经常有同行会问我,惟胜道为什么要将案件卷宗电子化?
你有没有碰见过,想看某个案件的材料,但无奈材料未在身边?律师向助理要一份案件材料,助理或者没带,或者抱着高高的纸质卷宗刷刷翻阅,头顶冒汗却仍未找到。
个人认为,无论是从案件管理,还是从事务所知识管理角度,案件卷宗的电子化无疑都是必要的,而且是最基础的。先来说说如何进行思维导图案卷管理.
基础配置:自动推送+双面功能扫描器
补充配置:扫描宝手机软件(ios系统)/扫描王手机软件 (安卓系统)
案件材料并非一两页,对纸质材料的扫描是一大工作量,也是让很多律师对案卷电子化望而生畏的痛点。但只要配备一台拥有自动推送、且支持双面功能的扫描器则能够让人从该工作中解脱出来,只需要将卷宗整理好,放入扫描器推送板上,就可以去做其他的工作了。等待扫描完毕,即可以在电脑上获取案件卷宗的全部电子材料。
除扫描器外,手机中安装扫描宝(ios系统)/扫描王 (安卓系统)是必须的补充。例如,立案后法院出具缴费通知书,为提高办案效率,经办律师可能会立即直接将缴费通知书送交客户进行缴费。此时,手机的扫描宝/扫描王就能够及时的收集到该份材料的电子文件。
案卷电子化后,如何管理电子案卷?是建立文件夹存放还是采用其他方式,是需要思考的第二个问题。案卷是有逻辑结构的,以一个诉讼案卷为例,如果我们采用文件夹方式对案卷进行管理,简单划分如下:
配置:x-mind软件(支持windows和iso系统)
一个案件的电子卷宗是这样的:
很明显,思维导图下的案件卷宗,能够使使用者在一个平面对整个案件卷宗材料进行检索和定位,鼠标轻轻点击即可打开文件。
大家发现没有,虽然只是拖拽了一个文件夹,但x-mind自动识别了该文件夹下的全部文件夹、文件的逻辑结构,用节点的方式进行了呈现。这一点,在我们使用的其他思维导图软件所不具备的功能。
*思维导图案卷管理法下,对我们起草的法律文件,我们要求必须归入两种文件格式。(1)如一份起诉状:起诉状的word文档格式;(2)委托人签字/盖章后的起诉状原件扫描档。
随着案件的进程,案卷电子卷宗不断变化的。因此,电子卷宗的团队共享是必须的。将电子卷宗放入印象笔记与团队进行共享。这样,每个项目组人员都可以实时根据案件进程,将案件材料放入该案的电子卷宗中,其他项目组成员只要在有网络环境下即可以实现同步,从而获取最新的案件电子卷宗材料。
在团队办案(我们称为项目组)的情况下,每个项目组的成员都需要案件材料。且不说到手第一份材料可以采用每人复印一份的方法解决,重要的是在办案过程中,每个项目组人员会因自己的角色制造或得到不同的材料,例如图表、立案通知书等等,如果要求每个人的到材料后第一时间将材料复印给每个人,那真是既浪费了时间又没有了效率。
大家都有过这样的经历,在案件分析谈论会上或者和客户进行汇报会议时,经常需要反复对应材料来进行讨论,一般情况下,都是刷刷刷翻材料然后传阅。而思维导图电子卷宗可以快速实现文件检索及定位,且材料内容在投影上显示,每个人员都能清晰看见。节约了找材料的时间,提高了客户体验效果。
原来大家想过用思维导图做庭前准备和庭前纪录,但如果将电子卷宗与开庭结合,会产生什么样的效果。例如质证环节,我们可以将证据的质证意见记录在该份证据之后,为庭审的答辩及庭后的复盘做好准备。另外,对法官就案件提出的所有问题,可以在平面思维导图上迅速抓取文件或信息,避免了在庭上一直处于找材料的尴尬。甚至,有时候找不到材料还会影响自信,庭审效果大打折扣。
前面的工作做好了,归档应该是一件so easy的事情,不用分别找项目组人员要不同的缺失材料。任何人可以通过思维导图案卷对材料的逻辑结构、信息等一目了然。而案件知识管理的来源不正是这些一个个案件的材料吗?
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