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编者按:听上去是一种新的方法论,但核心非常简单:区分优先级,并不惜一切代价重点完成高优先级的任务,而不是将任务列表中的条目一视同仁地对待。其中有几条原则值得学习:最高优先级不超过 3 个任务;需要自己完成的最多只有 3 个优先级;在这以下的任务要么委托给别人,要么放弃。原文标题Forget A To-Do List, Use The 'ABCDE Method’ Instead,作者Jari Roomer。
To-do list,待办事项清单。世界各地许多脑力工作者使用的古老的生产力工具之一。它有助于组织你的工作,让你的一天井井有条。然而,我已经一年多没有用过待办事项清单了。尽管它很受欢迎,但待办事项清单可能并不像我们都以为的那样有效。
有一个待办事项清单已经比完全没有好得多,但它仍然是一个非常不完整的生产力工具。问题在于,待办事项清单只是一个你想完成的任务的集合,但它并不表明每项待办事项的实际重要程度。这可能会诱使你陷入一种错误的生产力意识。
例如,当你完成了待办事项清单的70%-80%时,你会觉得很有成效,对吗?我的意思是,我们大多数人都不可能解决我们待办事项清单上的所有任务,所以完成80%左右的任务是相当不错的。然而,这可能会产生一种巨大的虚假的生产力感,会完全阻碍你的成功。
从进化的角度来看,这是合理的。我们的大脑仍然运行在非常古老的软件上,在那个时代,食物匮乏,威胁很多。因此,即使在今天,大脑仍然推动你尽可能地节省能源。
由于较容易的任务,比复杂的任务需要更少的能量,当我们拖延复杂的工作而做容易的事情时,我们的生存几率会增加。这就是我们如何节省我们的大脑认为我们需要的能量,以便生存。这就是为什么与处理较容易的任务相比,你对从事具有挑战性的任务会感到更多的阻力。
而事实上,最具挑战性的任务,往往也是最有价值和最重要的任务,有助于在实现目标方面取得最显著的进展。它们需要独特的技能和深入的思考才能完成,因此比其他任务更有价值。容易的任务,充其量只是对实现你的目标有渐进的贡献。
因此,经过一天的 “努力工作”,你完成了待办事项清单上的23项待办事项,你觉得自己的工作效率令人难以置信。而实际上,你只是在空忙,没有创造任何真正的价值,也没有朝着目标取得任何重大进展。
“任何重要的事项都不应该被琐事所牵累。”
——歌德
事实上,这被称为 “生产性拖延”。你继续拖延最重要的事情,同时因为你一整天都在忙其他不重要的事情,而感到自己高效。这是你生产力的无声杀手之一,在暗中破坏你的成功。
我用待办事项清单,而是喜欢使用“ABCDE法”,这是我从布莱恩·崔西那里学到的。事实上,ABCDE方法就像一个升级版的待办事项清单。有些人把它称为 “成功清单”,因为它有助于识别带来成功的项目,同时也能识别那些只是分散注意力的项目。
总而言之,ABCDE方法是一个有效确定优先次序的好工具,有助于你提高生产力和取得更好成果。
就像待办事项清单一样,你首先写下所有你今天想要完成的项目。然后,给你清单上的每一个项目评级:A、B、C、D或E。
A类项目:给1-3项最有价值、最优先的任务打上A。这些任务真正使你更接近于实现你最重要的目标。如果你不完成这些任务,就会有最大的潜在弊端,如果你完成了这些任务,就会有最大的潜在好处。如果你的清单上有3个以上的A类项目,你应该更严格地安排它们的优先次序,直到你只剩下3个。你永远不想在你的A类任务上拖延时间,所以你应该下决心在清单上的其他项目之前解决它们。
B类项目:给那些有点价值的、很好完成的项目打上B。这些任务如果你不完成,会有一些不利因素,如果你完成了,会有一些有利因素。它们有助于实现你最重要的目标,但不像A类任务那么重要。同样,确保你在处理B类任务之前,先处理A类任务。
C类项目:给那些对实现你的目标没有真正贡献的项目分配一个C。这些任务是我们喜欢做的,因为往往容易快速完成。而实际上,它们根本就没有什么贡献。如果你在这些任务上拖延,与在A或B类项目上拖延相比,没有什么影响。
D类项目:给所有你委托给他人可以更便宜、更好或更快完成的的项目打上D。你不应该把时间花在这些任务上,因为你的时间更有价值。相反,你应该把时间主要花在A类项目上。如果你是一个自由职业者或独行侠,可以到Fiverr、Upwork或雇佣一个VA(虚拟助理)来委托某些任务。
E类项目:给所有你可以不做的项目打上E。经过仔细分析,你会得出结论,这些项目不是必要的。可能是由于你把主要精力放在A和B任务上,使得其他任务变得没有必要,所以你可以给这些任务打上E。
有可能同一类别出现多个任务(例如,多个A类任务)。在这种情况下,通过给天猫标个数字,按优先级排序。始终将 “1”分配给价值最高的任务。例如,A1是你的最高优先级,其次是A2,然后是A3。是不是很合理?
我每天都在使用ABCDE法,它已经成为我的生产力工具箱中最有影响力的工具之一。通过ABCDE法,我能够对我的日常任务进行优先排序,这样我就不会为了让自己觉得很有成就感,而只是忙于简单的、价值较低的任务。
相反,我知道我的一天是真正有效地度过的,因为我正在优先处理我最有价值和最重要的任务。是的,这可能意味着,我只处理了3个项目,但与处理了23个不重要项目的一天相比,生产力提高了10倍。
起初,这感觉非常不习惯,而且它实际上可能会让你感到生产力下降,因为你做完的事情更少。
但请记住,真正的生产力是通过你的成绩和创造的价值来衡量的,而不是通过你处理的任务数量或你工作的小时数。
提高生产力不是要成为一个工作狂,保持整体的忙碌或燃烧自己......它更多的是关于优先事项、计划和强烈地保护你的时间。
— Margarita Tartakovsky
有效率并不是要做很多事情。相反,它是关于做那些能给你带来真正成果的高价值任务,这才是推动你更快地实现目标的方法,而不是仅仅忙于低价值的任务。
我强烈鼓励你为自己尝试ABCDE法。在下一个工作日,使用ABCDE方,根据优先级对任务进行排序,看看工作效率有多高。
一开始可能会觉得有点奇怪,因为对大多数人来说,先做容易的任务是一种根深蒂固的习惯,但这是值得的改变。
译者:蒂克伟
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