意义并进行整理、分类。不过,占分析总数一半以上的定量分析中,所谓的比较只有三种。
1.比较
2.构成
3.变化
无论用多么新颖的分析词汇来表达,实际上都只不过是将这三种模板加以变化或组合而已。
如何找出分析的“轴”。
只要将比较时的条件写在便利贴之类的纸上,将相关部分归纳在一起即可,就是这么简单且可以立刻完成的方法。也可以利用展开表或大纲编辑功能进行整理。将类似的项目放在一起,同时找出轴。
步骤二:意象具体化
当“轴”整理完毕后,接着就要放入具体的数值,制作分析与反思结果的意象。进行定量分析的话,结果的表达方式大致会采用图表方式,所以要在图表中填入数值来描绘意象。要实际填入数值从而描绘出具体图表的意象,就必须通过比较使“涵义”变得清晰。
表达“涵义”的重点正是在于可以明确展现“通过比较所得结果的不同”。能够明确了解的差异,包括以下三个典型情况
1.有差异
2.有变化
3.有类型
步骤三:清楚指出获得数据的方法
连环图的制作在经过找出“轴”、意象具体化之后,大致就算结束,但最后还有一个步骤一定不可省略,那就是清楚指出获得数据的方法。
成果思考
1、什么是产生成果的输出(Output)?
在找到议题、完成故事线,并以图解方式做出连环图之后,接下来就要进入将连环图化为实际的分析。在这个阶段请再次确认目标是什么。在这个产生成果的输出步骤中,进行有意义的分析和验证时,要采取与“先有答案”反向操作的态度。只看得见对自己的主张有利的“先有答案”和“从议题开始”的观点完全是两回事。
2、剖析难题
其次重要的是“正确剖析难题”。预防难题的基本策略,就是尽量先与重要的事物互相联结。
难题①:无法得出想要的数值或证明
可以使用“进行结构化推断”“实际走访”“用多种方式推断”这三种方法,只要掌握这些从多方推断(讨论)数值的解决方法,那么在找出重要数值后也可以快速验算,这将降低发生大型错误的风险。
难题②:以自身的知识或技巧无法让界限明确
最简单的办法就是“到处问人”,也就是“借力使力”。如果遇到无法问人的问题,或独自一人不能顺利解决的时候,该怎么办?答案是:“当期限将近,如果解决方案还没有眉目的话,就要快速干脆地放弃那个办法。”
信息思考
1、实现本质性和简单化
找出议题,并遵循着基于议题的故事线完成分析和验证,现在就剩下整理成某种形式,从而将议题的相关信息强有力地传达给别人。这正是位于假说思考、成果思考之后,用于快速提高议题解答质的“三段式火箭”中的最后一段。
结果报告最终输出的形式,在商业界大多是简报,而对于研究来说则以论文的形式居多,这都是为了填补自己与听众或读者之间的差距。最理想的状态是在听众或读者听完或读完后,接收者能与发表者拥有相同的问题意识,并赞同其主张,甚至同样对结果感到兴奋。
这需要接收者达到下述状态:
1.了解正在处理的课题是有意义的。
2.了解最后的信息。
3.赞同信息并付诸行动。
无论谈论什么话题,都以接收者没有专业知识为思考的基础或前提,或者相信只要传达了议题的背景、最终结论以及其中涵义,也就是做好“确实的传达”,对方就一定能够理解。简言之,就是将接收者设想为“智者无知”。
2、推敲故事线
按照“是否完整传达依循议题的信息”的观点,推敲故事线的结构。
具体来说有三个程序:1.确认逻辑结构-》2.设计流程-》3.准备“电梯演讲”。
3、琢磨图表
推敲完故事线之后,接下来就针对各个图表仔细检验。所谓优异的图表究竟是什么样的呢?在此先复习一下图表的基本构造。如图所示,图表包含“信息(message)、标题(title)、论据(support)”这三项要素,最下方一定要标示信息来源。
为了不要让自己和别人痛苦,就必须认真研究图表、让信息明确。作者将优异的图表应该满足的条件,浓缩为以下三项:
1.具备依循议题的信息
2.(论据部分)向纵向及横向的扩展应具有意义
3.论据支持信息
为了满足优秀图表应具备的三项条件,要对应进行以下三项工作:
1.彻底落实“一图表一信息”原则
2.推敲纵向与横向的比较轴
3.统一信息与分析的表达
技巧①:彻底落实“一图表一信息”原则
推敲图表时,一开始要确认是否存在依循议题的明确信息。在简报中常可见到用大号字体写着“最近的动向”“业界的动向”这类主语和动词都不清不楚的标题,这不算是信息,而且什么都不是。应该将“这个图表想传达的是什么”落实成文字或语言。锁定焦点、大胆砍除与主干无关的部分,以避免让繁杂琐碎的小论点混淆了重要的论点。
技巧②:推敲纵向与横向的比较轴
优秀的图表除了处理明确的议题和次要议题之外,还需要完成明确的比较从而找出答案。也就是在纵向及横向的扩展中,存在与验证议题联结的清楚意义。
技巧③:整合信息与分析的表达
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