写作可以说是现代商务人士必不可少的技能。不信请看数据服务商SunGard的研究数据：现今几乎90%的商务都通过电子文档交流。确实如此，不管你是会计人员、建筑师、顾问还是管理者，写作都是作中的一个关键环节。
再看看美国管理协会 (American Management Association) 的研究数据。该协会发现，高超的写作技能可以节约30-50%的写作时间，阅读这样的文章更是可以省下50%的时间。你想一想，自己上个月花在写邮件、报告、申请或营销文案上的时间有多少？别人读它们的时间又有多少？没错，这些加起来耗掉了大把时间。
所以，我在这里介绍八种训练方法，可以提升你的商务写作水平。它们并不困难，你试一试，读你文章的人就能感觉出来。方法如下：
1、言简意赅记心中
你可曾有过这样的经历：必须在50字以内（或其它限制）介绍自己或自己所在的公司？觉得很难对不对？不过，单词和字符限制妙在可以倒逼我们更多地考虑读者的感受，追求更直观的表达方式。你用50个字表达出来的内容，可能和不加限制洋洋洒洒200多字一样多，而且只会显得更简洁。
训练方法：每天选一封邮件，给自己规定一个字数限制。如果你不确定该怎么设，找一篇主题类似的旧邮件，数一下字数然后减掉一半，你的字数限制就有了。坚持几天，你很快就能写出更简短、更利落的文章。
2、提纲挈领最重要
读小学时老师就教过怎么给文章列提纲，那为什么大多数商务人士都早早丢掉了这个习惯呢？对大部分人来说，原因在于时间。讽刺的是，用意识流手法写出来的东西，浪费的恰恰就是时间。
动笔前把想法先列出来挑出重点，写和修改文章耗费的时间就比较少，也会避免读的人因为信息混乱无序而浪费时间，而且你要澄清这些信息也要花时间。看看，雪球是不是越滚越大？所以，做点准备工作可以帮上大忙。
训练方法：处理下一篇文档或邮件时，先列出要点。按重要性加以排列，然后给每条加上标题，明白了吗？这时候再将第一条要点改写成一句话，在下面列出细节加以支撑，细节同样根据重要性来排列。（这些细节通常会以无序列表的形式保留下来。）
其它要点也依法炮制，然后就大功告成了。要删减？那也容易，从底部自下往上开始删。
3.一文两查有诀窍
大多数人发送或打印文章前会通读一遍（如果你不是这么做的，从今天开始要养成这个习惯）。不过，我们真的读到点子上了吗？这时就需要用到编辑备忘表。别担心，编辑三段文章不用20页备忘表，也花不了6小时。用那种带10-15个条目的简单备忘表就足够了。
训练方法：下载一份备忘表，在一张小纸上打出来，然后贴到显示器左侧边缘位置。接下来两个星期，每次写文档或者长邮件时都用到这个表。很快，你就会养成检查常见错误的习惯，接下来，你会感觉到初稿水平大有长进。
4、同义词典扔扔扔
也不用真的把词典扔了。你要做的只是避免用词过度。很多作家没有词典简直就不会写东西了。把“普通”词汇替换为“描述性”词汇，同义词词典就是他们的首选方案。
此风不可长。同义词不尽相同，多数在意义和内涵上都有微妙差别。而且，优秀的商业写作不是说要使用多华丽的辞藻，读上去有多妙笔生花。它要求的是清晰、简洁、达意。
翻词典写出来的文章往往充斥着多余的音节和不必要的修饰词，使文字缺乏连贯性，读起来费劲。你第一反应想到哪个词，就用哪个词。很有可能，读文章的人第一反应也和你不谋而合。
训练方法：下个月开始，词典可以收起来吃灰了。你要加快写作速度，追求更有力、更独特的表达。如果写的时候卡住了，试试把句子读给别人听；如果还是写不下去，非要用大词，那么你要保证，这个词你在说话的时候也会用到，它比你原来用的那个词更清晰，并且朗读的时候听起来也没有什么异样。
5、张开嘴巴读读读
说到朗读文章，你可能会觉得怪怪的，但它确实有用。朗读可以让你的大脑换一种方式处理信息，使你把更多关注点放在语句的流畅性、语调、节奏和过渡这些要素上。同时你还会更加重视输出信息的顺序，从而意识到自己在文章阐述中存在的不足。
最终，朗读可以让你检查出很多小错误，比如语法错误、丢词等等。试试吧，你会惊讶在纸或者电脑屏幕上默读居然会遗漏掉那么多内容。
练习方法：下次写完一篇文档，找个没有同事的安静地方（别不信，听别人读文章很烦人），然后放慢语速朗读文档。如果找不到安静地方，就在电脑上插好耳机，然后用带音频功能的程序打开文档。比如，较新版本的Adobe Acrobat软件在“浏览” (View) 菜单栏下就有“朗读” (Read Out) 的选项。效果非常奇妙哦。
6.写文章若烹小鲜
写完一篇文章之后，要把它先放一放。原因很简单：如果写完之后马上编辑，你的大脑处理的往往是你之前想要表达的内容，而不是实际写出来的内容。因此，它可能会忽视那些令人难堪的拼写、语法或者语气错误。谁都不想那种情况出现。所以，先做一阵和文章无关的事，回过头来再看的时候，你就可以拿出红笔，替你的大作好好润润色，然后尽情陶醉在自己的才华中吧。
练习方法：下次写重要的报告、申请或者营销方案，如果可能，请计划好提前一天完成草案。写完之后，按常规检查一遍，包括朗读和使用编辑备忘表，然后晾一晚上。第二天早上再重复一遍检查流程，全新的视角会起到大作用。
7、高新技术值得用
目前的文字处理程序有各种各样方便趁手的工具，不妨多用用，特别是那些拼写、语法和可读性检查工具（当然，语法检查工具偶尔也会任性一把，不过还是有用的）。
另一方面，可读性检查工具虽然用的人少，但的的确确是好东西。你可以用它来获得文章的相关信息，比如每句话的单词数，被动句的百分比，易读性指数 (Flesch Reading Ease) 和难度级数 (Flesch-Kincaid Grade Level) ，以此判断自己的文章读起来有多困难。至于应该达到什么样的可读性目标，观点不尽相同，但对普通商务写作来说我们要力争做到以下几点：
每段话单词数：少于20
被动句百分比：少于5%
易读性指数：大于50
难度级数：介于8和10之间（畅销读物不会高于12）
练习方法：分三步。首先，在文字处理程序中打开拼写、语法和易读性检查工具。如果是微软Word2010，依次点击“文件”、“选项”和“检阅”，点击“OK”前确保以下选项框前打钩：
键入时检查拼写
使用上下文拼写检查
输入时标记语法错误
随拼写检查语法错误
显示可读性统计信息
第二步，在邮件程序中选择同样设置。如果是微软Outlook2010，依次点击“文件”、“选项”、“邮件”以及“拼写和自动纠正”。确保在同样的框前打钩，并点击“OK”。
第三步，在小纸上写下可读性目标，贴在显示器的右侧边缘。从现在开始，你的目标是让每篇文档和长邮件都满足设定的目标。
8、学习实践两不误
说到高效商务写作，如果有相关硕士学位、接受过长期培训当然是再好不过了，但除此以外还有其它途径。网上就有大量免费的讲座、辅导班和指导手册。
看这些内容的同时，你还可以订阅一些写作博客，和专业作家交流交流，以寻求高质量的写作技巧。不知不觉，你就会成为写作老手。
训练方法：接下来几天，找到并订阅两个写作博客。然后再找一个带免费写作课程和辅导班的网站，每周留出30分钟学一个主题。这里推荐几个好站：Guide to Grammar and Writing，AskOxford: Better Writing，The Purdue Online Writing Lab (OWL)。祝你学得开心。
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